孟慶波

摘 要：當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度十分迅猛，科學(xué)技術(shù)顯著進(jìn)步，檔案管理作為一種知識(shí)管理，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中具有越來(lái)越重要的地位和作用。因而如何不斷加強(qiáng)檔案管理，使其日臻科學(xué)、完善，越來(lái)越成為許多檔案管理者深刻思考的歷史課題。下面，根據(jù)多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，談一下我對(duì)規(guī)范檔案管理方面的粗淺認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；積極意義

1 檔案管理工作的重要作用

檔案管理是一個(gè)單位整體工作的重要組成部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。管理檔案是否科學(xué)規(guī)范，是衡量一個(gè)單位管理水平高低的重要尺度。一個(gè)單位的檔案記錄著這個(gè)單位發(fā)展的階段性成果，為研究本單位的業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，確立科學(xué)發(fā)展方向的好素材。 檔案管理工作做好了，一方面可以為單位高層管理人員及時(shí)了解單位整體狀況，適時(shí)調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方了解本單位的情況，為與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，才能全面、真實(shí)地反映本單位整體形象和發(fā)展?fàn)顩r。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升本行業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

2 提升檔案管理水平的積極意義

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的作用日益增強(qiáng)，提升檔案管理水平對(duì)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)所產(chǎn)生的積極意義也越發(fā)突顯，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：

首先，從現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理的實(shí)際發(fā)展水平來(lái)看，主抓經(jīng)濟(jì)工作的同時(shí)，在部分單位的管理意識(shí)里，對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。再加上一些檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，耐心細(xì)致的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)和實(shí)踐技能，不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。所以努力提升檔案管理質(zhì)量和水平有助于我國(guó)檔案事業(yè)朝著健康化的方向發(fā)展。

其次，現(xiàn)階段整個(gè)社會(huì)信息化發(fā)展速度越來(lái)越快，所以積極對(duì)檔案管理的質(zhì)量和水平進(jìn)行提升與當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需要相適應(yīng)。從檔案管理渠道、管理方式、管理載體等方面不斷進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案館藏、收集、以及傳播的科學(xué)化程度，才能以網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化為方向引領(lǐng)檔案管理健康發(fā)展。

第三，加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量和水平的提高對(duì)踐行科學(xué)發(fā)展觀，貫徹落實(shí)“四個(gè)全面”，“五位一體”的大政方針具有特別重要的意義?？尚哦雀呤菣n案的一大特征，在引領(lǐng)未來(lái)發(fā)展方面具有積極的作用，檔案還具有對(duì)歷史文化見證的功用，同時(shí)，科學(xué)真實(shí)的檔案資料，對(duì)未來(lái)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展將起到積極的借鑒作用。因此加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量和水平不僅有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)向著可持續(xù)發(fā)展，更對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展意義非凡。

3 如何提高檔案管理水平的策略探究

策略一：加強(qiáng)檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理者是檔案管理工作的踐行者，因而，著力加強(qiáng)檔案管理工作者的素質(zhì)是提升檔案管理水平的重中之重，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：一是要提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)與職業(yè)道德素養(yǎng)。為使檔案工作者具備扎實(shí)的政治理論基礎(chǔ)與職業(yè)道德理論基礎(chǔ)，可以定期圍繞這些方面舉辦相關(guān)的培訓(xùn)，此外還要為檔案管理人員能夠不斷掌握新的業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行教育培訓(xùn)；二是要從理論與技能方面加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。此舉為了系統(tǒng)提升檔案管理者的基本技能，包括與檔案相關(guān)的編目、文書立卷、資料整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、開發(fā)與保護(hù)等，并且具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，能夠運(yùn)用科學(xué)化手段進(jìn)行檔案管理；三是要以檔案管理工作者的實(shí)際工作水平、部門特點(diǎn)等為立足點(diǎn)，適時(shí)對(duì)相關(guān)的培訓(xùn)內(nèi)容調(diào)整，以科學(xué)化、現(xiàn)代化為標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高檔案管理工作者的能力水平。

策略二：加強(qiáng)檔案管理機(jī)制健全化

無(wú)規(guī)矩不成方圓，筆者認(rèn)為，沒(méi)有完善的管理機(jī)制，就不能形成科學(xué)規(guī)范的檔案管理。要想形成完善的檔案機(jī)制，要注意把握以下幾個(gè)方面：一要確保單位內(nèi)部具有檔案管理責(zé)任機(jī)制，并積極努力不斷促進(jìn)其完善。要結(jié)合各個(gè)檔案管理的特征以及檔案管理的需求構(gòu)建檔案管理責(zé)任制，將具體的責(zé)任細(xì)化，落實(shí)到每個(gè)崗位。作為領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，給每個(gè)部門都分配具體的任務(wù)，各處各室要大力配合，并責(zé)成專人負(fù)責(zé)，構(gòu)建多方位的檔案管理體系；二要以國(guó)家政府關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)為指導(dǎo)，規(guī)范檔案管理工作，確保與檔案相關(guān)的資料保管、保密、庫(kù)房?jī)?chǔ)存管理、審查和考核等符合規(guī)范，使企業(yè)事業(yè)單位檔案管理機(jī)制具有全方位、立體化、多層次的特點(diǎn)，能夠有效保障檔案管理工作順利開展，并且能夠取得效率。

策略三：提升檔案的日常管理效率

提升檔案管理水平，不能空喊口號(hào)，要把工作重心放到日常檔案管理上，要從以下幾點(diǎn)著手：一是出臺(tái)明確的計(jì)劃，要求檔案管理人員對(duì)檔案具體管理情況定期或不定期做好檢查，要對(duì)檔案管理存在的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并及時(shí)采取調(diào)整或應(yīng)對(duì)措施，使檔案管理質(zhì)量不受影響。二是要求檔案管理人員要具備對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的能力，發(fā)揮檔案資源的有效價(jià)值。三是要以現(xiàn)階段檔案管理的實(shí)際情況為立足點(diǎn)出臺(tái)明確的考核制度，并嚴(yán)格落實(shí)，提升檔案管理工作的規(guī)范化、制度化程度。

策略四：不斷完善檔案管理的現(xiàn)代化手段

做好檔案管理工作，不能因循守舊，要不斷完善現(xiàn)代化的檔案管理手段，有針對(duì)性地開展下一步工作，這方面，我認(rèn)為應(yīng)該做好以下幾方面工作：一是要利用現(xiàn)代化的管理工具，如計(jì)算機(jī)硬盤軟件、高速掃描儀、刻錄機(jī)等加強(qiáng)檔案的數(shù)字化、電子化管理。這一方面使檔案管理工作者的工作效率顯著提升了，同時(shí)為電子檔案的歸檔、資料整理、檔案保存等創(chuàng)造了便利的條件。二是要以檔案管理部門職責(zé)以及崗位權(quán)責(zé)存在的差異性為依據(jù)，構(gòu)建有針對(duì)性的監(jiān)督管理性質(zhì)的基本狀況信息庫(kù)、電子臺(tái)賬、員工崗位操作標(biāo)準(zhǔn)等具有多種類型的檔案，使檔案管理在內(nèi)容方面實(shí)現(xiàn)豐富、使檔案資料信息的展示程度實(shí)現(xiàn)擴(kuò)大，促進(jìn)檔案管理文化的宣傳取得更好的效果。三是要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行調(diào)整，構(gòu)建新型的檔案管理模式以更好地適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化發(fā)展的需要。在對(duì)檔案管理進(jìn)行改革的過(guò)程中要注意把握好科學(xué)性，不斷提升相關(guān)管理工作的現(xiàn)代化程度。