王英

(湖北職業(yè)技術(shù)學(xué)院,湖北孝感 432000)

綜述檔案的形成

王英

(湖北職業(yè)技術(shù)學(xué)院,湖北孝感 432000)

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在工作活動(dòng)中采用書(shū)寫(xiě),繪制,拍照,錄音,錄像等方式記載,并保存下來(lái)供查考的原始信息,檔案的歷史可謂源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。

人事檔案 檔案管理 真實(shí)性

根據(jù)考古證實(shí)，我國(guó)現(xiàn)存最古老的甲骨檔案出現(xiàn)在公元前14世紀(jì)前后的殷商時(shí)期，至今存在了四千余年。千百年來(lái)，隨著生產(chǎn)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，檔案的載體由早期的龜甲獸骨，青銅器皿，竹簡(jiǎn)木牘，石料，兼帛等材料等發(fā)展為紙張，現(xiàn)代以后又出現(xiàn)膠卷，磁帶，計(jì)算機(jī)磁盤(pán)，光盤(pán)等為載體的新型檔案。與此同時(shí)，檔案形成者的范圍不斷擴(kuò)大，從以官方機(jī)構(gòu)為主要形成者，發(fā)展到各類(lèi)企業(yè)、學(xué)校、醫(yī)院以至于家庭或個(gè)人都形成檔案；檔案的內(nèi)容從主要記載國(guó)家事務(wù)，逐漸擴(kuò)展為即在各種社會(huì)生產(chǎn)，生活和自然現(xiàn)象，檔案因此成為一種全面記錄和反映國(guó)家和社會(huì)歷史發(fā)展?fàn)顩r的寶貴的信息資源。

1 何謂檔案

檔案是各類(lèi)單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的供保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的原始記錄。

所謂原始記錄，是指首次生成并以一定方式記錄在某種載體上的信息。它包括行政文件，經(jīng)濟(jì)文件，科研設(shè)計(jì)材料，手稿，日記，書(shū)信，家譜，照片，錄音，錄像，數(shù)字化信息等。比如:單位在行政管理工作中形成并保留下來(lái)的決定，會(huì)議記錄，在生產(chǎn)活動(dòng)中形成并保留下來(lái)的生產(chǎn)計(jì)劃，產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙，在商務(wù)活動(dòng)中形成的客戶信息記錄，銷(xiāo)售情況記錄，在員工聘任和考核中形成并保存下來(lái)的表格，在財(cái)務(wù)管理中形成的會(huì)計(jì)憑證，報(bào)表，等等。

2 檔案從何而來(lái)

2.1 檔案形成者的類(lèi)型

檔案形成者的類(lèi)型非常廣泛，就組織的角度而言，檔案來(lái)源于依法成立并能以自己的名義行駛權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的各種組織，即“法人”。它包括各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、各種工商業(yè)、金融保險(xiǎn)業(yè)、房地產(chǎn)業(yè)、信息產(chǎn)業(yè)、服務(wù)業(yè)的公司、各類(lèi)教育、科研、衛(wèi)生、文藝、體育、社會(huì)福利機(jī)構(gòu)，還有學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)、商會(huì)、等社會(huì)團(tuán)體，檔案在這些單位內(nèi)是按照職責(zé)分工連續(xù)地，有規(guī)律地形成的。

2.2 檔案與其形成者的關(guān)系

檔案是形成者的自身活動(dòng)中的形成的，屬于同一個(gè)形成者的檔案之間存在著不可分割的密切聯(lián)系。比如；一個(gè)企業(yè)進(jìn)行管理，開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)形成的工作制度，操作流程和規(guī)范，各種會(huì)議記錄，各種合同和客戶等級(jí)，產(chǎn)品生產(chǎn)或銷(xiāo)售記錄，產(chǎn)權(quán)證明，財(cái)務(wù)賬目等，這些文件既是這個(gè)企業(yè)開(kāi)展工作的工具，有記錄了其活動(dòng)的實(shí)際過(guò)程，能夠全面、系統(tǒng)的反映這個(gè)企業(yè)的歷史活動(dòng)面貌，是一個(gè)有機(jī)的整體，因此，這些檔案不能分散，應(yīng)集中管理。

3 檔案如何形成

檔案是單位或個(gè)人在現(xiàn)實(shí)工作中形成和使用的各種文件的轉(zhuǎn)化物。由于單位和個(gè)人的社會(huì)職能、活動(dòng)方式、溝通渠道不同，因此，其檔案在形成過(guò)程上也存在一定的差異。單位檔案的形成過(guò)程比個(gè)人檔案要復(fù)雜一些，它們一般都要經(jīng)過(guò)一系列的工作程序之后才能形成。在這里我們以單位的檔案為主描述和分析其形成過(guò)程。

3.1 處理完畢的文件才能成為檔案

檔案是從文件轉(zhuǎn)化來(lái)的，檔案與文件是同一個(gè)事物的不同運(yùn)動(dòng)階段。文件是單位開(kāi)展各項(xiàng)工作的辦事工具和溝通媒介，具有時(shí)效性。而檔案的主要作用是備考。所以，只有當(dāng)文件處理完畢以后，不需要在單位的現(xiàn)行工作中運(yùn)行了，才可以作為檔案保存。

3.2 文件能否轉(zhuǎn)化為檔案需要人們通過(guò)鑒定來(lái)決定

文件的查考利用價(jià)值主要是指其在事實(shí)、證據(jù)、知識(shí)等方面對(duì)人們和社會(huì)的有用性。在文件向檔案轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，查考利用價(jià)值是檔案形成的關(guān)鍵因素和條件。只有具有查考利用價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存。

3.3 經(jīng)過(guò)立卷歸檔集中保存起來(lái)的文件,才最后成為檔案

從檔案形成的過(guò)程看，檔案與文件之間有著天然的密切聯(lián)系.也有著明顯的區(qū)別，具體表現(xiàn)為:文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿:文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。檔案是由各種文件有條件地轉(zhuǎn)化來(lái)的，這就是檔案形成的一般規(guī)律。掌握檔案的形成過(guò)程和條件，是我們正確地處理文書(shū)工作和檔案工作之間的關(guān)系，科學(xué)地開(kāi)展檔案管理工作的前提。

4 檔案的外在形式

檔案的外在形式是指其外貌特點(diǎn)。社會(huì)活動(dòng)中原始信息記錄方式的多樣性決定了檔案形式的多樣性。

4.1 檔案實(shí)體的構(gòu)成要素

檔案實(shí)體的構(gòu)成要素包括檔案的載體、檔案信息的表達(dá)方式和檔案信息的記錄方式三個(gè)方面。

檔案的載體是指承載檔案信息的各種物質(zhì)。我國(guó)從古至今使用過(guò)的檔案載體材料有甲骨、青銅、石材、竹簡(jiǎn)木牘、縑帛、紙張、膠片、磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等；從發(fā)展進(jìn)程來(lái)旨，檔案載體制造工藝中的科技含量越來(lái)越高，體積越來(lái)越小，越來(lái)越輕便.而它們所承載的的信息量則越來(lái)越大。檔案信息的記錄方式，包括文字、圖示、圖像、聲音四種類(lèi)型，例如，行政文化多采用文字表達(dá)方式，產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件多采用圖示或圖像的表達(dá)方式等。

檔案信息的記錄方式是指檔案信息與檔案載體結(jié)合的手段，包括刻鑄、手寫(xiě)、印刷、曬制、攝影、錄音、錄像、錄入、刻錄等方式。

4.2 文件用途的表示方式

文件有不同的用途，文種名稱(chēng)則是文件用途的表示方式。時(shí)代不同，文件種類(lèi)以及名稱(chēng)也各不相同。例如:現(xiàn)代社會(huì)，各單位在行政管理中有章程、條例、命令、決定、意見(jiàn)、請(qǐng)示、意見(jiàn)、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、公告、計(jì)劃、總結(jié)等。

5 檔案的本質(zhì)性質(zhì)

檔案握原始的歷史記錄，這是擋案的本質(zhì)性質(zhì)，也是檔案區(qū)別于其他信息的主要特征。原始記錄性作為檔案本質(zhì)屬性的根本原因在于，檔案是其形成者在工作活動(dòng)中形成和使用的原始記錄的轉(zhuǎn)化物。首先，檔案是原生的或首次生成的信息而不是時(shí)候編寫(xiě)或制作的再生信息，因而具有原始性的特點(diǎn):其次，檔案的內(nèi)容直接記載著其形成者工作活動(dòng)的“現(xiàn)場(chǎng)”情況，可以客觀地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的情形，因而具有記錄性的特點(diǎn)。在我國(guó)，檔案的原始記錄性受到國(guó)家法律的保護(hù)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定，對(duì)損毀、涂改、偽造檔案等行為，根據(jù)情節(jié)輕重，給與行政處分，直至依法追究刑事責(zé)任。因此，各單位的工作人員以及每個(gè)公民必須依法保護(hù)檔案的原始面貌，維護(hù)好歷史真實(shí)性的源頭。

[1]肖秋惠著.《檔案管理概論》.武漢大學(xué)出版社,2009年8月出版.

[2]張虹著.《檔案管理基礎(chǔ)》.中國(guó)人民大學(xué)出版社,2013年1月出版.

[3]朱玉媛 著.《人事檔案管理原理與方法》.武漢大學(xué)出版社,2011年11月出版.