文| 張慧

檔案資源的保護(hù)與利用

文| 張慧

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是歷史的真實(shí)記錄。檔案以其來源的廣泛性、內(nèi)容的豐富性和形成的原始性而成為國家戰(zhàn)略資源的核心構(gòu)成部分。檔案又是一種重要的社會(huì)信息資源，對于檔案資源，重要的是對檔案載體的保管保護(hù)，使其內(nèi)容在安全環(huán)境中保持完整性連續(xù)性可持續(xù)性。同時(shí)，重視其資源所含信息的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。保守國家機(jī)密是我們每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，也是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，使檔案資源得到充分合理的利用。

立檔案資源管理制度，以法對檔案資源進(jìn)行保護(hù)

規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合《檔案法》要求，符合國情、行業(yè)特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)本地，本單位檔案管理的需要。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

立檔案資源利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度。對未公開的檔案資源要認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

規(guī)范檔案資源利用方式，避免不可挽回?fù)p失。檔案的利用不能無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密碼”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

建立檔案“副本”，以防重要信息資源的丟失。對重要的檔案信息資源建立副本，通常的做法是同一檔案的電子檔案和紙質(zhì)檔案以及所屬的實(shí)物同時(shí)提交保存歸檔，對電子檔案還要進(jìn)行備份。

改善檔案資源保存環(huán)境

按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建檔案庫房，并對原有檔案庫房進(jìn)行改造，實(shí)現(xiàn)檔案庫房的現(xiàn)代化，數(shù)字化，自動(dòng)化。對于非專門檔案部門也應(yīng)設(shè)立專門的檔案室或檔案庫。不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

在閱覽室、閱讀室等檔案利用場所應(yīng)采取防紫外措施。檔案庫及查閱檔案等用房均應(yīng)消除或減輕紫外線對檔案、資料的危害。天然采風(fēng)的檔案庫及其他業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)選用防紫外光玻璃和采用遮陽設(shè)施，防止陽光直射。檔案庫及查閱檔案等用房采用人工照明時(shí)，宜選用乳白燈罩的白熾燈，如果用熒光燈時(shí)，應(yīng)有過濾紫外線和安全防火措施。

嚴(yán)格控制對紙質(zhì)檔案原件的復(fù)印利用，引進(jìn)更為先進(jìn)和高效的復(fù)印方式。紙質(zhì)檔案原件，特別是保存年代較為久遠(yuǎn)的檔案原件，其自身的理化性能較為脆弱，復(fù)印機(jī)光源高強(qiáng)度的照射會(huì)對其造成嚴(yán)重的傷害。目前主要是以復(fù)制件代替原件的方法，并進(jìn)行定期的檢查和做拷貝。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化。采用對紙質(zhì)檔案無害的檔案錄入設(shè)備，選用容量大，兼容性好的光盤存儲(chǔ)器。最大限度地減少檔案對空間的占有，將檔案編錄于數(shù)字程序，使檔案應(yīng)用更加方便，并延長檔案的保存使用壽命。

通過館藏目錄數(shù)字化，建立館藏目錄查詢系統(tǒng)，建立各類全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫，建立以電子計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代電子型檔案信息服務(wù)模式，通過擴(kuò)大收集文本、視頻、聲頻等數(shù)字信息，做好電子文件歸檔工作。努力做好各種重大紀(jì)念活動(dòng)、重大事件及社會(huì)的熱點(diǎn)新聞的有特色的檔案專欄，對信息加以組織、整理，建成各類檔案數(shù)據(jù)庫。

檔案資源的開發(fā)利用

知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代到來，社會(huì)對檔案資源的需要量與日俱增，要求檔案打破地域，行業(yè)，部門界限，建立互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

對現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行鑒定分類和解密，對那些沒有保密意義的該降低密級的降低密級，該解密的解密；對需要普及的檔案資源納入普及系統(tǒng)，有些技術(shù)知識性的檔案資源納入信息檢索系統(tǒng)便于查閱。

建立集成系統(tǒng)，增加檔案資源的儲(chǔ)存量。增強(qiáng)綜合開發(fā)利用功能，全方位、多角度、多層次地開發(fā)檔案資源，實(shí)行一體化管理，形成檔案資源的管理網(wǎng)絡(luò)，以保證檔案資源的充分利用。

應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案編目、檢索、借閱管理。它的突出優(yōu)點(diǎn)是速度快、準(zhǔn)確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統(tǒng)或?qū)ｎ}利用的需要。實(shí)現(xiàn)多次重復(fù)利用，聯(lián)網(wǎng)檢索，為檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造了條件。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)檔案信息資源，極大地提高了開發(fā)能力和效率，進(jìn)而提高檔案資源的利用率。用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。

注重檔案資源的質(zhì)量，努力使各門類檔案齊全，結(jié)構(gòu)合理，完整精煉，為開發(fā)利用檔案資源打好質(zhì)量基礎(chǔ)。對檔案實(shí)行規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體分類、編號、排架的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，做好檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，為利用檔案資源奠定檢索基礎(chǔ)。建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫，以滿足科學(xué)利用檔案資源的需要。

檔案工作者除了堅(jiān)持自學(xué)的學(xué)習(xí)方式外，還可以到高校進(jìn)行充電，充分利用高校人才聚集、師資力量雄厚、教育資源充足的優(yōu)勢，在短時(shí)間內(nèi)系統(tǒng)地掌握常用的信息知識和基本技能，為以后優(yōu)質(zhì)、高效地完成檔案工作奠定基礎(chǔ)。

濰坊學(xué)院）