文∕劉英霞

（利拉伐牧場管理團(tuán)隊(duì)牛奶質(zhì)量專家）

標(biāo)準(zhǔn)操作流程（Standard Operation Procedure，SOP）在現(xiàn)代化牧場管理中的應(yīng)用越來越廣泛，尤其是大型牧場管理中，SOP對管理者的幫助更大。SOP不僅可以用于規(guī)范員工的操作流程，體現(xiàn)員工的培訓(xùn)需求及評估員工的表現(xiàn)，同時(shí)也可以作為牛場改進(jìn)和查找問題的切入點(diǎn)。

SOP 在牛場管理和生產(chǎn)中不是單獨(dú)的一份文件，不同的部門（如獸醫(yī)治療、飼喂、擠奶、產(chǎn)犢、配種等）應(yīng)該有各自的操作流程。所以在牛場生產(chǎn)中會存在各種SOP，本文將對SOP的制定，制定過程中一些團(tuán)隊(duì)合作的意識，以及SOP監(jiān)督執(zhí)行的重要性進(jìn)行闡述。

1 SOP的制定

標(biāo)準(zhǔn)操作流程的制定，主要目的是為實(shí)現(xiàn)牛場更好的經(jīng)濟(jì)效益，因此SOP的制定必須按照每個(gè)牛場不同的實(shí)際情況，設(shè)定將要實(shí)現(xiàn)的生產(chǎn)目標(biāo)，制定具有可行性的SOP（圖1）。SOP制定的過程需要牛場每個(gè)部門、每位員工的參與。

圖1 SOP 的制定流程

1.1 設(shè)定生產(chǎn)目標(biāo)

按照SOP的執(zhí)行部門設(shè)定生產(chǎn)目標(biāo)，如擠奶標(biāo)準(zhǔn)操作流程可以設(shè)定達(dá)到的目標(biāo)為體細(xì)胞數(shù)不高于15 萬個(gè)/mL，總細(xì)菌數(shù)不高于1 萬CFU/mL；牛場的乳房炎控制可以設(shè)定目標(biāo)為臨床型乳房炎的月平均發(fā)病率低于2%；等。根據(jù)設(shè)定的生產(chǎn)目標(biāo)，結(jié)合場內(nèi)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的操作流程。

生產(chǎn)目標(biāo)包括全場生產(chǎn)目標(biāo)和部門生產(chǎn)目標(biāo)，部門生產(chǎn)目標(biāo)必須符合并可以達(dá)到或超過全場生產(chǎn)目標(biāo)，如設(shè)定本年度泌乳牛平均單產(chǎn)達(dá)到11 噸，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要各部門相互配合，飼喂部門調(diào)整干物質(zhì)采食量、剩料量、控制體況評分等；牛舍管理部門控制牛舍衛(wèi)生評分、牛體衛(wèi)生評分等；繁殖部門實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的妊娠率、控制流產(chǎn)率等；獸醫(yī)部門控制疾病的發(fā)病率等；奶廳管理設(shè)定相應(yīng)牛奶質(zhì)量目標(biāo)等。

1.2 撰寫操作流程

撰寫操作流程時(shí)應(yīng)做到語言簡明，易于理解。因?yàn)樾枰獑T工嚴(yán)格按照操作流程執(zhí)行，所以應(yīng)詳細(xì)列出操作的每一個(gè)步驟。盡量做到不遺漏每一個(gè)細(xì)節(jié)。SOP的制定不是一蹴而就的，需要在實(shí)際工作中反復(fù)斟酌和反復(fù)修改，才能形成一套適用于本場的操作方便、要求嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)操作流程。

操作流程的撰寫也可以請一些場外專業(yè)的技術(shù)人員幫忙起草，或是由場內(nèi)各部門主管負(fù)責(zé)。專業(yè)技術(shù)人員起草的操作流程會更規(guī)范，但不排除有些操作步驟在本場內(nèi)不便實(shí)施的問題。相反地，部門主管草擬的操作流程會更符合場內(nèi)的實(shí)際情況，但也存在日常工作中常犯的操作錯誤。所以，無論是場內(nèi)或場外擬定的草稿，都需要專業(yè)技術(shù)人員和場內(nèi)員工共同討論后再確定將要執(zhí)行的操作流程。

1.3 與員工一起討論并初步驗(yàn)證執(zhí)行

經(jīng)過各方面討論后確定的操作流程，要進(jìn)一步由操作工驗(yàn)證，在實(shí)際工作中再做調(diào)整。這個(gè)過程中，一方面必須嚴(yán)格按照操作原則執(zhí)行，另一方面操作工可以有一些習(xí)慣性的或方便操作的手法，但前提必須是在遵守原則的基礎(chǔ)上做適當(dāng)?shù)男薷摹?/p>

根據(jù)人員安排和操作流程，驗(yàn)證過程中會有操作步驟的增加或刪除。進(jìn)行驗(yàn)證的操作工不一定是將要執(zhí)行SOP的所有員工，可以選擇那些日常操作就比較規(guī)范和準(zhǔn)確的員工進(jìn)行SOP的驗(yàn)證。這樣可以避免各種操作手法的摻雜，后續(xù)還可以由這些驗(yàn)證的操作工做示范，對所有執(zhí)行SOP的員工進(jìn)行培訓(xùn)。

驗(yàn)證結(jié)束后，進(jìn)一步對SOP進(jìn)行整理后，打印、分發(fā)到所有員工手中，讓員工閱讀，并熟稔于心。

1.4 對員工進(jìn)行培訓(xùn)并監(jiān)督執(zhí)行

在員工已經(jīng)閱讀并完全熟悉SOP的操作步驟后，開始執(zhí)行SOP。執(zhí)行過程中，要對員工進(jìn)行每一操作步驟的培訓(xùn)，詳細(xì)解釋按要求執(zhí)行操作的意義和重要性，以及與自身健康、家人飲食安全的相關(guān)性，以提高員工的責(zé)任心。SOP不是培訓(xùn)一次就可以的，需要反復(fù)的進(jìn)行培訓(xùn)，使員工完全理解按照SOP操作的意義，并能嚴(yán)格執(zhí)行SOP。尤其是在牧場存在員工流動的情況下，更要密切關(guān)注新員工對SOP的理解和執(zhí)行。

另外易被忽略的一方面就是監(jiān)督。往往SOP定稿、培訓(xùn)、執(zhí)行后，一些管理者或SOP的負(fù)責(zé)人就會放松警惕，認(rèn)為工作已經(jīng)完成，可以告一段落。因此，SOP開始執(zhí)行時(shí)，一般都會收效不錯，但如果沒有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制或?qū)Ｈ吮O(jiān)督，一段時(shí)間以后，員工就會開始懈怠，甚至可能回歸到SOP以前的操作方法。為了防止這一情況的出現(xiàn)，可以對實(shí)際操作流程進(jìn)行監(jiān)督，也可以通過牛場管理軟件檢測實(shí)施結(jié)果或生產(chǎn)目標(biāo)。

1.5 根據(jù)員工建議與實(shí)際運(yùn)行情況進(jìn)行重新修訂

SOP不是一成不變的，在實(shí)際工作中總是會被不斷修改和完善。在SOP的實(shí)施過程中，需要員工與管理者之間進(jìn)行互動式的反饋。牧場應(yīng)給員工機(jī)會反饋SOP的實(shí)際可操作性，積極采納一些正確的建議，并列入SOP。這樣做一方面可以更加完善SOP，另一方面可以讓員工有主人翁的意識，采用積極的態(tài)度對待SOP的實(shí)施，并能積極思考如何把工作做到更好。同時(shí)，管理者需要將員工工作業(yè)績及時(shí)反饋給員工，使員工的辛勤工作得到肯定，這樣可以讓員工認(rèn)識到，在某個(gè)階段的一些操作會帶來什么樣的結(jié)果，而根據(jù)結(jié)果是積極的還是負(fù)面的，判斷應(yīng)該是繼續(xù)保持，還是需要糾正。而將這些判斷或錯誤及時(shí)反饋到SOP后，會使SOP的操作更具體化。

經(jīng)過日積月累的溝通與反饋，SOP的操作步驟會日益具體和豐滿。牛場將日益完善的SOP重新修訂后，分發(fā)給員工，再次進(jìn)行反復(fù)培訓(xùn)與討論。當(dāng)生產(chǎn)目標(biāo)被逐步提高時(shí)，SOP的操作步驟會更加嚴(yán)格和精準(zhǔn)。重新修訂的SOP也會使員工的認(rèn)識更進(jìn)一步，培訓(xùn)的深度也會相應(yīng)的增加。

2 SOP的執(zhí)行與監(jiān)督

SOP的制定、執(zhí)行與監(jiān)督是相輔相成的，需要員工與管理者相互合作，共同完成。SOP是標(biāo)準(zhǔn)操作流程，應(yīng)該有一些必須遵守的操作原則，比如衛(wèi)生要求中的無污染，但具體操作中如何做到無污染會有很多方法，這些方法往往會因人而異，所以應(yīng)嚴(yán)格遵守原則，按照場內(nèi)實(shí)際情況制定符合本場的SOP，積極爭取員工的建議，鼓勵員工提出意見。

監(jiān)督是任何工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，沒有監(jiān)督就沒有成績。SOP的實(shí)施也需要有一套對應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，只有監(jiān)督和結(jié)果反饋才能促進(jìn)SOP的完善和生產(chǎn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。常被采用的監(jiān)督與反饋形式是開組會或例會，雖然開會是很多一線員工比較反感和抵觸的，但確實(shí)是一種比較好的進(jìn)行溝通的方式。所以針對開會，需要注意以下幾個(gè)方面：

（1）由專人負(fù)責(zé)組織會議，并由專人負(fù)責(zé)跟蹤會議討論的結(jié)果，如果每次會議討論的內(nèi)容都不了了之，久而久之會使員工失去對會議的信心，積極性銳減。

（2）會議討論的結(jié)果或決定應(yīng)盡快實(shí)施，或付諸行動，體現(xiàn)出會議的意義。

（3）組織者必須明確會議的主要內(nèi)容，并且內(nèi)容要圍繞SOP展開。

（4）會議可以采取不定時(shí)會議的形式，也可以由員工或組織者提出，如操作中出現(xiàn)問題，引起爭議，需要共同討論時(shí)，或分享一些經(jīng)驗(yàn)或其它牛場的實(shí)例時(shí)。