劉繼芳

（保山中專學(xué)校,云南 保山 678000）

把Excel引入會(huì)計(jì)電算化教學(xué)中

劉繼芳

（保山中專學(xué)校,云南 保山 678000）

摘要：近年來(lái)，職校會(huì)計(jì)專業(yè)的學(xué)生就業(yè)主要面向收銀員、倉(cāng)庫(kù)保管員等基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作。主要面向的是一些小型企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)。然而，用友財(cái)務(wù)軟件是以大中型企業(yè)為背景介紹的。在實(shí)際生活中，會(huì)計(jì)人員經(jīng)常使用Excel來(lái)解決各種財(cái)務(wù)問(wèn)題，因?yàn)樗梢赃M(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)處理，把Excel引入會(huì)計(jì)電算化教學(xué)中，有效的彌補(bǔ)了會(huì)計(jì)電算化教學(xué)中的不足之處。

關(guān)鍵詞：Excel；會(huì)計(jì)電算化教學(xué)；賬簿；函數(shù)

會(huì)計(jì)電算化在現(xiàn)今這個(gè)不管是經(jīng)濟(jì)還是計(jì)算機(jī)技術(shù)都高速發(fā)展的社會(huì)中已經(jīng)是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)了。但是現(xiàn)在依然有很多中小企業(yè)沒(méi)有普及使用財(cái)務(wù)軟件。探究其原因，財(cái)務(wù)軟件主要是針對(duì)大型企業(yè)而設(shè)計(jì)的，對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)軟件無(wú)法滿足其根本需求，而另外一點(diǎn)就是，財(cái)務(wù)軟件的購(gòu)買和維護(hù)都是需要較高的費(fèi)用的。如何才能運(yùn)用簡(jiǎn)單易懂的計(jì)算機(jī)軟件來(lái)處理中小企業(yè)中的財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)呢？這就要求助于Office組件中的Excel表格軟件了，此款軟件不僅功能強(qiáng)大，操作方便，使用范圍也較廣。在處理財(cái)務(wù)和工程計(jì)算方面都能靈活運(yùn)用。因此，中小企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化就可以由Excel來(lái)完成。

1　Excel表格在會(huì)計(jì)工作中的優(yōu)缺點(diǎn)

1.1Excel表格在會(huì)計(jì)工作中的優(yōu)點(diǎn)

（1）使用方便，用戶參與度高。在Excel表格中除了一開(kāi)始調(diào)用函數(shù)會(huì)有些難度之外，其他就是日常的應(yīng)用了，所以用戶上手比較輕松，學(xué)習(xí)的門檻也較低，即使是計(jì)算機(jī)的初學(xué)者也能很快掌握。

（2）程序開(kāi)發(fā)速度快，維護(hù)簡(jiǎn)單方便。前文中我們提到過(guò)，專門的財(cái)務(wù)軟件需要專人維護(hù)，而對(duì)于中小企業(yè)來(lái)講，這是一筆較高的費(fèi)用，而Excel的維護(hù)只需簡(jiǎn)單得借助VBA就可以完成。

（3）對(duì)報(bào)表可以進(jìn)行合理的整理。在日常的報(bào)表編制中，是要經(jīng)常修改數(shù)據(jù)的，這樣文件就會(huì)顯得過(guò)大。但是在Excel中，財(cái)務(wù)人員可以將報(bào)表另存，這樣不僅能使報(bào)表文件變小、修改方便，運(yùn)行起來(lái)的速度也會(huì)增加不少。

（4）對(duì)函數(shù)的合理實(shí)用和使用成本的低廉。

1.2Excel表格在會(huì)計(jì)工作中的缺點(diǎn)

雖說(shuō)Excel表格給中小企業(yè)的財(cái)會(huì)人員帶來(lái)了很大的方便，但是系統(tǒng)存在的問(wèn)題也是不可避免的。

（1）Excel沒(méi)有專業(yè)財(cái)務(wù)軟件的功能齊全。Excel只能用來(lái)處理中小企業(yè)中比較常見(jiàn)的財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)，而對(duì)于大型企業(yè)中復(fù)雜的財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)，Excel還是明顯的力不從心了。因此，它僅適用于中小企業(yè)較為簡(jiǎn)單的財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)。

（2）專業(yè)維護(hù)依舊較為困難。雖說(shuō)Excel的源文件是開(kāi)放性的，操作起來(lái)也比較簡(jiǎn)單，但是有些中小企業(yè)中會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)比較薄弱，如果沒(méi)有專業(yè)技術(shù)人員的協(xié)助，財(cái)會(huì)工作人員容易在系統(tǒng)出現(xiàn)變化之后陷入困境之中。因此，雖說(shuō)Excel比較容易上手，但是還是要求中小企業(yè)的財(cái)務(wù)人員能有一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的。

2　會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用措施

2.1Excel中如何登記賬簿

企業(yè)中的會(huì)計(jì)憑證不僅多而且比較分散，賬簿的作用就是方便企業(yè)對(duì)于會(huì)計(jì)憑證的后期管理。而企業(yè)中的賬簿又可以簡(jiǎn)單的分為現(xiàn)今日記賬、銀行存款日記賬、總分類賬和明細(xì)分類賬，而這幾種賬簿的填制都是極為相似的。

2.2Excel中對(duì)于數(shù)據(jù)的保護(hù)

在財(cái)務(wù)工作過(guò)程中，非財(cái)務(wù)人員不得參與到與財(cái)務(wù)相關(guān)的工作及信息中來(lái)。因?yàn)镋xcel表格中記錄著整個(gè)工作系統(tǒng)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該將其保密，可以利用Excel的加密功能，對(duì)財(cái)務(wù)信息設(shè)置查看權(quán)限的同時(shí)保護(hù)好工作表格中的數(shù)據(jù)，以免信息外漏，并防止財(cái)務(wù)之外的人對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行散播或更改。

2.3Excel表格中數(shù)據(jù)的共享

會(huì)計(jì)工作是嚴(yán)格按照崗位責(zé)任制來(lái)進(jìn)行的，所以在財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)內(nèi)就要進(jìn)行合理的分工，這樣才能確保每一項(xiàng)工作都是由專門的財(cái)務(wù)人員來(lái)負(fù)責(zé)的。在這種情況下，工作人員必須要面臨的一個(gè)問(wèn)題就是，如何才可以簡(jiǎn)單快捷的將專人負(fù)責(zé)的數(shù)據(jù)合并至統(tǒng)一的賬簿上，然后再去追蹤何人在何時(shí)編輯的該項(xiàng)數(shù)據(jù)。首先財(cái)會(huì)人員要利用Excel制作一個(gè)賬本，在賬本里面設(shè)置好和每個(gè)組工作內(nèi)容相關(guān)的帳頁(yè)，然后再將此賬簿設(shè)為共享賬簿。

3　Excel表格在工作中的實(shí)際應(yīng)用

3.1會(huì)計(jì)工作中數(shù)據(jù)的計(jì)算

在日常的財(cái)務(wù)工作中，經(jīng)常要運(yùn)用到Excel表格中的函數(shù)，接下來(lái)我們就說(shuō)幾個(gè)實(shí)例來(lái)說(shuō)明一下函數(shù)的運(yùn)用。比如，某企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)辦一家分公司，需要財(cái)務(wù)人員計(jì)算出內(nèi)部收益率。我們已知投入資金為200000元，并預(yù)計(jì)今后幾年的凈收益為30000、35000、40000、45000、50000、55000元。首先，我們?cè)贓xcel中分別輸入投資金額和6年中的凈收益。再將光標(biāo)定在A8單元格中，找到“fx”函數(shù)中的IRR即內(nèi)部收益率函數(shù)，在對(duì)話框中輸入公司的投入和凈收益資金，這樣得出的就是我們需要的內(nèi)部收益率。

3.2輔助決策分析

輔助決策分析主要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)工作數(shù)據(jù)曲線的繪制中。比如A工廠生產(chǎn)中所需要的原材料有兩種購(gòu)買方式，企業(yè)外采購(gòu)和企業(yè)自主生產(chǎn)。在企業(yè)外采購(gòu)中，采購(gòu)成本主要受到所采購(gòu)物品的單價(jià)和所需要采購(gòu)的數(shù)量決定。在企業(yè)自制的成本預(yù)算中，單位材料費(fèi)以及所需要的具體數(shù)量則成為影響預(yù)算的主要原因，而單位變動(dòng)費(fèi)和追加的自制成本費(fèi)則成為輔助因素。在Excel表格中，則可輸入相對(duì)應(yīng)的數(shù)值得出所需要的具體曲線圖形。這樣一來(lái)，企業(yè)管理人員就可以清楚明了的獲取相關(guān)的采購(gòu)信息，而且當(dāng)這些影響因素發(fā)生變化時(shí)，企業(yè)財(cái)會(huì)人員只需要變換相應(yīng)的數(shù)據(jù)即可得出新的曲線數(shù)據(jù)。

總而言之，Excel在會(huì)計(jì)工作中的成功運(yùn)用，不單單解決了會(huì)計(jì)核算方面的問(wèn)題，還讓工作人員更加方便的利用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行辦公。這一方法不僅有效彌補(bǔ)會(huì)計(jì)電算化教學(xué)中的不足，還為學(xué)生的就業(yè)增強(qiáng)了實(shí)際的操作能力。

參考文獻(xiàn)：

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[3]鐘愛(ài)軍.Excel在會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用中如何實(shí)現(xiàn)工作表之間數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新[J].中國(guó)會(huì)計(jì)電算化,2002（07）.