【摘要】隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，人類社會進入信息時代，文件資料的信息化和數(shù)據(jù)化處理日益成為檔案管理的主要方式。目前，電子檔案管理技術(shù)存在有軟硬件設施老化或缺少有效維護、安全保障機制不健全以及管理人員的技術(shù)能力較弱等問題，需從電子檔案系統(tǒng)運作的各個環(huán)節(jié)進行革新與改進，從而提高電子檔案的管理與保護效果，保障其應用價值。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理；保護；問題；策略

在信息時代下，現(xiàn)代科技得到了廣泛運用。電子檔案管理技術(shù)能夠?qū)Υ罅繖n案文件進行收集整理，因此在社會的工作實踐中得到了日益廣泛的運用。同時，社會對電子檔案技術(shù)的操作性與安全性提出了更高的要求。為適應社會發(fā)展需要，提高電子檔案管理的效果，本文對電子檔案在管理與保護過程中存在的問題進行分析，并探討應對策略。

一、電子檔案管理與保護中存在的問題

電子檔案即以計算機的磁盤為載體，對實體的檔案信息進行數(shù)據(jù)化處理并儲存在計算機網(wǎng)絡中，通過將虛擬數(shù)據(jù)可轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡用戶能夠認知的文字、符號、圖像等檔案信息，為用戶提供信息服務。由于電子檔案技術(shù)依賴于一定的內(nèi)外部條件，因此具有一定的不穩(wěn)定性。現(xiàn)階段的電子檔案管理與保護存在以下問題[1]。首先，計算機、磁盤以及內(nèi)外部網(wǎng)絡空間作為電子檔案信息傳輸?shù)闹饕d體，其檢修與維護工作重視性不足；其次，電子檔案的安全性需要健全的安全機制進行保障，在電子檔案的使用過程中，可能在防火墻、電子印章、數(shù)字證書等方面產(chǎn)生部分漏洞，形成安全隱患；最后，電子檔案的正常傳輸依賴于信息管理與維護人員的技術(shù)水平，部分技術(shù)人員的技能難以滿足電子檔案的需求，影響了電子檔案的維護與運行。

二、電子檔案管理保護問題的應對策略

（一）注重軟硬件設施維護，保障檔案系統(tǒng)運行

電子檔案存儲技術(shù)是新型的信息科學技術(shù)，其作業(yè)能力的發(fā)揮依賴于軟硬件設備的正常運行，因此，對軟硬件設施進行檢修與維護具有重要意義。電子檔案系統(tǒng)的軟硬件設施包括電子計算機、磁盤、光盤，以及內(nèi)部的局域網(wǎng)和外部的公用網(wǎng)絡空間，在使用過程中存在有機器老舊、故障以及網(wǎng)絡平臺的惡意攻擊等威脅。因此，在實際工作中需重視對設施的定期檢修和維護，同時注重設備和技術(shù)的革新，以保障系統(tǒng)的正常運作。

硬件設施的檢修包括對計算機內(nèi)部組成零件的檢測、更換，以及對光盤、磁盤等電子數(shù)據(jù)存儲載體的質(zhì)量保護，檢修工作可以通過以下方式開展：第一，招聘專業(yè)的設備檢修人員與網(wǎng)絡環(huán)境安全工程師，該類技術(shù)人員均經(jīng)過專業(yè)的檢修知識以及檢修技能的學習，對計算機的組成原理、磁盤光盤的維護以及網(wǎng)絡環(huán)境的監(jiān)測具備一定的了解程度與豐富的操作經(jīng)驗，能夠有效執(zhí)行對軟硬件設施的檢修[2]。第二，信息科學技術(shù)的快速發(fā)展，使得軟硬件設施的革新速度不斷加快，因此，檔案管理系統(tǒng)應注重軟硬件設施的更新?lián)Q代，及時淘汰系統(tǒng)中的老舊硬件設備，同時關(guān)注先進的網(wǎng)絡安全應用技術(shù)，不斷提升軟件環(huán)境的兼容性與革新度。通過軟硬件設施的雙重維護，保障檔案系統(tǒng)的正常運行。

（二）健全安全防御機制，提升檔案信息安全

檔案信息的傳輸依賴于內(nèi)部的局域網(wǎng)與外部的公共網(wǎng)絡空間的數(shù)據(jù)交換，在傳輸過程中，面臨著計算機黑客以及電腦病毒帶來的安全隱患，對信息的保密性造成威脅。因此，安全防御體系的建立健全具有重要意義。網(wǎng)絡的安全及防御機制的主要內(nèi)容包括對局域網(wǎng)的安全維護、對網(wǎng)絡病毒的防范、對TCP/IP協(xié)議的管理，涉及到各服務點的防火墻維護以及虛擬內(nèi)部網(wǎng)的劃分[3]。通過對網(wǎng)絡安全防御機制的完善，提升電子檔案系統(tǒng)的安全性能。

電子檔案完善的安全防御措施包括身份認證措施、信息加密措施、訪問控制管理措施等，身份認證措施包括數(shù)字信封、數(shù)字簽名等安全管理認證技術(shù)，可以有效保證電子檔案的信息傳輸?shù)臏蚀_性和終端定位的安全性。信息加密措施包括對稱密鑰與非對稱密鑰，兩種加密系統(tǒng)配合使用，將電子檔案進行加密、解密處理，降低信息內(nèi)容的泄露威脅。訪問控制管理措施包括網(wǎng)絡權(quán)限和入網(wǎng)訪問，能夠有效避免電子檔案資源遭到非常規(guī)性使用。除對安全加密技術(shù)的采用，還可使用網(wǎng)絡入侵的檢測防御設備，實時監(jiān)測電子檔案系統(tǒng)的網(wǎng)段中出現(xiàn)的外部入侵或內(nèi)部破壞行為，對其進行及時的警報或攔截，以彌補部分網(wǎng)絡防火墻軟件在網(wǎng)段邊界保護上存在的漏洞，保障電子檔案信息傳輸?shù)陌踩院捅Ｃ苄浴?/p>

（三）強化人員技術(shù)培訓，提升檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案文件以紙質(zhì)材料為主要載體，對管理人員的信息技術(shù)水平要求較低，現(xiàn)代檔案管理方式的革新，使得檔案內(nèi)容由實體文字、圖片轉(zhuǎn)換為字節(jié)、比特等虛擬數(shù)據(jù)形式，在管理工作中涉及到對各類機器、設備的操作以及對網(wǎng)絡環(huán)境的基本配置方式的掌握[4]。部分工作人員由于缺乏計算機信息知識培訓，在實際作業(yè)中不能按要求完成電子數(shù)據(jù)的復制、刻錄和存盤操作，并且作業(yè)流程缺乏規(guī)范性，易造成對設備的人為損害，影響檔案管理的效率。

對電子檔案管理人員的能力培訓可通過以下途徑：第一，在管理人員內(nèi)部開設培訓課程，根據(jù)其計算機技術(shù)基礎(chǔ)的掌握程度進行分班教學，目的在于提升基礎(chǔ)較弱學員的計算機基本操作原理，強化基礎(chǔ)較強學員的理論知識梳理，教學內(nèi)容包括電子檔案管理軟件（如超易、智信等）理論知識介紹，以及相關(guān)設備的規(guī)范操作方法，通過教學全方面提升管理人員整體的技術(shù)水平。第二，通過向管理人員敘述實際工作中的電子檔案安全保護案例，直觀地介紹由于操作失誤或技術(shù)能力缺失所導致的安全隱患，為用戶隱私及和社會安全機制帶來的威脅，從而提升管理人員的安全防范意識。

三、結(jié)語

社會的快速發(fā)展造成了檔案文件的大量產(chǎn)生，電子檔案技術(shù)的運用也日益廣泛深入。隨著科學技術(shù)的不斷進步，電子檔案系統(tǒng)在安全方面的發(fā)展將日益完善、健全。在電子檔案的使用過程中應始終注重對系統(tǒng)設施的維護、對防御機制建設以及對人員技能的培訓。通過全面的保障策略，促進電子檔案技術(shù)的長效發(fā)展。

參考文獻

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