林振興 吳巖松 林春景

創(chuàng)新電子商務應用 提高經濟社會效益

林振興 吳巖松 林春景

中國廈門外輪代理有限公司（以下簡稱廈門外代）由廈門港務發(fā)展股份有限公司和中國外輪代理有限公司合資組建，致力于提供以航運為依托，倉儲為核心的區(qū)域性綜合物流服務。經過60多年的發(fā)展，公司與世界上180多個國家和地區(qū)的數(shù)千家航運和經貿企業(yè)建立了密切的業(yè)務聯(lián)系，同時也將綜合物流服務延伸到全國大多數(shù)省市。2014年，公司代理船舶達1.9萬艘次，代理集裝箱309萬標箱，船舶代理艘次市場占有率為76%，目前是中國東南沿海最大的國際船舶代理企業(yè)。

近10年來，廈門外代信息化水平始終處于行業(yè)領先水平，積極推行電子商務應用，建成了XService電子商務平臺，成功推出了九大電子商務應用系統(tǒng)，為客戶帶來了全新的服務價值，累計交易突破2600萬筆，成為廈門港電子商務應用的標桿。

廈門外代電子商務應用的簡況

2003年以來，廈門外代通過不斷整合企業(yè)內部信息化系統(tǒng)，優(yōu)化業(yè)務流程，將船代主要業(yè)務環(huán)節(jié)——訂艙、排載、提箱、申報、簽單、貨運委托、繳費和投保等傳統(tǒng)業(yè)務流程實現(xiàn)電子商務化，逐步建成了“廈門港國際集裝箱運輸協(xié)作平臺（X-Service平臺）”：電子排載、電子預申報、自助設備交接單、電子訂艙、電子提單核對、電子貨運委托、網上支付、網上申報和網上投保等電子商務應用系統(tǒng)。XService平臺建設獲得了“國家電子商務專項”和“廈門市科技計劃”資金支持，該平臺現(xiàn)已獲得成功推廣應用，使用X-Service平臺的用戶數(shù)超過8000個，平臺的社會經濟效益顯著，為廈門港口信息化建設做出了突出貢獻，榮獲首屆“中國港口科技進步獎”、2008年度“福建省科學技術獎”和“廈門市科技進步獎”，2014年 “物流與采購信息化優(yōu)秀案例”獎。

廈門外代推行電子商務應用的背景

1．廈門外代推行電子商務應用之前存在的突出問題

（1）貨代、拖車等客戶的操作效率低下

2003年期間，廈門港集裝箱吞吐量快速增長，但由于各種原因港航企業(yè)間的電子商務發(fā)展滯后，貨代和拖車等客戶仍需要到船代柜臺辦理排載、申報、提箱和繳費等相關業(yè)務，因此操作效率低下。

（2）單證處理成本居高不下

在X-Service平臺實施之前，業(yè)務流程都用紙面操作，公司接收貨代等的紙面單證，以傳統(tǒng)方法錄入業(yè)務管理系統(tǒng)，耗費了大量的人力物力，單證處理成本居高不下。

（3）傳統(tǒng)事務處理容易出現(xiàn)人為差錯

在X-Service平臺實施之前，公司員工必須進行諸如托運單證收集、發(fā)送、接收、錄入和核對信息等繁瑣的勞動密集型工作，這種傳統(tǒng)的運輸事務處理容易造成人為差錯，不利于員工集中精力去處理更有價值的商務，其人力資源利用率很低。

（4）客戶等待時間長、信息服務水平低

傳統(tǒng)的出口排載、申報和提箱等操作，貨代和拖車等客戶需要花費送單和柜臺排隊申請的被動等待時間，客戶柜臺等待較長。另一方面，在國際集裝箱運輸操作中，信息的時間價值十分重要，傳統(tǒng)紙面操作流程因為時間滯后無法提供有價值的信息服務。

2.廈門外代推行電子商務應用的有利條件

（1）廈門外代是信息密集型服務企業(yè)

廈門外代作為船舶代理企業(yè)，與國際集裝箱運輸操作的相關方——船東、貨主、貨代、拖車公司、碼頭、堆場、海關、國檢、邊檢、海事、港務、銀行和保險等都有直接的業(yè)務關系，且處于相關業(yè)務流程中的關鍵位置，相關業(yè)務流均匯聚到廈門外代，每天都要與相關方產生大量的數(shù)據(jù)往來。因此，電子商務的推廣應用的經濟社會效益將十分顯著。

（2）服務供應商的信息化程度較高

為廈門港集裝箱運輸提供服務的各類供應商，如船代、貨代、拖車、碼頭、堆場，以及海關、邊檢等政府部門，均實現(xiàn)了內部業(yè)務信息化管理，這給托運業(yè)務的EDI電子商務化提供了良好的基礎。2002年底廈門外代實現(xiàn)內部系統(tǒng)數(shù)據(jù)和應用的大集成，核心業(yè)務全程電子化，企業(yè)內部已經實現(xiàn)業(yè)務管理的信息化，為電子商務應用提供了可能。

圖片來自網絡

（3）互聯(lián)網技術的發(fā)展和應用方興未艾

20世紀末，互聯(lián)網技術的發(fā)展和應用的普及給EDI的應用從環(huán)境、技術和市場上創(chuàng)造了良好的外部條件，為電子商務應用創(chuàng)造了良好的條件。X-Service平臺建設適逢互聯(lián)網技術的快速發(fā)展，其技術實現(xiàn)為此得到很好的支撐，WEB技術、微軟.NET技術和XML技術等成為X-Service平臺建設的基礎技術架構。

廈門外代電子商務應用的推進進程

在X-Service平臺的研發(fā)設計和推廣應用的進程中，廈門外代碰到了眾多的實際問題，重點解決了電子商務應用推廣的難題，讓員工和客戶接受X-Service電子商務新模式。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.利用市場主導地位，逐步將傳統(tǒng)業(yè)務流程實現(xiàn)電子商務化

2003年廈門外代班輪代理市場占有率75%，由于廈門外代具有市場主導地位，因此在業(yè)務流程電子商務化的推進過程具有話語權，在制定行業(yè)標準方面更具有優(yōu)勢，廈門外代抓住機遇，穩(wěn)步推進電子商務應用，X-Service平臺已成功實施了三期工程。一期工程：2003～2007年，建成電子排載（XBooking）、電子預申報（X-Declaration）、自助設備交接單（MyEIR）、電子訂艙（X-Order）和電子提單核對（X-Bill）等五大系統(tǒng)。二期工程：2008～2010年，建成電子貨運委托（X-Instruction）、網上支付（X-Payment，“物流付費通”）等兩大系統(tǒng)。三期工程：2011～2013年，建成“網上申報”、網上投保（XInsurance，“物流快e?！保┑葍纱笙到y(tǒng)。三期工程實施后，X-Service平臺已將訂艙、排載、提箱、申報、簽單、貨運委托、繳費和投保等傳統(tǒng)業(yè)務流程實現(xiàn)電子商務化。

2.優(yōu)化X-Service服務流程，讓客戶真正得到實惠

在X-Service平臺具體應用推進過程中，公司設計的電子商務服務流程很多是簡化客戶操作的，避免了客戶往返外代的人工送單時間及人工成本，客戶可以真正得到實惠，因此客戶接受度相對較高，推進過程相對容易。

3.組織保障，全員推廣X-Service新應用

在X-Service平臺應用推廣過程中，針對不同的項目公司X-Service工作小組都會制定明確的推廣計劃和目標，明確推廣的責任部門，讓全體員工和所有客戶都了解公司的X-Service戰(zhàn)略，使X-Service平臺各項應用比例按計劃不斷提高。

4.借力政府部門新要求，實現(xiàn)X-Service平臺應用比例快速增長

除了公司各業(yè)務、技術部門集中推介X-Service平臺應用外，公司還借力查驗單位的新要求，實現(xiàn)X-Service平臺應用比例快速增長。

圖片來自網絡

廈門外代推行電子商務應用的主要效益

廈門外代X-Service平臺推廣應用給企業(yè)帶來了良好的經濟社會效益，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.節(jié)省人力資源

X-Service平臺的推廣應用大幅提高了公司的勞動效率，節(jié)省了大量的人力資源，效益十分可觀，公司人力資源增量率遠低于業(yè)務的增長率。

2.提升客戶滿意度

隨著船代市場競爭的加劇，客戶的需求也日益多樣化和個性化，公司在不增加人員的基礎上，成立了專門為重要客戶服務的項目組，員工有更多的精力關注客戶的需求；減少手工錄入單證環(huán)節(jié)，提高了數(shù)據(jù)的準確性，減少差錯率。與此同時，由于電子商務的推廣應用，客戶足不出戶就可在X-Service平臺辦理業(yè)務，主要業(yè)務實現(xiàn)了7x24小時的服務，并獲得公司的快速響應，減少了外勤作業(yè)人員現(xiàn)場奔波之勞苦，也為客戶減少人工成本。因此客戶滿意度大為提升。

3.促進港口無紙化建設

廈門外代致力于流程創(chuàng)新和標準創(chuàng)新，XService平臺為行業(yè)和港口無紙化做出了很大貢獻，為港口綠色發(fā)展做出積極努力。X-Service平臺制定的電子訂艙、電子排載、電子預申報等三個XML格式的數(shù)據(jù)交換（EDI）標準，屬于我國港口集裝箱物流領域首創(chuàng)，并被廈門地區(qū)貨代公司、軟件提供商采用，成為廈門港相關業(yè)務操作的事實標準。XService平臺創(chuàng)新支付模式（“物流付費通”）和投保模式 （“物流快e保”），客戶可以獲得高效、便捷的繳費和投保服務。

4.帶動中小企業(yè)技術創(chuàng)新，推動電子商務的應用與發(fā)展

X-Service平臺的建設實施和推廣應用很好地帶動了船代、貨代及拖車等行業(yè)的中小企業(yè)電子商務應用發(fā)展，有效提高中小企業(yè)創(chuàng)新活力和競爭力。該平臺對供應鏈關聯(lián)企業(yè)、物流企業(yè)以及網上支付體系等環(huán)境建設具有明顯的帶動作用，推動了電子商務在國際貿易、港口物流各環(huán)節(jié)的全面應用與發(fā)展。

5.社會效益顯著、獲得政府肯定和支持

廈門外代X-Service平臺的應用廣泛，目前用戶數(shù)達到8341個，累計實現(xiàn)交易超過2600萬筆，成為廈門港電子商務應用的標桿。經過初步估算，X-Service平臺的使用每年可以省卻貨代、拖車公司、物流公司等外勤人員到外代辦理訂艙、排載、提箱、申報、繳費和投保手續(xù)約150萬人次，節(jié)省了大量的人力、物力，減少交通擁擠壓力，社會經濟效益顯著，以每人次30元的社會成本估計，每年可以為社會節(jié)省4500萬元。X-Service平臺項目成為2005年 “國家電子商務專項”，2006年和2008年分別獲“廈門市科技計劃立項”，研發(fā)補貼累計450萬元。因廈門外代信息化建設先進，X-Service平臺推廣應用效果良好，公司2010年獲得“技術先進型服務企業(yè)”稱號，享受稅收減免和優(yōu)惠累計3000多萬元。

廈門外代推行電子商務應用的主要經驗

1．公司領導重視，目標明確

一直以來，公司領導層都十分重視公司信息化建設，認準船代企業(yè)信息密集的特點，不遺余力地倡導業(yè)務流程電子化、推廣電子商務的應用，早在2003年“廈門外代信息技術工作會議”上就確立了信息化建設促進公司業(yè)務發(fā)展中的理念，逐步明晰了公司信息化愿景目標。

2．組織機構保障，實施高效

為了更好地統(tǒng)籌公司信息化建設、組織電子商務項目實施，公司成立了X-Service推進工作組，從組織機構上保障電子商務建設、推廣的具體落實。X-Service推進工作組成員包括公司主要領導、各業(yè)務部門（下屬）負責人、業(yè)務骨干，具體事務由總調度室牽頭處理，成員可以根據(jù)具體項目需要進行臨時調整。由于電子商務項目的實施牽涉跨部門的業(yè)務流程調整，因此跨部門的X-Service推進工作組對于協(xié)調解決電子商務建設和推廣過程中的問題、跟蹤項目進度等工作十分有效，確保各電子商務項目的高效實施。

3．創(chuàng)新服務流程，創(chuàng)造價值

廈門外代本著以客戶為中心的原則，應對市場變化，不斷豐富服務內涵，不斷提供創(chuàng)新服務，將船代主要業(yè)務流程電子化，為客戶創(chuàng)造價值，很好地體現(xiàn)了X-Service平臺應用的價值。

4．緊跟技術進步，提高能力

早在20世紀90年代，廈門外代就超前地體會到技術革新在船代業(yè)務的應用前景并致力于IT技術的應用。近年來，廈門外代找準互聯(lián)網技術進步的節(jié)拍，緊跟微軟.NET技術、WEB技術、AJAX技術和XML技術的發(fā)展，使電子商務系統(tǒng)運行在采用業(yè)界主流設備和技術的新構架中，系統(tǒng)運行更為可靠和安全，滿足瞬息萬變的電子商務應用需求。

5.業(yè)務驅動研發(fā)，全員參與

由于船代企業(yè)的業(yè)務流程具有很強的特殊性，而且經常變化，因此，我們采取自主開發(fā)的模式，控制核心應用系統(tǒng)的代碼，這可以實現(xiàn)系統(tǒng)的快速升級和部署，能夠更好地滿足市場快速變化的需求。廈門外代的X-Service平臺建設基本模式是項目推進和日常完善相結合。在日常的系統(tǒng)運維中，業(yè)務部門結合實際工作中遇到的問題，內外部的業(yè)務、管理需求，對系統(tǒng)提出改進和完善的要求，經IT進一步的商務分析設計和開發(fā)，以及在開發(fā)過程中的有效及時的溝通和測試，最終實現(xiàn)對系統(tǒng)版本的升級和改進，系統(tǒng)功能在業(yè)務部門和技術部門的良性互動中不斷豐富和完善。對于重大項目，則成立跨部門的項目小組，項目小組定期開會溝通，分析流程、安排工作進度、負責項目推廣、應用輔導和宣傳等。

廈門外代推行電子商務應用的啟示和展望

廈門外代X-Service平臺打破了廈門港傳統(tǒng)集裝箱運輸信息傳遞的手工作業(yè)模式，通過電子信息的無縫連接，實現(xiàn)信息的高速傳遞和共享，實現(xiàn)船舶代理環(huán)節(jié)的訂艙、排載、提箱、申報、簽單、貨運委托、繳費和投保等傳統(tǒng)業(yè)務流程的電子商務化。該平臺促進了船東、船代、貨代、拖車公司、場站、碼頭、銀行、保險和商檢等多種角色協(xié)作，并將各自的業(yè)務信息流進行整合歸并，形成了一體化的港口物流集成解決方案。近期，X-Service平臺開始實施第四期建設，將推出更多電子商務應用系統(tǒng)，還將完善物流服務云平臺，逐步實現(xiàn)更多客戶角色的電子商務應用，為更大范圍的電子商務應用奠定堅實的基礎。

我們相信，隨著廈門外代電子商務應用的不斷發(fā)展，X-Service平臺將聚合更多的港口物流應用和角色，為企業(yè)帶來更好的經濟和社會效益，為客戶帶來了更新的服務價值。

（作者單位：中國廈門外輪代理有限公司）