馮 慧，尹世學，袁汝海

（1.清華大學 房地產(chǎn)管理處，北京 100084；2.清華大學 信息化技術(shù)中心，北京 100084）

高校的房屋資源是學校最重要的資源之一，是高等教育事業(yè)賴以生存和發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)［1］，是學校完成教學、科研和社會服務等職能的必要條件。因此，不斷完善和加強房屋管理工作、優(yōu)化資源配置、提高房屋使用效益，是提升學校整體管理水平及提高學校競爭能力的重要保障。清華大學的房地產(chǎn)資源原本就相對緊張，隨著國家住房政策的不斷改革和完善，房地產(chǎn)管理越來越呈現(xiàn)復雜化、多樣化的趨勢。在這種情況下，為了深化管理、簡化操作、提高房屋利用效率［2］，清華大學房管處與信息化技術(shù)中心聯(lián)合研制開發(fā)了住房管理信息系統(tǒng)。

住房管理信息系統(tǒng)的實現(xiàn)，不僅僅是在房管部門內(nèi)部建立的涵蓋住房管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的信息系統(tǒng)，而且是清華大學數(shù)字校園總體建設的一部分。清華大學的財務管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)均已成功運行多年，其成熟的應用為住房管理系統(tǒng)的建設提供了堅實的基礎(chǔ)，使房屋管理過程中涉及的人員、財務信息準確、及時，使學校數(shù)字校園更為完整。

1 功能設計

根據(jù)信息化業(yè)務管理的要求，目前房管處在各項業(yè)務的管理和操作方式上存在的問題，表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）對房屋基本信息、使用信息的管理，只實現(xiàn)了信息的記錄，不能對業(yè)務過程進行支持，大部分工作是手工進行，效率很低［3］；

（2）房管處原有的住房管理程序為單機版，不但功能單一，而且多種類型房屋分頭管理，數(shù)據(jù)在各辦公室之間獨立，無法進行協(xié)同辦公，管理存在不閉環(huán)現(xiàn)象，容易出現(xiàn)管理漏洞；

（3）系統(tǒng)與學校其他部門信息系統(tǒng)之間，沒有實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和共享，容易造成房管處的數(shù)據(jù)與學校人事處、財務處等部門掌握的數(shù)據(jù)不一致；

（4）無法及時、準確掌握學校的房屋資源數(shù)據(jù)和使用情況，難以實現(xiàn)深入的業(yè)務管理；

（5）由于信息不完整，無法對房屋資源、利用信息進行分析、統(tǒng)計，難以深入挖掘信息，為領(lǐng)導提供決策依據(jù)。

針對上述問題，住房管理信息系統(tǒng)確立的研制目標是［4］：建設網(wǎng)絡化的集成應用系統(tǒng)，支持房屋入住、使用、換房、退房全過程的信息化管理；實現(xiàn)房租、水電氣費用的計算、收繳、代扣；使賬務信息與財務信息管理閉環(huán)，保證房屋信息、住戶信息和相關(guān)賬務財務信息在各科室和全校范圍內(nèi)共享。經(jīng)過系統(tǒng)設計的住房管理信息系統(tǒng)，使用方法簡單、操作方便、功能齊全，為用戶提供高效集成的管理和服務平臺，并且通過信息化的手段，優(yōu)化住房管理流程，深化住房管理業(yè)務，提高管理水平，實現(xiàn)輔助進行決策支持［5］。系統(tǒng)功能模型如圖1所示。

圖1 住房管理信息系統(tǒng)功能模型圖

系統(tǒng)主要包括5個模塊，各模塊主要功能如表1所示［6］。

表1 各模塊的主要功能表

總體來看，首先，該系統(tǒng)支持了房屋入住、使用、退房流程的業(yè)務辦理［7］。在實際工作中，這個過程涉及到房管處資料室、住房管理中心和財務室3個辦公室［8］，系統(tǒng)通過應用集成和數(shù)據(jù)集成進行信息的實時傳遞，實現(xiàn)了房管處內(nèi)部幾個辦公室之間的協(xié)同辦公。其次，系統(tǒng)實現(xiàn)了賬務信息和財務信息的閉合管理。在房屋使用過程中，會出現(xiàn)大量的費用信息，主要包括押金、每月的房租、水電氣使用費用，該系統(tǒng)支持了押金的預繳、房租的計算、繳納、代扣，水電氣計算、結(jié)算，實現(xiàn)記賬功能，同時，支持產(chǎn)生財務信息，使賬務財務信息實現(xiàn)閉合管理。

該系統(tǒng)設置了5類角色［9］：系統(tǒng)管理員、房屋分配人員（資料室）、住宅管理人員、集體宿舍管理人員、財務管理人員（財務室）。用戶在業(yè)務系統(tǒng)登錄后，系統(tǒng)將根據(jù)用戶角色，操作相應的功能。

2 數(shù)據(jù)模型

在數(shù)據(jù)模型方面，房屋管理信息系統(tǒng)與清華大學人事系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，從人事系統(tǒng)中及時、準確地獲得教工的信息，使系統(tǒng)內(nèi)住戶信息及時、準確、完整；該系統(tǒng)與財務系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)接口，每月為財務處產(chǎn)生房租代扣數(shù)據(jù)；系統(tǒng)還支持產(chǎn)生水電費用信息，傳遞給水管科、電管科，進行水電費用結(jié)算。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型如圖2所示。

圖2 住房管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型圖

3 技術(shù)特點

住房管理信息系統(tǒng)在數(shù)據(jù)集中存放、統(tǒng)一管理、充分共享的基礎(chǔ)上，支持多用戶的實時訪問，后臺采用ORACLE數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)在很多方面采用了先進的業(yè)務處理方式和技術(shù)手段，表現(xiàn)在：

（1）規(guī)范各類房屋屬性。清華大學的房屋數(shù)量眾多，類型復雜。在房管處原有單機版系統(tǒng)中，將房屋基本信息與使用信息在同一張表中存放。房屋的基本屬性與應用屬性沒有進行嚴格區(qū)分，因此在業(yè)務管理方面，存在很多易混淆問題，在數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計、分析等方面，無法產(chǎn)生準確數(shù)據(jù)。而在本次住房管理信息系統(tǒng)建設之初，即對房屋基本信息和使用信息（包括入住、退房、換房等）進行規(guī)范化處理，確定了房屋的基本屬性和應用屬性，通過業(yè)務系統(tǒng)，建立了完備的住房電子檔案，實現(xiàn)住房的規(guī)范化管理，并提供信息的綜合統(tǒng)計、查詢，輔助領(lǐng)導決策。

（2）整合房屋使用流程。清華大學住房包括高訪公寓、周轉(zhuǎn)房、集體宿舍、承租公房、已購公房等十幾類，在系統(tǒng)應用前，各類房屋分塊管理，各自具有相對獨立的入住、退房處理流程，造成業(yè)務復雜，工作效率低。在系統(tǒng)建設過程中，對各類房屋的使用流程進行了整合，將原有橫向管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭v向管理，從房屋的入住、換房、續(xù)租、退房縱向管理角度進行切分，促進了住房的科學化管理，也明確了房管處各科室部門職責。

（3）支持物業(yè)結(jié)算和多樣化房租計算。由于清華大學房屋管理的復雜性，各種類型房屋使用性質(zhì)不同，房租標準、計算方式均有較大區(qū)別。在房屋使用過程中，由于水、電、氣消耗，也會產(chǎn)生相關(guān)費用。房屋費用管理是系統(tǒng)的一個難點。系統(tǒng)的建設解決了原有手工處理模式，不但實現(xiàn)了各類房租、水電氣費用的自動計算、統(tǒng)一管理，而且可以自動代扣房租，產(chǎn)生相關(guān)報表。

（4）賬務財務閉合管理。從財務角度上，對于住房使用過程中產(chǎn)生的相關(guān)費用的管理，是一級管理與二級管理相結(jié)合：房租為學校統(tǒng)一管理，而水電費用需要與水管科、電管科進行跨部門結(jié)算，燃氣費用需要與市政進行結(jié)算。而且存在著提前繳納押金、房租計算、違約金、跑水跑電、房租代扣等各種各樣的費用發(fā)生、結(jié)算方式。系統(tǒng)實現(xiàn)了各種費用的準確記賬，并且與財務進行閉合管理，避免管理漏洞的出現(xiàn)。

（5）校級數(shù)據(jù)共享。住房信息作為學校基礎(chǔ)信息，與人事處、財務處等部門有密切的業(yè)務和數(shù)據(jù)關(guān)系。房屋使用人員的主體為學校各類編制教職工；而房租收繳、代扣數(shù)據(jù)需要由房管處提供，財務處執(zhí)行；學校水管科、電管科也需要準確的住房用水、用電情況。因此，住房管理信息系統(tǒng)作為清華大學數(shù)字校園整體信息化的一部分，在學校層次上實現(xiàn)了與人事系統(tǒng)、財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。不但保證了住戶信息的準確性、信息變更的及時性，也使基于全校范圍內(nèi)教職工職務、工齡等基礎(chǔ)信息與房屋的面積、類型的綜合分析成為可能，有利于實時、準確掌握學校房屋資源利用情況，輔助進行決策支持。

4 應用效果

住房管理信息系統(tǒng)于2009年4月開始投入運行，系統(tǒng)的應用效果體現(xiàn)在以下方面：

（1）規(guī)范了住房管理流程，提高服務質(zhì)量。系統(tǒng)在規(guī)范原有業(yè)務基礎(chǔ)上，使住房管理流程更趨合理。按照不同住房管理政策明確管理人員的崗位職責，同時促進服務意識和質(zhì)量的提高。

（2）實現(xiàn)信息共享，提高工作效率。通過網(wǎng)絡化系統(tǒng)建設，不但支持了房管處內(nèi)部各辦公室協(xié)同辦公，也通過與人事處、財務處等部門的數(shù)據(jù)共享與集成，實現(xiàn)跨部門業(yè)務流程的閉環(huán)管理。系統(tǒng)的應用改變了原有手工處理的模式，避免了信息的重復錄入，減輕了部門工作量。也實現(xiàn)了住房管理信息重要數(shù)據(jù)的電子檔案歸檔［10］。系統(tǒng)支持了目前清華大學1萬余套（間）住房的管理，總面積70萬 m2，每月房租超過300萬元［11］。

（3）支持房屋使用流程信息化，提高管理水平。系統(tǒng)實現(xiàn)了房屋使用的全過程（入住、續(xù)租、異動、退房等）的信息化管理。另外，針對住房房租計算、水電燃氣費用結(jié)算、房租代扣、房租憑證自交等房屋使用過程中產(chǎn)生的復雜費用情況［12］，實現(xiàn)了自動結(jié)算、賬務和財務集中管理，簡化工作的同時避免出現(xiàn)管理漏洞。

（4）提供綜合查詢、統(tǒng)計功能，輔助進行管理決策。系統(tǒng)提供了多角度、全面的房屋信息綜合查詢，各類房屋統(tǒng)一管理。房屋使用情況可以實時統(tǒng)計，并通過與學校教職工基本數(shù)據(jù)共享，進行住房資源分配、利用情況的總體統(tǒng)計，也為房屋的繼續(xù)建設、房屋資源的充分利用提供決策支持。

5 結(jié)束語

住房管理信息系統(tǒng)的建設實現(xiàn)了相關(guān)業(yè)務的信息化，提高了清華大學房屋管理水平，技術(shù)成熟、業(yè)務思想領(lǐng)先。在房屋管理、物業(yè)管理等方面，已經(jīng)發(fā)揮了重要作用。后續(xù)將繼續(xù)面向全校各級領(lǐng)導、廣大教職工，提供全面、深入的住房信息服務，支持學校住房相關(guān)政策的落實。隨著系統(tǒng)的深入使用和進一步建設，系統(tǒng)還將會發(fā)揮出越來越大的作用。

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