譚章祿 周文文

(中國(guó)礦業(yè)大學(xué)(北京)管理學(xué)院,北京市海淀區(qū),100083)

煤炭企業(yè)薪酬管理系統(tǒng)的構(gòu)架及應(yīng)用研究?

譚章祿 周文文

(中國(guó)礦業(yè)大學(xué)(北京)管理學(xué)院,北京市海淀區(qū),100083)

分析了當(dāng)前煤炭企業(yè)在薪酬管理方面存在的問(wèn)題,闡述了關(guān)于建設(shè)薪酬管理系統(tǒng)和實(shí)施薪酬管理信息化的重要性,以同煤集團(tuán)鐵峰煤業(yè)有限公司為背景,結(jié)合煤炭企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)了一套薪酬管理系統(tǒng),對(duì)系統(tǒng)主要功能模塊做了詳細(xì)說(shuō)明,并闡述了該系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題和實(shí)施效果。

薪酬管理 信息化系統(tǒng) 人力資源管理 績(jī)效管理

煤炭企業(yè)由于其作業(yè)的復(fù)雜性和人力資源管理的特殊性,薪酬管理比較復(fù)雜,針對(duì)煤炭企業(yè)的薪酬管理系統(tǒng)基本沒(méi)有?；诖?以同煤集團(tuán)鐵峰煤業(yè)有限公司為背景,分3個(gè)層次設(shè)計(jì)了一套煤炭企業(yè)薪酬管理系統(tǒng)。通過(guò)將員工的人事、考勤、社保和績(jī)效考核等項(xiàng)目類(lèi)別的自主定義以及數(shù)據(jù)的自動(dòng)提取和關(guān)聯(lián)整合,實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)薪酬的科學(xué)管理,為可視化的薪酬管理打下基礎(chǔ)。

1 當(dāng)前煤炭企業(yè)薪酬管理存在的問(wèn)題

1.1 人為操作現(xiàn)象嚴(yán)重,效率低下

目前絕大多數(shù)煤炭企業(yè)的考勤管理還是采取簽到或是各個(gè)部門(mén)向有關(guān)考勤管理部門(mén)報(bào)工,然后再由考勤部門(mén)審核匯總后提交給相應(yīng)的工資部門(mén)進(jìn)行工資的計(jì)算。由于請(qǐng)假程序不規(guī)范,在統(tǒng)計(jì)考勤的過(guò)程中難免會(huì)有人為的疏忽遺漏或是人情相關(guān)的修改。在計(jì)算工資時(shí)也主要是依靠人為的操作,每個(gè)隊(duì)組應(yīng)分?jǐn)偟墓べY以及每個(gè)工人相應(yīng)的考核分?jǐn)?shù)和津貼等都是由相關(guān)工作人員人工輸入到電子表格中,然后再進(jìn)行工資的計(jì)算,這些人為的操作大大降低了準(zhǔn)確率且效率低下。

1.2 必須量化的項(xiàng)目不確定,操作不規(guī)范

很多煤炭企業(yè)的績(jī)效工資和抵押工資等獎(jiǎng)金類(lèi)工資項(xiàng)目的設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)不明確,如沒(méi)有按照相應(yīng)的考核打分確定相應(yīng)的績(jī)效工資,存在任意扣款現(xiàn)象,扣款項(xiàng)目和扣款標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有形成規(guī)范的公司考核制度,沒(méi)有按照一定的職位級(jí)別和具體工種明確相應(yīng)的抵押工資,一些部門(mén)特有的獎(jiǎng)金制度不明確,沒(méi)有明確什么樣的情況本部門(mén)的該項(xiàng)獎(jiǎng)金是否該發(fā)。這些必須量化的項(xiàng)目的不明確增加了薪酬管理人員的工作難度,造成了薪酬管理的不規(guī)范。

1.3 沒(méi)有起到合理的獎(jiǎng)懲效果

由于薪酬制度執(zhí)行的不到位以及各個(gè)環(huán)節(jié)操作的不規(guī)范,不同員工之間薪酬的差別較大,再加上工資的不公開(kāi)制度,使得員工對(duì)于薪酬的公平合理性產(chǎn)生質(zhì)疑,從而降低了員工工作的積極性,因此薪酬制度并沒(méi)有起到應(yīng)有的激勵(lì)作用。只有貫徹實(shí)施合理的薪酬分配體系,才能更好地提高員工的工作效率,增強(qiáng)員工的凝聚力,為煤炭企業(yè)創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益。

2 薪酬管理系統(tǒng)的構(gòu)架及業(yè)務(wù)流程

2.1 薪酬管理系統(tǒng)的構(gòu)架

薪酬管理關(guān)系到煤炭企業(yè)員工的切身利益,科學(xué)合理的薪酬管理系統(tǒng)不僅有助于提高薪酬管理的公平性,而且能夠激發(fā)員工的工作潛能。同煤集團(tuán)鐵峰煤業(yè)有限公司薪酬管理系統(tǒng)是感知礦山建設(shè)項(xiàng)目的一部分,主要根據(jù)員工的職務(wù)級(jí)別和工齡以及當(dāng)月的考勤和績(jī)效情況對(duì)所有員工的薪酬進(jìn)行計(jì)算及統(tǒng)計(jì)分析。

薪酬管理系統(tǒng)平臺(tái)主要包含基礎(chǔ)設(shè)置層、日常管理層和統(tǒng)計(jì)報(bào)表層3個(gè)層次?；A(chǔ)設(shè)置層是薪酬管理系統(tǒng)的基礎(chǔ),主要用于人員信息的維護(hù),還有一些基本表單、公式、員工工資類(lèi)別和考勤關(guān)聯(lián)等的設(shè)置,為日常管理層提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和基本準(zhǔn)則;日常管理層是薪酬系統(tǒng)的核心部分,連接著基礎(chǔ)設(shè)置層和統(tǒng)計(jì)報(bào)表層,一方面以基礎(chǔ)設(shè)置層的基本設(shè)置為依據(jù)完成薪酬管理的主要工作,另一方面為統(tǒng)計(jì)報(bào)表層提供數(shù)據(jù)信息,主要包含考勤管理、獎(jiǎng)金管理、社保管理和計(jì)算工資等模塊;報(bào)表管理層主要用于對(duì)考勤、考核打分、獎(jiǎng)金和工資數(shù)據(jù)的分類(lèi)管理分析,是對(duì)核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的集成處理,位于整個(gè)系統(tǒng)的最高層。

2.2 薪酬管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程

薪酬管理系統(tǒng)的核心業(yè)務(wù)是工資計(jì)算,由于煤炭企業(yè)存在工資發(fā)放滯后的現(xiàn)象,在進(jìn)行工資計(jì)算時(shí),有些人員可能發(fā)生了人事變動(dòng),因此在基礎(chǔ)設(shè)置層設(shè)置好相應(yīng)的工資計(jì)算表單與項(xiàng)目公式,在日常管理層進(jìn)行計(jì)算工資時(shí),首先要復(fù)制當(dāng)月人員信息,確保工資計(jì)算當(dāng)月人員信息的準(zhǔn)確。在準(zhǔn)確的人員信息基礎(chǔ)上錄入、導(dǎo)入或是由考勤機(jī)提取當(dāng)月考勤情況,由相應(yīng)的考勤情況計(jì)算績(jī)效工資和提效工資等獎(jiǎng)金項(xiàng)目,然后依據(jù)當(dāng)月的社保信息對(duì)工資進(jìn)行計(jì)算,形成當(dāng)月的工資。根據(jù)鐵峰煤業(yè)有限公司的實(shí)際情況,通過(guò)相關(guān)管理流程的優(yōu)化后,薪酬管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程示意圖如圖1所示。

圖1 業(yè)務(wù)流程示意圖

3 薪酬管理系統(tǒng)主要功能模塊

在薪酬管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置層,根據(jù)鐵峰煤業(yè)有限公司具體業(yè)務(wù)情況設(shè)置好相關(guān)項(xiàng)目公式后,不僅能夠進(jìn)行某個(gè)月的考勤信息、社保信息和獎(jiǎng)金信息的管理和計(jì)算,而且能夠進(jìn)一步計(jì)算相應(yīng)月份的工資。薪酬管理系統(tǒng)的日常管理層主要包含計(jì)算工資、考勤管理、獎(jiǎng)金管理和社保管理等功能模塊,實(shí)現(xiàn)對(duì)社保業(yè)務(wù)、考勤業(yè)務(wù)、獎(jiǎng)金業(yè)務(wù)和工資業(yè)務(wù)的信息化管理;報(bào)表管理層的主要功能模塊為報(bào)表管理,為管理者提供及時(shí)、動(dòng)態(tài)、全面的可視化薪酬管理數(shù)據(jù)。

3.1 計(jì)算工資模塊

計(jì)算工資模塊的主要功能是實(shí)現(xiàn)分類(lèi)員工薪酬的計(jì)算與管理。根據(jù)員工的工作性質(zhì),將鐵峰煤業(yè)有限公司及兩礦一廠的全體員工分為一線(xiàn)隊(duì)組、二線(xiàn)隊(duì)組、二、三線(xiàn)部室和公司領(lǐng)導(dǎo)4類(lèi),并分別應(yīng)用4種不同類(lèi)別的工資計(jì)算表單。針對(duì)不同類(lèi)別的表單設(shè)置相應(yīng)表單的表頭項(xiàng)目,調(diào)整項(xiàng)目順序并定義項(xiàng)目公式。每一類(lèi)的工資計(jì)算表單都主要有基本工資、年功工資、獎(jiǎng)金類(lèi)、津貼類(lèi)和社保類(lèi)項(xiàng)目組成。隊(duì)組表單還有超額工資項(xiàng)目,以區(qū)分井下作業(yè)和井上作業(yè)。這里年功工資與工作年限相關(guān),基本工資、超額工資和獎(jiǎng)金類(lèi)工資不僅與職務(wù)級(jí)別相關(guān),還與考勤情況及下井情況相關(guān)。其中職務(wù)級(jí)別和工作年限等信息可以在鐵峰煤業(yè)有限公司的人事系統(tǒng)里直接提取,考勤與下井情況可以在考勤管理模塊獲取,獎(jiǎng)金類(lèi)信息可以在獎(jiǎng)金管理模塊獲取。定義好4種表單后,通過(guò)添加相應(yīng)部門(mén)的相應(yīng)人員,將每一個(gè)部門(mén)的每個(gè)人員匹配到相應(yīng)類(lèi)別的表單中,就能針對(duì)所有員工進(jìn)行薪酬的計(jì)算。

3.2 考勤管理模塊

考勤管理模塊能夠?qū)崿F(xiàn)干部日考勤、干部月考勤、工人日考勤和工人月考勤的數(shù)字化管理。公司部室的所有干部日考勤數(shù)據(jù)由每天刷臉機(jī)的數(shù)據(jù)提取,兩礦一廠的干部由于條件所限不能通過(guò)刷臉機(jī)提取考勤數(shù)據(jù),而是采取考勤員每天手動(dòng)錄入的方式,干部日考勤經(jīng)計(jì)算后形成干部月考勤?？紤]到工人日考勤管理的具體情況,統(tǒng)一采取由考勤員在歸定時(shí)間段內(nèi)導(dǎo)入的方式,經(jīng)過(guò)工人月考勤的計(jì)算生成工人月考勤數(shù)據(jù),審核后通過(guò)的考勤才可以參與獎(jiǎng)金和工資的計(jì)算。月考勤一經(jīng)確認(rèn)后,日考勤則自動(dòng)鎖定,如果遇到特殊情況需要修改考勤,則由相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后方可修改?？记诠芾砹鞒淌疽鈭D如圖2所示。

圖2 考勤管理流程示意圖

3.3 獎(jiǎng)金管理模塊

獎(jiǎng)金管理模塊包含對(duì)績(jī)效工資、提效工資和其他類(lèi)獎(jiǎng)金的管理?？?jī)效工資又分為一體化績(jī)效工資、一體化累加工資和一體化安全抵押3個(gè)部分,由每個(gè)月的考核打分情況、相應(yīng)職務(wù)級(jí)別對(duì)應(yīng)的公式和考勤情況計(jì)算生成。提效工資是由考勤情況計(jì)算得到,其他類(lèi)獎(jiǎng)金則由相關(guān)人員每月錄入到薪酬管理系統(tǒng)。一體化績(jī)效工資、一體化累加工資和一體化安全抵押工資經(jīng)確認(rèn)后提交給相關(guān)人員進(jìn)行審核,審核通過(guò)后才能進(jìn)入獎(jiǎng)金管理界面,而后參與工資的計(jì)算。獎(jiǎng)金管理流程示意圖如圖3所示。

圖3 獎(jiǎng)金管理流程示意圖

3.4 社保管理模塊

社保管理模塊主要根據(jù)“社保信息維護(hù)”界面里的“繳費(fèi)基數(shù)”計(jì)算出養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn),為計(jì)算工資模塊提供社?；A(chǔ)數(shù)據(jù)。如果社保繳費(fèi)基數(shù)發(fā)生調(diào)整,則需要在“社保信息維護(hù)”里面及時(shí)更新“繳費(fèi)基數(shù)”,然后重新計(jì)算社保,社保數(shù)據(jù)確認(rèn)提交后則自動(dòng)鎖定不能修改。社保管理模塊實(shí)現(xiàn)了對(duì)社保信息的統(tǒng)一管理和維護(hù),可對(duì)社保信息進(jìn)行錄入、修改、查詢(xún)和導(dǎo)出打印。

3.5 報(bào)表管理模塊

報(bào)表管理模塊對(duì)考勤模塊、計(jì)算工資模塊和獎(jiǎng)金模塊的數(shù)據(jù)進(jìn)行集成,并按部門(mén)和隊(duì)組生成日考勤臺(tái)賬、月考勤臺(tái)賬、考核分?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)、績(jī)效工資報(bào)表、部門(mén)工資報(bào)表和工資匯總。報(bào)表管理模塊不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各部門(mén)考核分?jǐn)?shù)的對(duì)比和趨勢(shì)分析,還能夠按職務(wù)級(jí)別和工資類(lèi)別進(jìn)行工資和獎(jiǎng)金的統(tǒng)計(jì),實(shí)現(xiàn)各類(lèi)報(bào)表的分類(lèi)管理,同時(shí)進(jìn)行報(bào)表的存檔、查詢(xún)和打印。

4 薪酬管理工作中應(yīng)注意的問(wèn)題

4.1 各個(gè)部門(mén)配合

薪酬管理系統(tǒng)涉及到的業(yè)務(wù)比較繁瑣,需要多個(gè)部門(mén)的共同參與,只有當(dāng)組織人事部門(mén)將干部考勤、勞資部門(mén)將工人考勤以及調(diào)度室將下井情況及時(shí)錄入考勤模塊后,企業(yè)文化辦和安監(jiān)部門(mén)才能進(jìn)行獎(jiǎng)金的評(píng)定,獎(jiǎng)金評(píng)定后勞資部門(mén)才能根據(jù)社保部門(mén)所提交的社保數(shù)據(jù)和考勤情況進(jìn)行工資的計(jì)算,在這個(gè)過(guò)程中如果企業(yè)文化辦沒(méi)有及時(shí)上報(bào)獎(jiǎng)金數(shù)據(jù),勞資部門(mén)就不能及時(shí)地對(duì)員工工資進(jìn)行計(jì)算,同樣如果組織人事部門(mén)沒(méi)有及時(shí)錄入考勤信息,則企劃辦和勞資部門(mén)就不能完成本部門(mén)的相關(guān)業(yè)務(wù),因此需要各部門(mén)相互配合,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)準(zhǔn)確地上報(bào)數(shù)據(jù)才能使薪酬系統(tǒng)正常運(yùn)行。

4.2 信息及時(shí)更新

由于煤炭企業(yè)作業(yè)的復(fù)雜性與特殊性使得人員調(diào)動(dòng)比較頻繁,而薪酬管理系統(tǒng)的各個(gè)模塊都是基于人員信息和所匹配項(xiàng)目公式的操作,并且不同部門(mén)與不同的職務(wù)級(jí)別之間的日資系數(shù)以及績(jī)效工資情況也不一樣,因此只有對(duì)月中調(diào)動(dòng)、離職、退休和職位升遷等人事變動(dòng)情況及時(shí)更新,并且在薪酬管理系統(tǒng)各功能模塊進(jìn)行人員與公式的正確匹配,才能確?？记凇ⅹ?jiǎng)金和社保等數(shù)據(jù)都能正常統(tǒng)計(jì),工資管理工作才能順利開(kāi)展。

4.3 操作規(guī)范

不規(guī)范的操作不僅會(huì)降低數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性,還會(huì)影響薪酬管理的效率。例如如果在每次計(jì)算工資之前不先點(diǎn)擊“復(fù)制當(dāng)月人員信息”,系統(tǒng)只能識(shí)別當(dāng)前月的人事信息,而不是所計(jì)算月份的人事信息情況,容易造成人員信息與工資的不匹配。在錄入或?qū)肟记跁r(shí)格式必須符合模版要求,否則會(huì)產(chǎn)生導(dǎo)入失敗或是導(dǎo)入的數(shù)據(jù)信息錯(cuò)誤等問(wèn)題。規(guī)范的操作能夠有效避免由于一個(gè)部門(mén)的操作失誤而給其他部門(mén)帶來(lái)不可避免的麻煩和問(wèn)題。

5 結(jié)語(yǔ)

煤炭企業(yè)薪酬管理系統(tǒng)在鐵峰煤業(yè)有限公司運(yùn)行了一段時(shí)間后取得了良好的效果。在管理方面,提高了薪酬管理的科學(xué)性和員工薪酬計(jì)算的效率。一些特殊的業(yè)務(wù)必須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人授權(quán)后才能修改,使得在管理上更加規(guī)范,在操作上更加嚴(yán)謹(jǐn),生成的一些報(bào)表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不僅方便了領(lǐng)導(dǎo)的查閱和管理,又能使領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)和全面地掌握薪酬管理的動(dòng)態(tài);在經(jīng)濟(jì)效益方面,許多原來(lái)需要人力完成的工作現(xiàn)在被信息化系統(tǒng)取代,節(jié)省了大量的人力成本,許多需要審核的流程原來(lái)需要打印成紙質(zhì)材料后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字審核,現(xiàn)在只需要領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)里確認(rèn)審核,節(jié)省了大量的紙張成本。不僅如此,在整個(gè)的項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中提高了企業(yè)員工對(duì)信息化辦公的認(rèn)識(shí),提高了企業(yè)整體信息化水平,提升了企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

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The framework and application of compensation management system in coal enterprise

Tan Zhanglu1,Zhou Wenwen1
(School of Management,China University of Mining and Technology,Beijing,Haidian,Beijing 100083,China)

Be based on the background of Datong Coal Group＇s Tiefeng Company,it firstly analyzes the problems such as low efficiency,do not operation of com pensation management on the regulate in current coal enterprises,to illustrate the necessity of construction of compensation system and implement information management of salary.Then it constructs the system＇s framework of coal enterprise salary management combined with the actual business of coal enterprises, and introduced main function modules in detail.Finally,it describes the problems that should be pay attention in the application of system and the implementation effect.

salary management,information system,human resource management,performance management

TD－918

A

譚章祿(1962－),男,江西贛州人,教授,博士生導(dǎo)師,煤炭安全與開(kāi)采國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室信息中心主任,工程管理博士點(diǎn)首席學(xué)科帶頭人。

(責(zé)任編輯 路 強(qiáng))

國(guó)家自然科學(xué)基金委員會(huì)項(xiàng)目資助(61471362)