張園園

（天津醫(yī)科大學(xué) 綜合檔案室，天津 300070）

制度建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，制度的制定要以實(shí)際工作為基礎(chǔ)，任何制度的制定者都要從實(shí)際工作出發(fā)，不盲目、不隨從，只有這樣在制度執(zhí)行的過(guò)程中才會(huì)彰顯其嚴(yán)肅性和可實(shí)施性。通過(guò)實(shí)踐的檢驗(yàn)，管理者要不斷根據(jù)工作需要修定、補(bǔ)充和完善。所以制度的制定是一個(gè)反反復(fù)復(fù)、不斷更新的過(guò)程，沒(méi)有一成不變的制度。同時(shí)制度的制定要具有可執(zhí)行性，要從工作需要的角度出發(fā)，制定的基礎(chǔ)要遵循國(guó)家法律法規(guī)及管理規(guī)定，不逾越上位法。一切事務(wù)做到有章可循、有法可依，是現(xiàn)在社會(huì)快速合理發(fā)展的基本要求。高等教育的發(fā)展也不例外，在高校體系建設(shè)中，制度是先行軍，是對(duì)廣大師生各項(xiàng)權(quán)益的保障，是對(duì)學(xué)校正常發(fā)展具有保駕護(hù)航的作用。校園文化作為一種環(huán)境教育力量，對(duì)學(xué)生的健康成長(zhǎng)有著巨大的影響。校園文化建設(shè)包括物質(zhì)文化建設(shè)、精神文化建設(shè)和制度文化建設(shè)三個(gè)方面，可見(jiàn)制度建設(shè)的重要性，高校檔案制度建設(shè)作為校園制度文化建設(shè)的一部分，對(duì)學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展是必不可缺的。

1 高校檔案工作在高校整體建設(shè)中的作用

高校工作涉及方方面面，它的職責(zé)既有培養(yǎng)專(zhuān)門(mén)人才，進(jìn)行科學(xué)研究，還要服務(wù)社會(huì)。在高校的發(fā)展中會(huì)形成很多資料，這些資料在檔案部門(mén)的征集、整理下變成了檔案。在中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確指出高等學(xué)校檔案的重要性，其價(jià)值貫穿于學(xué)校整個(gè)教學(xué)及科研活動(dòng)之中，例如為各行政部門(mén)提供資料參考，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持依據(jù)，為校園建設(shè)提供基建圖紙，為校內(nèi)外學(xué)生提供學(xué)籍材料。高校檔案工作者面對(duì)的服務(wù)對(duì)象從校內(nèi)涉及到校外、從在校生涉及到畢業(yè)生。同時(shí)在《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出：高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整天發(fā)展規(guī)劃。由此可見(jiàn)，高校檔案工作是與高校教學(xué)、科研、管理工作密不可分、不分上下，它們都對(duì)學(xué)校發(fā)展具有支撐作用。從某種意義上來(lái)說(shuō)，高校檔案是高校歷史發(fā)展的真實(shí)寫(xiě)照，是學(xué)校發(fā)展的第一手資料，它深刻而生動(dòng)的記錄了學(xué)校各個(gè)時(shí)期的發(fā)展動(dòng)態(tài)，見(jiàn)證了學(xué)校從小到大、從無(wú)到有的全過(guò)程，承載著學(xué)校的榮譽(yù)，匯集著辦學(xué)過(guò)程中領(lǐng)導(dǎo)者的智慧。通過(guò)保管檔案、提供利用、進(jìn)行宣傳工作，高校檔案將檔案能夠“存史、資政、育人”的作用發(fā)揮的淋漓盡致。高校檔案組成內(nèi)容決定了其具有很強(qiáng)的服務(wù)性。一方面，高校文書(shū)檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了參考依據(jù)，通過(guò)參照歷史，領(lǐng)導(dǎo)階層在處理問(wèn)題時(shí)更加全面，能夠慎重并有借鑒的做出決定。同時(shí)各行政機(jī)關(guān)能夠?qū)n案材料作為日常工作的重要參考依據(jù)。第二，高校教學(xué)檔案的參考和憑證價(jià)值相當(dāng)重要。教學(xué)檔案內(nèi)容非常豐富，涉及到專(zhuān)業(yè)建設(shè)、招生工作、教學(xué)課堂與教學(xué)實(shí)踐等。檢驗(yàn)一個(gè)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量能否過(guò)關(guān)的重要性工作是教學(xué)評(píng)估。如何來(lái)說(shuō)明教學(xué)質(zhì)量是否過(guò)關(guān)，教學(xué)檔案的齊全完整是一項(xiàng)重要指標(biāo)。在歷次的教學(xué)評(píng)估中，檔案的價(jià)值發(fā)揮到極致，真實(shí)的展示了教學(xué)水平。第三，科技檔案在高校發(fā)展中也發(fā)揮著重要作用，它展示了高校科研水平，維護(hù)了科研人員的基本利益，記載了學(xué)校學(xué)術(shù)成果，對(duì)廣大師生在追求科研的道路上起到了激勵(lì)的作用，并對(duì)科研人員個(gè)人的利益提供了保障，為他們競(jìng)聘、晉升職稱(chēng)等各方面提供材料支持。

2 高校檔案制度建設(shè)的必要性

高校檔案工作在學(xué)校中占有重要位置，如何使這項(xiàng)工作能夠順利開(kāi)展，制度建設(shè)是最重要的保障。高校制度建設(shè)的基礎(chǔ)是國(guó)家和地方各項(xiàng)法律法規(guī)和規(guī)章制度，只有認(rèn)真研究并結(jié)合本單位實(shí)際制定的制度，才可以是既符合國(guó)家要求，又滿(mǎn)足本單位的需要，才具有可執(zhí)行性。開(kāi)展制度建設(shè)的目標(biāo)主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是管理類(lèi)制度的建立，這些制度的建立是嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)的要求，針對(duì)本單位情況制定的，往往被制定成各類(lèi)管理辦法或規(guī)章制度，是高校檔案管理工作的依據(jù)，其內(nèi)容不僅明確了高校檔案管理體制、機(jī)構(gòu)及任務(wù)，更對(duì)檔案從形成到利用等各環(huán)節(jié)做出了詳細(xì)的說(shuō)明。這些管理類(lèi)辦法的制定能夠完善檔案工作體制機(jī)制，明確各級(jí)檔案相關(guān)部門(mén)及相關(guān)人員的工作職責(zé)。對(duì)與檔案管理者來(lái)說(shuō)，這種制度的建立能夠保障檔案工作能夠按照規(guī)劃順利完成。對(duì)于整個(gè)學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)，這種制度及管理辦法能夠進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用檔案。二是檔案工作中各環(huán)節(jié)制度的建立，使檔案工作更加具有規(guī)范性，可以完善檔案管理手段，使各項(xiàng)工作程序更加規(guī)范化、科學(xué)化，實(shí)行統(tǒng)一的檔案管理制度，使得檔案工作按照標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行。對(duì)于校內(nèi)檔案工作來(lái)說(shuō)，有了合理而規(guī)范的規(guī)章制度，從歸檔、到查閱、到利用不僅能節(jié)省時(shí)間，而且能提高效率。三是針對(duì)檔案利用者利用檔案制度的建立，更加體現(xiàn)便捷性，能夠建立符合現(xiàn)狀的服務(wù)機(jī)制，簡(jiǎn)化、明確各項(xiàng)利用制度。有了各種利用制度，利用者可根據(jù)需求提前準(zhǔn)備材料和需攜帶的各類(lèi)證件和證明，在很大程度上減少了電話(huà)咨詢(xún)、對(duì)不明確的事項(xiàng)進(jìn)行解釋的時(shí)間，辦公效率提高了，也達(dá)到了利用者的滿(mǎn)意度。

3 保障高校制度建設(shè)順利進(jìn)行的重要舉措

為保障高校檔案制度建設(shè)順利進(jìn)行，檔案管理者要進(jìn)行深入的思考。一是高校檔案制度的制定要緊跟國(guó)家和高校檔案事業(yè)發(fā)展的步伐，根據(jù)上級(jí)相關(guān)工作精神和管理文件的出臺(tái)，定期修訂和補(bǔ)充，使得高校檔案制度建設(shè)能夠適應(yīng)新形勢(shì)下檔案發(fā)展的需要。二是高校檔案制度的制定要做好與相關(guān)部門(mén)的溝通，高校檔案工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)與各歸檔部門(mén)密不可分，及時(shí)了解各部門(mén)檔案歸檔情況，聽(tīng)取兼職檔案人員的意見(jiàn)，幫助他們解決工作中遇到的困難，這樣才能制定出符合工作實(shí)際的規(guī)章制度。三是要具有前瞻的思想，提前預(yù)想出工作中會(huì)出現(xiàn)的種種狀況，在問(wèn)題出現(xiàn)前出臺(tái)制度，做到以制度來(lái)保障工作的正常運(yùn)行。四是要認(rèn)真做好調(diào)研工作，做到既熟知本學(xué)校檔案工作，也對(duì)其他院校和機(jī)構(gòu)的管理制度有所了解，用先進(jìn)的理念促進(jìn)本校檔案工作快速發(fā)展。

作為檔案管理者，如何制定合理而有效的管理制度是其自身的使命，在做好檔案基礎(chǔ)工作的同時(shí)，高校檔案管理者要提高自身修養(yǎng)，時(shí)刻關(guān)注國(guó)家檔案工作動(dòng)態(tài)，根據(jù)工作需要對(duì)學(xué)校檔案制度進(jìn)行修訂，讓制度為實(shí)際工作服務(wù)。