李曉寰+張恩強(qiáng)

1??省管企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及原因

目前，我省省管?chē)?guó)有企業(yè)（以下稱(chēng)“省管企業(yè)”）的檔案管理方面出現(xiàn)了檔案管理功能弱化、檔案資料收集不齊全、歸檔不及時(shí)、日常管理人員不足等一系列問(wèn)題，究其原因，企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的變化，企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的不足，規(guī)章制度不夠完善影響企業(yè)檔案管理的發(fā)展。企業(yè)內(nèi)部對(duì)企業(yè)檔案的管理手段還不夠先進(jìn)。對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)該規(guī)范好企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)行為，規(guī)范好企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為的有效手段就是應(yīng)該維護(hù)好檔案的嚴(yán)肅性。從根本上防范并化解好企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的前提是應(yīng)該增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的能力;對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范的第一道防線就是內(nèi)部控制。

2??省管企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的途徑

2.1??企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該提高對(duì)檔案的管理意識(shí)。企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門(mén)應(yīng)該重視宣傳、重視造勢(shì)，并且積極探索出全新的企業(yè)檔案管理的工作方式。要加大企業(yè)對(duì)檔案管理的宣傳力度，通過(guò)廣大的新聞媒體，不斷地宣傳并推介企業(yè)對(duì)檔案的規(guī)范管理。大力宣傳一些典型實(shí)例，如，近年來(lái)房地產(chǎn)市場(chǎng)高溫下造成土地價(jià)格飆升，某省管企業(yè)的二級(jí)企業(yè)生產(chǎn)礦區(qū)附近村民多次上訪并到法院起訴，要求企業(yè)按時(shí)下價(jià)格賠付35年前就占用村民的巨額土地款。該企業(yè)的檔案部門(mén)及時(shí)提供了當(dāng)年企業(yè)賠付村民土地款的合同、收據(jù)和村委會(huì)、村民簽名等翔實(shí)證據(jù)，法院依此駁回村民起訴，為企業(yè)挽回巨額經(jīng)濟(jì)損失。類(lèi)似檔案資料為企業(yè)經(jīng)營(yíng)中產(chǎn)生的法律糾紛提供堅(jiān)實(shí)歷史依據(jù)的案例還有很多。再如，部分民營(yíng)企業(yè)在脫鉤改制前為國(guó)有企業(yè)，改制過(guò)程中的所有檔案資料為改制過(guò)程是否合規(guī)合法、是否造成國(guó)有資產(chǎn)流失、是否經(jīng)得起歷史檢驗(yàn)提供了真實(shí)的歷史依據(jù)等。通過(guò)大力宣傳，讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作引起高度的重視，為企業(yè)的檔案管理工作的順利進(jìn)行營(yíng)造良好的氛圍。

2.2??確定企業(yè)檔案作為重要信息資源的地位，制定相關(guān)資源開(kāi)發(fā)利用方案。在信息化社會(huì)中，信息已經(jīng)成為市場(chǎng)一種非常重要的資源和財(cái)富，檔案具有高度的可靠性、真實(shí)性以及原始依據(jù)性，作為能夠視為當(dāng)前市場(chǎng)上最為權(quán)威的信息資源形式之一，是企業(yè)進(jìn)行決策的重要依據(jù)，非常有必要對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。依照開(kāi)發(fā)程度的深淺可以將國(guó)有企業(yè)檔案資源開(kāi)發(fā)分為三個(gè)階段，即處于信息資源收集、建檔、整理階段的第一次開(kāi)發(fā)，處于對(duì)檔案信息提示和提出階段的第二次開(kāi)發(fā)，處于對(duì)于檔案信息進(jìn)行加工、處理階段的第三次開(kāi)發(fā)。為了能夠充分地開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，為企業(yè)創(chuàng)造效益，必須重點(diǎn)克服下述幾個(gè)問(wèn)題：首先，重點(diǎn)突破現(xiàn)有檔案管理制度的局限性，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展要求和信息化時(shí)代的要求進(jìn)行制度創(chuàng)新;其次，提高館藏檔案的質(zhì)量和數(shù)量，為資源開(kāi)發(fā)和利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ);再次，通過(guò)制度建設(shè)、機(jī)制改革來(lái)提高企業(yè)檔案管理人員的工作積極性;最后，花力氣提高企業(yè)檔案管理的信息化水平。

2.3??積極探索新的企業(yè)檔案管理模式。企業(yè)應(yīng)該探索創(chuàng)建檔案資產(chǎn)的評(píng)估機(jī)構(gòu)，這樣不僅可以把企業(yè)的檔案資產(chǎn)作為有形的資產(chǎn)和無(wú)形的資產(chǎn)價(jià)值放到評(píng)估中的原始憑證中，還可以對(duì)企業(yè)的檔案自身做一個(gè)正確的評(píng)估，盡可能地做到企業(yè)和國(guó)家之間的權(quán)益不受到影響，嚴(yán)格杜絕國(guó)有資產(chǎn)的流失。還有邀請(qǐng)新聞媒體適度報(bào)道一些企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀，可以使檔案行政部門(mén)得到有關(guān)企業(yè)檔案工作的客觀準(zhǔn)確信息，實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策，及時(shí)研究解決企業(yè)檔案工作存在的問(wèn)題。通過(guò)新聞媒體將企業(yè)檔案工作困境適時(shí)適度向社會(huì)披露，使企業(yè)檔案工作接受社會(huì)輿論監(jiān)督。

2.4??理順企業(yè)檔案工作行政監(jiān)督渠道，加大檔案行政監(jiān)督力度。國(guó)資監(jiān)管部門(mén)是代表政府履行出資人對(duì)國(guó)有資產(chǎn)的監(jiān)督管理職責(zé)，其主要職能就是深化國(guó)企改革，指導(dǎo)企業(yè)建立現(xiàn)代化企業(yè)制度，確保國(guó)有資產(chǎn)保值增值，防范國(guó)有資產(chǎn)流失，而檔案工作就是全面記錄國(guó)企改革發(fā)展的真實(shí)歷史依據(jù)的載體;檔案行政部門(mén)應(yīng)攜手國(guó)資監(jiān)管部門(mén)一起，建立與完善對(duì)企業(yè)檔案工作的監(jiān)督機(jī)制，加大企業(yè)檔案管理的行政監(jiān)管和執(zhí)法力度，有效督促企業(yè)重視檔案工作，將檔案工作擺到應(yīng)有位置，保證企業(yè)檔案工作的正常開(kāi)展。企業(yè)的行政主管部門(mén)也應(yīng)該加大力度監(jiān)督對(duì)檔案的管理，明確監(jiān)督管理的范疇，明確檔案管理工作在企業(yè)管理工作中的位置。其次，是在企業(yè)內(nèi)部建立一套完整的監(jiān)督控制制度，不斷提高企業(yè)對(duì)檔案管理的工作效率。最后，是企業(yè)的行政部門(mén)對(duì)企業(yè)的檔案管理工作的方式應(yīng)該隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷地改革。

隨著經(jīng)濟(jì)科技的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代化的企業(yè)管理核心要求產(chǎn)權(quán)清晰。省管企業(yè)對(duì)檔案的管理工作不僅要不斷消除業(yè)已存在的問(wèn)題，還要通過(guò)實(shí)際行動(dòng)來(lái)改革和完善檔案管理工作做法，為我省經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略性結(jié)構(gòu)調(diào)整和省管企業(yè)改革發(fā)展譜寫(xiě)新的篇章。