黃 河，李 霞，徐亞軍

（國網(wǎng)寧夏電力公司寧東供電公司，寧夏 靈武 750409）

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)發(fā)展愈來愈依賴于信息資源；信息資源的開發(fā)利用，使社會(huì)各個(gè)方面發(fā)生和即將發(fā)生深刻的變化。企業(yè)作為社會(huì)的一部分，也將會(huì)受到這一變化的影響，必須適應(yīng)這些變化，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的作用，從實(shí)際出發(fā)，開拓創(chuàng)新，努力使檔案信息資源開發(fā)利用與企業(yè)信息資源開發(fā)利用同步發(fā)展。強(qiáng)化檔案信息管理意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感、緊迫感，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

1 正確認(rèn)識(shí)檔案信息在企業(yè)信息中的地位

當(dāng)前時(shí)代，是信息時(shí)代，檔案信息作為信息資源，同其他信息資源一樣，是信息的重要組成部分；企業(yè)檔案信息是企業(yè)信息的基礎(chǔ)資源，是企業(yè)信息的重要組成部分；是一個(gè)企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的重要標(biāo)志。企業(yè)檔案信息資源內(nèi)容豐富，載體形式多樣，涉及企業(yè)各個(gè)部門、方方面面，是企業(yè)管理工作中必不可少的信息資源。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和管理水平的提高，管理信息系統(tǒng)越來越成為企業(yè)管理中非常重要的組成部分，檔案管理作為信息管理系統(tǒng)的一個(gè)方面，已取得長足的發(fā)展，尤其是當(dāng)一些企業(yè)認(rèn)識(shí)到檔案資源的重要性后，建立高效的檔案信息系統(tǒng)就變得更加迫切了。因此，搞好企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)及企業(yè)管理工作服務(wù)，是其他信息資源無法比擬、無法替代的。所以加強(qiáng)企業(yè)信息資源開發(fā)利用，是歷史賦予檔案工作者的責(zé)任和義務(wù)，是搞好企業(yè)科學(xué)管理和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)其他科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形式的必然選擇，必須正確認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息資源的地位和作用，抓住當(dāng)前信息發(fā)展時(shí)代的機(jī)遇，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。

2 辦公自動(dòng)化是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的前提

企業(yè)辦公自動(dòng)化，是企業(yè)在處理公文中采用自動(dòng)化管理手段，利用企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)轉(zhuǎn)的系統(tǒng)在網(wǎng)上辦公，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件傳閱、審批、閱辦，到文件辦理完畢歸檔，改在網(wǎng)絡(luò)上傳閱、審批、閱辦，到辦理完畢的文件歸檔，全是在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行，這就使紙質(zhì)文件與電子文件區(qū)別開來，也就是傳統(tǒng)的辦公方式與辦公自動(dòng)化的根本區(qū)別，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基本條件。隨著現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，文件的載體結(jié)構(gòu)正逐步發(fā)生變化，紙質(zhì)文件比例下降，光盤，磁帶等電子類介質(zhì)的比例增加。電子類介質(zhì)具有存儲(chǔ)量大，體積小的優(yōu)點(diǎn)，是紙介質(zhì)所無法比擬的。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，提高了文件管理的效率，從而也使紙質(zhì)文件管理不再有優(yōu)勢(shì)。

但是，目前就現(xiàn)有的條件和辦公自動(dòng)化程序的使用而言，筆者認(rèn)為，在今后相當(dāng)一段時(shí)間里，紙質(zhì)文件和電子文件應(yīng)當(dāng)并存，因?yàn)?，目前辦公自動(dòng)化在企業(yè)內(nèi)部屬于剛起步，程序的使用到運(yùn)行完善需要有一個(gè)過程。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，電子文件逐漸增多，電子文件和檔案在形式和內(nèi)容上，比紙質(zhì)文件和檔案更難以區(qū)分，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適用于電子檔案的管理。為了保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性，必須對(duì)電子文件實(shí)行前端控制、全程管理，即采用文檔一體化管理模式。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案的一切活動(dòng)過程和處理情況。

3 標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理程序是信息化的保證

所謂標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理程序是指：依據(jù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)特點(diǎn)、適用于企業(yè)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序系統(tǒng)。因此，配置標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理程序是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。檔案信息化管理要對(duì)所需的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)聚集，數(shù)據(jù)庫的建立是檔案信息化的前提，要實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索，就要建立檔案信息數(shù)據(jù)，建立各種目錄，包括案卷目錄，卷內(nèi)目錄，專題目錄等，或者根據(jù)需要編制各種檢索目錄，充分挖掘檔案信息資源的潛力，滿足不同檔案類型的需要，實(shí)現(xiàn)最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，和信息資源的開發(fā)利用，為企業(yè)檔案信息化管理打下良好的基礎(chǔ)。

另外，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理程序應(yīng)滿足企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作，它包括檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、借閱、催還及參考資料編研工作，需要檔案人員定期、不定期地進(jìn)行檔案基本情況統(tǒng)計(jì)，檔案借閱歸還統(tǒng)計(jì)、檔案銷毀統(tǒng)計(jì)、銷毀清冊(cè)登記、超期檔案催還工作，還要對(duì)歸檔的技術(shù)文件進(jìn)行分析，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案軟件，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、設(shè)計(jì)、打印各種報(bào)表，進(jìn)行借閱登記、催還提醒等等，讓檔案人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件可以真正實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化。

4 檔案人員是檔案信息化管理的主體

檔案信息管理人員作為檔案信息管理的主體，是保證檔案信息管理的重要因素，是加強(qiáng)檔案信息管理的核心。人是生產(chǎn)力諸要素中最為活躍的因素，任何先進(jìn)的技術(shù)和管理模式都是依靠人來掌握和執(zhí)行的。檔案信息化管理也不例外，也是要依靠檔案人員來完成的，檔案人員素質(zhì)的高低直接影響檔案信息化的進(jìn)程。因此，政策措施、思想觀念、工作方法就必須適應(yīng)新的變化而不斷發(fā)展和勇于創(chuàng)新，這就需要有不斷創(chuàng)新的發(fā)展思路，有一大批對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)熟練、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理工作者，有一大批堅(jiān)持創(chuàng)新、勇于創(chuàng)新的檔案工作者，為此，檔案部門要有計(jì)劃地開展檔案管理人員的思想與業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，努力培訓(xùn)一批知識(shí)全面、一專多能、有開拓精神的復(fù)合型人才從事檔案信息的管理開發(fā)工作。

5 檔案信息化管理的重點(diǎn)是電子文件的管理

檔案的表現(xiàn)形式各種各樣，檔案的種類也比較多，但按其記錄形式及其采用的技術(shù)和設(shè)備，絕大多數(shù)都可以歸于以文字記錄的紙質(zhì)等載體檔案和以數(shù)字代碼序列記錄的電子檔案，而且這兩大類型的檔案，還會(huì)因長期保存和開發(fā)利用的需要相互轉(zhuǎn)換。只有認(rèn)清電子檔案與紙質(zhì)等載體檔案的共同點(diǎn)和不同點(diǎn)，才能做到對(duì)電子檔案管理提出正確的要求，既堅(jiān)持檔案工作的基本原則，又不致于將紙質(zhì)等載體檔案的理論、方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)加于電子檔案，有利于電子檔案根據(jù)自身的特殊性，創(chuàng)建電子檔案的管理理論、方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)；才能達(dá)到既強(qiáng)調(diào)電子文件及電子檔案管理的必要性，又不會(huì)放松對(duì)紙質(zhì)等載體檔案的管理、保護(hù)、開發(fā)利用；建立文件管理和檔案管理合一的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，充分開發(fā)各類檔案信息資源為企業(yè)服務(wù)，使檔案事業(yè)在電子時(shí)代繼續(xù)得到發(fā)展。

總之，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案信息管理工作必須緊跟時(shí)代的步伐，制定適合企業(yè)行業(yè)特點(diǎn)、吸收國內(nèi)相關(guān)行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗(yàn)的檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件；關(guān)注檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，有計(jì)劃地進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案人員掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；同時(shí)在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；培養(yǎng)一批有事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神的檔案信息自動(dòng)化管理骨干隊(duì)伍，使檔案事業(yè)與信息技術(shù)同步發(fā)展。