柳宏偉（永煤集團(tuán)股份有限公司476600）

一、我國檔案信息化發(fā)展概況

我國檔案信息化建設(shè)起步于上個(gè)世紀(jì)70年代末，并成立相關(guān)檔案科技技術(shù)研究所進(jìn)行檔案管理自動(dòng)化課題的研究和實(shí)驗(yàn)，并編制出了一些簡單的檔案檢索程序，初步積累了檔案管理信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)［1］。到了90年代，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，相關(guān)設(shè)備趨于完善，檔案信息化建設(shè)的相關(guān)法律法規(guī)也有了更新，極大地推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展；并且在這一時(shí)期，國家提出了經(jīng)濟(jì)信息化戰(zhàn)略要求，“三金”工程的啟動(dòng)加快了整個(gè)社會(huì)信息化建設(shè)的進(jìn)程；當(dāng)然，OA（辦公自動(dòng)化）、CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）、CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造）的應(yīng)用發(fā)展，也推動(dòng)著檔案信息化建設(shè)的不斷前進(jìn)。到了21世紀(jì)，“十一五”發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，在我國各行業(yè)中掀起了信息技術(shù)管理的革命風(fēng)潮，對(duì)我國檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生了積極、重大的影響。

二、企業(yè)檔案信息化存在的問題

從我國檔案信息化建設(shè)發(fā)展概況來看，我國檔案信息化建設(shè)在全國范圍內(nèi)推廣運(yùn)行良好，備受關(guān)注重視，并已初見成效。然而實(shí)際上我國現(xiàn)目前信息化在企業(yè)檔案中的建設(shè)還存在一些不容忽視的問題，主要體現(xiàn)為：總體上企業(yè)積極性極高，但實(shí)行中問題頻現(xiàn)，“先天不足，后天畸形”，需要引起注意和重視的問題很多，亟待解決這些問題成為企業(yè)檔案信息化建設(shè)前景發(fā)展中最為迫切的問題。

（一）高層管理者對(duì)檔案信息化建設(shè)關(guān)注度不高，重視度不足

我國現(xiàn)目前檔案信息化在企業(yè)中的推廣尚未取得良好成效，大部分企業(yè)高層管理人員對(duì)于企業(yè)檔案管理建設(shè)的觀念陳舊落后，且對(duì)于檔案信息化這一理念意識(shí)十分薄弱?！皺n案信息化”無關(guān)痛癢的思想還大量存在，管理者對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視度不高，導(dǎo)致了建設(shè)中資金的不足［2］，信息化建設(shè)從一開始便受到了嚴(yán)重的影響，硬件設(shè)備跟不上，技術(shù)人員培訓(xùn)不到位，在后期引發(fā)了許許多多的隱患。

（二）檔案信息化信息技術(shù)建設(shè)與維護(hù)經(jīng)驗(yàn)不足

企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要一定的硬件設(shè)備支撐，前期資金投入不足導(dǎo)致硬件條件不完善；再加上現(xiàn)今的企業(yè)檔案管理軟件無法適應(yīng)企業(yè)本身的實(shí)際情況及發(fā)展，儲(chǔ)存技術(shù)相對(duì)薄弱，由于設(shè)備水平的落后，企業(yè)的相關(guān)信息無法做到數(shù)字化建檔，導(dǎo)致現(xiàn)階段的信息化建檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)建檔差距不大；缺乏對(duì)科技檔案信息化技術(shù)的研發(fā)，安全性能較差，速度更新較慢，無法適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的節(jié)奏[3]。另外，對(duì)于技術(shù)人員缺乏重視度和缺乏培訓(xùn)，在檔案信息化建設(shè)中缺乏既精通企業(yè)業(yè)務(wù)又懂得計(jì)算機(jī)技能的復(fù)合型人才，在信息化軟件維護(hù)中困難重重。

（三）檔案信息公開度、透明度不高

企業(yè)檔案信息化對(duì)于企業(yè)內(nèi)部而言是一次信息資源的整合，便于企業(yè)信息集中統(tǒng)一的管理，有利于企業(yè)信息的公開，透化，方便于各部門人員在工作中獲得需要的資料。但現(xiàn)階段一些企業(yè)的檔案信息化存在著信息公開度、透明度不高的問題，將企業(yè)的檔案管理權(quán)限僅僅給予幾個(gè)工作人員，無法做到信息全員公開化。雖然在一定程度上保障了企業(yè)檔案信息的隱私和安全，但長遠(yuǎn)下去有悖于檔案信息化建設(shè)的初衷，不利于企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。

（四）檔案信息化建設(shè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)程度不高

由于企業(yè)檔案信息化建設(shè)在前期投入中便存在著各種問題，硬件設(shè)備的落后以及技術(shù)人員的缺乏導(dǎo)致了檔案信息化建設(shè)無法做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。再加上現(xiàn)目前我國尚未形成一定的信息化標(biāo)準(zhǔn)對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)范約束和指導(dǎo)，長期以往，勢必會(huì)出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)紊亂的局面。

二、對(duì)策

針對(duì)于上文中所提到的我國現(xiàn)階段企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及問題，筆者就此對(duì)其對(duì)策做出探究，主要有以下幾點(diǎn)建議。

1 、管理者觀念的轉(zhuǎn)換。企業(yè)要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首先要求企業(yè)高層管理對(duì)檔案信息化有深刻的了解和認(rèn)知，明白檔案信息化的必要性和重要性。管理者要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，從傳統(tǒng)的檔案管理模式中走出來，以企業(yè)發(fā)展的需求為支點(diǎn)，努力學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和信息技術(shù)知識(shí)，切實(shí)配合企業(yè)檔案信息化建設(shè)，保證信息化建設(shè)前期的資金投入，以達(dá)到硬件設(shè)備的過硬以及對(duì)相關(guān)技術(shù)人員的招聘和培養(yǎng)。

2 、建立相關(guān)機(jī)制以建立和完善企業(yè)檔案信息化。為了保障企業(yè)檔案信息化建設(shè)安全高效地運(yùn)行，企業(yè)應(yīng)該實(shí)時(shí)關(guān)注國家的相關(guān)政策（如“十一五”推出的關(guān)于全國檔案信息化建設(shè)的方案要求），要依據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)等政策，結(jié)合企業(yè)自身的環(huán)境制定相關(guān)制度和檔案管理體系以維護(hù)和保障企業(yè)檔案信息化建設(shè)的良好運(yùn)行。同時(shí)也要密切關(guān)注國際上檔案信息化的最新動(dòng)態(tài)，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和模式，做到因地制宜，以建立和完善企業(yè)檔案信息化。

3 、培養(yǎng)信息化人才隊(duì)伍。企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理人員的要求有了極大的提高，既要求管理人員熟悉企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，又要求管理人員懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)，如果管理人員參與了整個(gè)信息化建設(shè)的過程，熟知建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備以及檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化錄入，將大大提高管理人員的工作效率，在維護(hù)保養(yǎng)以及更新軟件、研發(fā)軟件中將發(fā)揮作用，后期培訓(xùn)中所出現(xiàn)的問題也隨之較少。另外，要保障檔案信息的安全性，對(duì)人才的素質(zhì)要求也有了質(zhì)的提高。

4 、建立安全保障體系[4]，建立檔案信息高度共享平臺(tái)。企業(yè)要想健康快速發(fā)展就應(yīng)該實(shí)現(xiàn)信息資源的高度共享，而信息資源高度共享與之而來的便是信息的安全保障問題，企業(yè)內(nèi)部商業(yè)信息外泄、黑客入侵、信息被篡改等安全問題接踵而至，這就要求建設(shè)初期硬件設(shè)備裝置過硬、運(yùn)行過程中不斷完善更新設(shè)備、檔案管理人員以及相關(guān)技術(shù)人員素質(zhì)技能不斷提高。同時(shí)，在大環(huán)境下我們更迫切需要一個(gè)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化的社會(huì)準(zhǔn)則，有利于引導(dǎo)企業(yè)檔案信息化建設(shè)良性有效地推廣運(yùn)用。