劉波

摘 要：在基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)中，存在檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠、檔案信息化建設(shè)與管理不夠標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理缺乏統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)和檔案管理人員素質(zhì)較低等問題。為強(qiáng)化基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案現(xiàn)代化管理，應(yīng)采取完善檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施、重視檔案信息建設(shè)與傳統(tǒng)保管、加強(qiáng)檔案信息安全管理和提高檔案管理人員素質(zhì)水平等措施，提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度，做好檔案保管工作，保證文件安全性，進(jìn)一步提高基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 現(xiàn)代化管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）12（a）-0180-01

基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案指在醫(yī)院管理與診療實(shí)踐過程中所形成的語音、視頻檔案、照片檔案、病歷、健康檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、教科研檔案、人事檔案等客觀記錄資料，可為醫(yī)院管理者和診療活動(dòng)提供客觀依據(jù)，具有一定的保存價(jià)值。醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展使得基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息量越來越大，內(nèi)容越來越復(fù)雜，管理的難度也越來越大。應(yīng)用傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理，已無法滿足基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案現(xiàn)代化管理的需求。應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案現(xiàn)代化管理水平，不斷提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

1 基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠

很多基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)對檔案管理的認(rèn)識和重視程度不夠，只重視業(yè)務(wù)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益，沒有將檔案管理看成是醫(yī)院管理工作有機(jī)組成部分。隨著互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院信息化建設(shè)得到了進(jìn)一步發(fā)展，很多基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)開始應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、醫(yī)院局域網(wǎng)、實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)、影像存貯系統(tǒng)、醫(yī)院信息系統(tǒng)和醫(yī)院通訊系統(tǒng)等進(jìn)行檔案管理。但是有的基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理層對檔案信息化建設(shè)的迫切性和作用認(rèn)識程度不夠，不重視加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)表現(xiàn)較為突出，使得檔案管理信息化建設(shè)處于較低水平。

1.2 檔案信息化建設(shè)與管理不夠標(biāo)準(zhǔn)

在基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作中，建立一套管理流程、操作規(guī)程和工作制度，貫穿基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案收集、整理、歸檔、立卷、保管、編研、利用等管理環(huán)節(jié)中，使檔案管理有章可循、有法可依，是保證基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全性與完整性的重要前提，這就是標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理[1]。檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要前提，也是提高檔案信息化水平的關(guān)鍵性因素。

根據(jù)各基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的實(shí)際情況來看，很多單位的實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)等層次與所屬部門各不相同，管理工作脫節(jié)。如檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存貯方式與接口存在技術(shù)上的差異，將會導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息無法完成共享、交換與對接。在基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作中，如果缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)共享和對接，也就無從談起醫(yī)院檔案信息化管理。

1.3 檔案管理缺乏統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)

大部分基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案管理方面，采取的是分散式、多部門共同管理的模式，如設(shè)備檔案、基建檔案與文書檔案由綜合檔案室負(fù)責(zé)保管，財(cái)務(wù)檔案、健康檔案等則分別由財(cái)務(wù)科與健康檔案室保管，這不僅會造成檔案缺失情況，還會降低檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化程度。基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理軟件應(yīng)用水平較低，開發(fā)落后，很多單位仍然采用單機(jī)版系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，管理系統(tǒng)和軟件不統(tǒng)一，難以進(jìn)行系統(tǒng)更新和升級，不利于管理系統(tǒng)維護(hù)，這與基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案現(xiàn)代化管理需求不符，信息系統(tǒng)難以實(shí)現(xiàn)兼容和對接，軟件更新迫切。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)較低

醫(yī)院對于檔案管理缺乏正確認(rèn)識和重視，采用兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低。很多管理人員的專業(yè)技能水平較低、知識結(jié)構(gòu)老化，年齡較大，不能熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，降低了現(xiàn)代化檔案管理信息化建設(shè)水平。甚至現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，缺乏創(chuàng)造性，得過且過，不思進(jìn)取，難以適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需求。

2 檔案現(xiàn)代化管理的措施

2.1 完善檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施

為了確保檔案室的管理功能，應(yīng)完善其基礎(chǔ)設(shè)施，配置打印機(jī)、掃描儀、自動(dòng)密集架、數(shù)碼相機(jī)及計(jì)算機(jī)等專業(yè)設(shè)備，提高檔案管理數(shù)字化水平，使檔案室具備大量數(shù)據(jù)存儲功能，提高其數(shù)據(jù)處理能力[2]。完善實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)、影像存貯系統(tǒng)、財(cái)務(wù)收費(fèi)系統(tǒng)及通訊系統(tǒng)等信息管理系統(tǒng)，在現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)中建立信息中心。配備先進(jìn)的子系統(tǒng)，開發(fā)新的系統(tǒng)軟件，以滿足基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)需求，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理子系統(tǒng)之間的對接，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案與文件的收集、分類、整理、存儲與查閱等管理，提高基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理自動(dòng)化水平。

2.2 重視檔案信息建設(shè)與傳統(tǒng)保管

充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息化管理。在基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案儲存和查閱方面，提高檔案管理的數(shù)字化和信息化水平。因考慮到信息技術(shù)安全性，電子文檔仍不具備憑證作用與法律作用，電子文檔仍難以取代實(shí)物檔案和紙質(zhì)文件。因此，在基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理過程中，除了要進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)外，還應(yīng)重視傳統(tǒng)文件保管工作，注意保管好紙質(zhì)文件。進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)確保電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)便捷查閱，保證紙質(zhì)文件的憑證作用和法律作用。

2.3 加強(qiáng)檔案信息安全管理

在強(qiáng)調(diào)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)信息安全管理，確保檔案網(wǎng)絡(luò)化的安全性。檔案是一種具有原始性的文件，不可隨意篡改，必須保證文件的完整性，加強(qiáng)信息安全管理。制定安全防范措施，采用防火墻、網(wǎng)關(guān)等技術(shù)，保護(hù)檔案，避免網(wǎng)絡(luò)攻擊，防止黑客入侵[3]。在基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案網(wǎng)絡(luò)中心系統(tǒng)中，設(shè)置訪問密碼或權(quán)限，采用認(rèn)證、數(shù)字簽名及密匙等加密技術(shù)，全面保護(hù)電子文檔。對于檔案數(shù)據(jù)，必須進(jìn)行備份，加強(qiáng)維護(hù)和檢測電子檔案，保障檔案安全。

2.4 提高檔案管理人員素質(zhì)水平

注重人才培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，定期進(jìn)行檔案管理新技術(shù)、新知識培訓(xùn)，使管理人員掌握信息管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)等，提高管理人員檔案管理水平。另外，還應(yīng)提高管理人員的責(zé)任意識、管理意識和信息意識，提高其綜合素質(zhì)，為基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理和信息化建設(shè)提供人才支持，有序開展檔案管理現(xiàn)代化工作。

綜上所述，在基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度，做好檔案保管工作，保證文件安全性，進(jìn)一步提高基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 胡瓊.淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2014（7）：252-253.

[2] 王晶，李曉華.檔案管理工作必須為檔案信息資源的開發(fā)和利用服務(wù)[J].黑龍江科技信息，2010（11）：167.

[3] 安小輝.論檔案信息化管理的重要性[J].齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會科學(xué)版），2010（1）：184.endprint