摘要：檔案管理是房地產(chǎn)業(yè)中的重要管理部分，隨著房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，檔案管理的技術(shù)和水平也逐漸得以提高，計算機技術(shù)在檔案管理中被廣泛應(yīng)用，房產(chǎn)檔案逐漸實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)化、管理網(wǎng)絡(luò)化和服務(wù)的現(xiàn)代化。本文主要對計算機技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用進行分析探究。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；信息技術(shù)；數(shù)字化管理

我國的檔案管理一直采用傳統(tǒng)的人工管理的方式，管理水平相對較低，保密性較差，而且隨著房產(chǎn)信息量逐漸增大，使得房產(chǎn)工作在管理過程中困難重重，房產(chǎn)管理者不得不考慮使用其他的方式進行管理，計算機管理取代傳統(tǒng)的人工管理成為房產(chǎn)管理的必然趨勢。

一、使用計算機技術(shù)管理房產(chǎn)檔案的優(yōu)勢

（一）可以共享檔案信息

1、傳統(tǒng)的檔案管理依靠的是紙質(zhì)的資料和人工作業(yè)對一些資料上的數(shù)據(jù)和信息進行整理的方式，這在作業(yè)的過程中不但耗費了大量的人力、物力，還存在工作效率低、透明度低、數(shù)據(jù)和信息提取靈活性較差等特點，很難實現(xiàn)信息共享，也會導(dǎo)致檔案管理的錯誤率較高。計算機檔案管理可以克服傳統(tǒng)檔案管理低效率、低透明度、高差錯率的困難，它可以利用計算機內(nèi)部的存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)和多媒體技術(shù)等一些高新技術(shù)對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的整理和統(tǒng)計，將房產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，以數(shù)字化的形式對檔案信息進行存儲，利用網(wǎng)絡(luò)將存儲的信息連接，然后使用計算機系統(tǒng)進行管理，從而形成一個有秩序的房產(chǎn)檔案信息庫，能夠更好的適應(yīng)現(xiàn)代房產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，實現(xiàn)資源共享。

2、房產(chǎn)檔案信息技術(shù)可以將圖形、文檔和數(shù)據(jù)有機進行結(jié)合，使得房產(chǎn)信息實現(xiàn)了開放式的管理，從而使得產(chǎn)權(quán)信息能夠公開查詢，確保房產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性，為國家的房產(chǎn)政策提供了技術(shù)支持，為個人和企業(yè)提供了準(zhǔn)確的房產(chǎn)信息，避免了炒房行為的發(fā)生。

（二）可以更方便的管理房產(chǎn)檔案

使用計算機技術(shù)可以實現(xiàn)檔案自動存檔和處理，還可以實現(xiàn)相關(guān)事務(wù)的自動化管理。除此之外，計算機應(yīng)用于房產(chǎn)管理能夠?qū)崿F(xiàn)管理過程中的無紙化操作，還能夠滿足檔案信息的日常統(tǒng)計、檢查等工作的要求，能夠?qū)⑹占男畔㈦S時存入數(shù)據(jù)庫，對以后進行深層信息開發(fā)和利用有重要作用。計算機技術(shù)還可以將產(chǎn)權(quán)管理、檔案管理和圖形管理有機結(jié)合，實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字信息的錄入及數(shù)據(jù)庫管理，使房產(chǎn)檔案形成電子化的集中存儲和查詢的系統(tǒng)，能夠讓產(chǎn)籍登記、修改、統(tǒng)計、查詢、打印等程序更加快捷方便，也能更好地提高檔案管理的工作質(zhì)量，滿足社會發(fā)展和人們對房產(chǎn)檔案的使用和需求。

（三）可以使得檔案管理更加規(guī)范

計算機房產(chǎn)檔案管理的最顯著的特點就是加快了檔案管理的數(shù)字化進程，增加了信息的透明度，使得房產(chǎn)檔案管理更加系統(tǒng)化。利用這種技術(shù)管理檔案的主要方法就是建立一個集中掃描系統(tǒng)，對各個時期的房產(chǎn)檔案進行掃描錄入，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖像，從而實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息的錄入和管理，可以使用索引對房產(chǎn)檔案進行查詢。當(dāng)需要使用原房屋買賣契約或是其他相關(guān)資料時，檔案管理人員只需要在電腦中查找所需要的信息，避免了傳統(tǒng)的提檔消耗大量時間。使用計算機管理也使得歸檔的效率提高了，避免了歸檔中對檔案的損壞現(xiàn)象發(fā)生。使用數(shù)字化檔案管理可以保障房產(chǎn)檔案的準(zhǔn)確性和安全性。相比之下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在大量安全隱患，紙質(zhì)檔案在修改時會出現(xiàn)涂抹等現(xiàn)象，由于檔案保存的時間較長導(dǎo)致檔案信息不清楚，檔案在不斷查閱過程中可能會受損嚴(yán)重。采用計算機技術(shù)管理檔案可以解決檔案管理中存在的一系列難以解決的問題。數(shù)字化信息管理使得信息的透明度增強，從而提高了企業(yè)和居民對房產(chǎn)的保護意識，讓他們在辦理房產(chǎn)登記的過程中學(xué)會維護自己的權(quán)益，提高了房產(chǎn)信息的真實性。

二、計算機技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

（一）作為房產(chǎn)檔案管理開發(fā)的平臺

數(shù)據(jù)庫是一種組織和表達(dá)信息的工具，它的功能是對數(shù)據(jù)進行存儲和操作。隨著信息技術(shù)的不斷提高，數(shù)據(jù)庫編程語言也不斷得到發(fā)展，許多編程語言逐漸靠近房產(chǎn)檔案管理的要求。不管使用哪一種編程，都必須符合房產(chǎn)單位檔案管理工作的實際需要，要統(tǒng)籌考慮檔案管理中多方面的因素，切實提高資源開發(fā)利用效率，發(fā)揮檔案管理開發(fā)平臺的作用。

（二）房產(chǎn)檔案信息化的體系結(jié)構(gòu)

在房產(chǎn)檔案管理中，檔案原件和檔案數(shù)據(jù)都是檔案信息化的內(nèi)容，作為房產(chǎn)檔案原始資料的檔案原件是檔案數(shù)據(jù)的唯一來源，檔案原件也可以證明房產(chǎn)身份。檔案數(shù)據(jù)是用來查詢、統(tǒng)計、管理和記錄等目的的數(shù)字化檔案，它是房產(chǎn)原始數(shù)據(jù)信息化后的產(chǎn)物。檔案數(shù)據(jù)的管理模塊主要包括四個方面。

1、首先是數(shù)據(jù)庫的監(jiān)理，數(shù)據(jù)庫的監(jiān)理具有復(fù)雜性特點，主要是因為房產(chǎn)基本信息和權(quán)屬狀態(tài)的多樣性導(dǎo)致其監(jiān)理較困難。房產(chǎn)信息包括房產(chǎn)的基本信息、房產(chǎn)的初始信息、房產(chǎn)的交易信息和房產(chǎn)的限制信息等，其中房產(chǎn)的基本信息就是房屋坐落、建筑結(jié)構(gòu)、建筑面積和樓層及層次等；房產(chǎn)的初始信息包括建筑工程的用地許可證、規(guī)劃許可證、竣工合格證等資料；房產(chǎn)的交易信息包括產(chǎn)權(quán)人、以往交易方式、房產(chǎn)成交價格和產(chǎn)權(quán)證號等信息；房產(chǎn)的限制信息包括房產(chǎn)被政府部門或是司法機關(guān)查封解封的信息以及房產(chǎn)抵押等限制房產(chǎn)交易的資料。利用計算機技術(shù)合理建立數(shù)據(jù)庫來保存房產(chǎn)數(shù)據(jù)，各個數(shù)據(jù)之間通過關(guān)鍵字段建立連接，更能方便管理者對房產(chǎn)信息的查閱，使得系統(tǒng)的使用效率和開發(fā)效益得到更好地發(fā)揮。

2、其次是數(shù)據(jù)錄入，對于房產(chǎn)的基本信息一般通過手動錄入完成，而對于房產(chǎn)的初始信息、房產(chǎn)的交易信息和房產(chǎn)的限制信息可以通過計算機掃描儀掃描或是通過數(shù)碼相機拍攝原始資料來完成，在數(shù)據(jù)錄入的過程中要求數(shù)據(jù)操作員必須小心謹(jǐn)慎，不得錄入有誤差的數(shù)據(jù)或是盡量減少錄入數(shù)據(jù)的誤差，對電腦設(shè)備的接口做到高效使用，使其能夠有效存儲大量的圖像文件。

3、緊接著是數(shù)據(jù)查詢，它是數(shù)字化系統(tǒng)面向外部的一個服務(wù)功能，也是系統(tǒng)最終要達(dá)到的目的，在查詢過程中會涉及到一些個人財產(chǎn)保密以及侵犯個人隱私的問題，所以在數(shù)據(jù)查詢時應(yīng)該根據(jù)獲得的權(quán)限對所需要的內(nèi)容進行查詢，這可以使得查詢更加安全，能更好的對個人信息進行保密，避免信息的泄露。除此之外，數(shù)據(jù)查詢是面向不同房產(chǎn)用戶，滿足不同語態(tài)要求的，所以要保證查詢結(jié)果能夠任意組合，為用戶提供清晰的數(shù)據(jù)。

4、最后是系統(tǒng)維護功能，系統(tǒng)維護是計算機技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中的主要功能。隨著城市房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展，人們對房產(chǎn)檔案的查閱需求逐漸增強，因此對房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)要求也隨之提高，要求檔案管理系統(tǒng)必須遵循快捷、準(zhǔn)確方便的原則，因此對系統(tǒng)要加強檢查，對出現(xiàn)問題的地方做到及時維護，才能保證整個系統(tǒng)安全、穩(wěn)定的運行，系統(tǒng)維護主要包括各種權(quán)限的分配和數(shù)據(jù)庫的維護等內(nèi)容，在維護的過程中也要綜合各方面的因素，才能保證系統(tǒng)的正常運行。

結(jié)束語

在信息系統(tǒng)逐漸完善的過程中，計算機技術(shù)會被越來越廣泛的應(yīng)用于房產(chǎn)檔案管理中，使得傳統(tǒng)的管理模式得以改善，也能夠讓房產(chǎn)檔案管理向現(xiàn)代化的管理方式發(fā)展和轉(zhuǎn)變，切實提高檔案信息資源的開發(fā)，以更準(zhǔn)確的信息和資料服務(wù)于人民和社會。

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作者簡介：孟德邦（1974.08——），男，山西省文水縣房地產(chǎn)管理中心現(xiàn)任所長，從事測繪工作。