◎張秀華

文書檔案管理

◎張秀華

文書檔案管理工作在各個領(lǐng)域都尤為重要，因為文書檔案管理涉及到事業(yè)單位的人事機密問題。隨著時代的發(fā)展，以往文書檔案管理方法的弊端逐漸顯露，文書檔案管理的方法跟不上時代的節(jié)奏，有時候甚至出現(xiàn)文件泄露等狀況，為事業(yè)單位帶來了很大的損失。因此，克服文書檔案管理傳統(tǒng)方法的弊端，進行文書檔案管理的創(chuàng)新非常有必要。本文仔細分析了文書檔案管理的現(xiàn)狀，強調(diào)了文書檔案管理的重要性，還針對文書檔案管理的改革提出了幾點要求，希望對文書檔案管理日后的發(fā)展有參考意義。

一般單位文書檔案記載的內(nèi)容很多，主要包括單位人員的人事檔案、單位活動的資料、單位往年的業(yè)績表、單位的工作計劃等。這些文件對單位都有非常重要的作用，一般在做決策時某些文書檔案可以用來做參考，甚至決定決策的方向。因此，做好文書檔案管理工作尤其重要，以往的文書檔案管理方法存在很多弊端，為了能讓單位更好的適應(yīng)社會的發(fā)展，單位必須進行文書檔案管理方法的創(chuàng)新，使重要的文書檔案更加保密，而且還要照顧到文書檔案的完整性，謹防文書檔案遺失。

文書檔案管理的重要意義

做好文書檔案的管理工作對事業(yè)單位具有重要意義。文書檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的一個重要部分，文書檔案記載著事業(yè)單位的各類信息，這些信息有的相當(dāng)重要，關(guān)系著事業(yè)單位的機密。一般工資做重大決策之時都會參考事業(yè)單位的文書檔案，因為文書檔案能夠為事業(yè)單位發(fā)展提供關(guān)鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了文書檔案，那么就會給事業(yè)單位帶來不可估量的損失，有的事業(yè)單位還可能因此負上法律責(zé)任。因此，做好文書檔案的管理工作對事業(yè)單位本身的發(fā)展非常重要。另外，做好文書檔案的管理工作可以為員工提供一個相對穩(wěn)定的工作環(huán)境，還可以鍛煉管理團隊的能力，激發(fā)員工的工作熱情，對事業(yè)單位的人才管理也起著不可替代的作用。

積極進行文書檔案管理的創(chuàng)新對事業(yè)單位發(fā)展具有重要意義。時代在不斷發(fā)展，這也對文書檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對文書檔案管理工作進行創(chuàng)新可以促進事業(yè)單位整體競爭力的上升，把事業(yè)單位的發(fā)展推向一個更高的平臺。另外，文書檔案管理的創(chuàng)新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決文書檔案管理的滯后問題，提高文書檔案的保密性和穩(wěn)定性。信息化時代的到來，為文書檔案的管理提供了一個很好的平臺，相關(guān)工作人員應(yīng)該借著信息化這股東風(fēng)將文書檔案的管理工作做得更好。

當(dāng)前文書檔案管理存在的問題

在新時代的背景下，文書檔案管理的現(xiàn)狀堪憂，經(jīng)調(diào)查，文書檔案管理主要存在以下幾大問題。

事業(yè)單位文書檔案管理的體制并不完善。文書檔案管理工作是一個復(fù)雜的過程，包括很多環(huán)節(jié)，主要包括文書檔案的分類存檔、文書檔案的收藏、文書檔案的使用等工作。文書檔案的分類非常重要，這關(guān)系到文書檔案使用時的便捷性問題。文書檔案的收藏也很重要，信息化時代已經(jīng)到來，文書檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失。現(xiàn)有的文書檔案管理出現(xiàn)了一個非常奇怪的問題，很多事業(yè)單位非常重視文書檔案的收藏，卻很少將文書檔案拿出來利用，這是文市檔案管理非常忌諱的一個問題。

文書檔案的管理人員素質(zhì)低下。很多事業(yè)單位的文書管理人員的素質(zhì)沒有達到文書檔案管理的基本要求，例如，有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進行文書管理，還有些管理人員沒有保密意識，隨便將事業(yè)單位的網(wǎng)站分享給外人，造成文書信息丟失。因此，文書檔案的管理人員是問世檔案管理工作的關(guān)鍵部分，如果管理人員的素質(zhì)遲遲得不到提升，對整個事業(yè)單位的發(fā)展都會造成不良影響。

文書檔案的管理方法跟不上時代的節(jié)奏。有的事業(yè)單位的文書檔案管理還采用以前傳統(tǒng)的檔案室管理，沒有將信息化引入到文書檔案管理工作中去。信息化時代的到來決定了文書檔案管理向信息化發(fā)展的必然性，一些事業(yè)單位不順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，一定會逐漸失去市場競爭力，被時代淘汰。

事業(yè)單位不重視文書檔案管理，沒有針對文書檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的事業(yè)單位沒有把文書檔案的管理擺在一個重要的位置，人為文書檔案的管理只是一項微不足道的工作，這種思維是非常不科學(xué)的。還有的事業(yè)單位安排了工作人員進行文書檔案的管理，但是并沒有制定科學(xué)合理的工作獎懲制度，一旦文書檔案工作出現(xiàn)了漏洞，事業(yè)單位不知道應(yīng)該向誰追究責(zé)任。而且文書管理做得好，事業(yè)單位也沒有相應(yīng)的獎勵制度，這嚴重打擊了管理人員的工作積極性。

提高文書檔案管理水平的措施

完善文書檔案管理的體制。事業(yè)單位應(yīng)該對現(xiàn)有文書檔案管理體制進行完善，促進文書檔案管理優(yōu)化升級。首先，在文書檔案管理的分類方面，相關(guān)工作人員一定要對文書檔案進行精確的分類，不能粗糙將文書檔案只分為幾大基本類型，相關(guān)工作人員在分類時應(yīng)該在對文書檔案進行基本分類之后，在在大類下面分出小類。不管文書檔案使用電腦存檔分類還是收藏在事業(yè)單位專用的檔案室，這個問題都非常重要。其次，在文書檔案管理的收藏方面，事業(yè)單位一定要注意檔案室的環(huán)境，謹防潮濕，并且，事業(yè)單位一定要將文書檔案輸入電腦進行加密存檔，一旦發(fā)生意外，文書檔案還有備份的可以調(diào)出來。最后，事業(yè)單位一定要注重文書檔案使用，文書檔案只收藏不使用的話，對事業(yè)單位來說就是一堆廢紙。實際上，文書檔案的使用價值是非常大的，當(dāng)事業(yè)單位遇到難以解決的問題時，文書檔案上的信息可以給事業(yè)單位提供很多參考意見，促進事業(yè)單位的順利發(fā)展。

對管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)。事業(yè)單位在選擇文書檔案的管理人員之時一定要嚴格要求，提高管理人員的整體素質(zhì)。事業(yè)單位在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進行專業(yè)化的培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括文書管理工作的內(nèi)容、文書管理工作的方法、文書管理工作出現(xiàn)漏洞應(yīng)該才去的應(yīng)急措施，只有提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，文書管理工作才有可能做得更好。針對文書管理人員的權(quán)責(zé)問題，事業(yè)單位應(yīng)該分配到各個部門，部門應(yīng)該具體分配到人，以免出現(xiàn)推諉現(xiàn)象。

將文書檔案管理與信息化接軌?，F(xiàn)在是信息化時代，文書檔案的管理工作必須與信息化接軌，跟上時代的節(jié)奏。文書檔案管理工作與信息化接軌的方式一般是對文書檔案進行信息化管理，但是給予網(wǎng)絡(luò)本身的開放性，文書檔案的信息化管理必須注重以下問題：第一，構(gòu)建安全的計算機網(wǎng)絡(luò)外在系統(tǒng)。文書檔案的計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備一定要保證安全性。另外，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機房選址非常重要，要對多方面的環(huán)境進行仔細的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強的地方。第二，防范網(wǎng)絡(luò)病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒給文書檔案管理帶來了嚴重地威脅，因此，事業(yè)單位的計算機須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術(shù)。防火墻可以檢查網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)的安全性，監(jiān)控計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運

行狀態(tài)。殺毒軟件可以進行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，從而確保整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。第三，對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時進行維護，以防出現(xiàn)安全隱患。對計算機網(wǎng)絡(luò)進行定期維護可以及時地發(fā)現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)中存在的一些不易發(fā)現(xiàn)的問題，并立即采取有效的保護措施，延長計算機的使用壽命。

制定科學(xué)合理的獎懲制度。事業(yè)單位應(yīng)該對文書檔案管理工作引起重視，意識到文書檔案對事業(yè)單位發(fā)展的重要作用。另外，針對文書檔案的管理工作，事業(yè)單位應(yīng)該建立講科學(xué)的責(zé)任制，這一點非常重要。因為科學(xué)合理的獎懲制度可以帶動員工的工作積極性，而不科學(xué)的獎懲制度直接打擊了員工的工作積極性。一個事業(yè)單位如果沒有科學(xué)合理的獎懲制度，那么整個事業(yè)單位的管理工作都會亂套。另外，科學(xué)合理的獎懲制度可一維護事業(yè)單位的基本利益，一旦事業(yè)單位的文書檔案管理出現(xiàn)問題，事業(yè)單位可以依據(jù)制度將責(zé)任追究到部門或者個人，不會出現(xiàn)不知道找誰追究責(zé)任的現(xiàn)象。而且，這種做法也可以對員工起到威懾作用，讓員工對自己的工作更加的重視，促進事業(yè)單位更快更好地發(fā)展。

文書檔案管理工作本身具有復(fù)雜性，這使得事業(yè)單位的文書檔案管理工作的難度增加。以往文書檔案的管理人員素質(zhì)低下、管理方法不先進、管理制度不完善，這些問題都嚴重阻礙了文書檔案管理的發(fā)展，也嚴重阻礙了工資的整體發(fā)展。針對這些問題，事業(yè)單位應(yīng)該采取一定的措施，例如完善文書檔案管理的體制、提高文書檔案管理人員的素質(zhì)、建立健全獎懲制度、將文書檔案管理腿上信息化道路等，這些措施都有利于文書檔案管理的創(chuàng)新，也有利于事業(yè)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展。

（作者單位 ：長春市固體廢棄物管理處）