霍慶娟

黑龍江省大慶市讓胡路區(qū)乘風(fēng)社區(qū)工作站 黑龍江大慶 163000

數(shù)字化時(shí)代檔案雙套制問(wèn)題再探討

霍慶娟

黑龍江省大慶市讓胡路區(qū)乘風(fēng)社區(qū)工作站 黑龍江大慶 163000

當(dāng)今社會(huì)是信息化時(shí)代，檔案管理工作必須要朝向現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展，但是在管理工作中，針對(duì)于一些重要檔案，管理者需要采用雙套制進(jìn)行管理，但是從實(shí)際情況來(lái)看，人們將所有檔案都實(shí)行了雙套制進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致其存在許多問(wèn)題，本文簡(jiǎn)單對(duì)檔案雙套制問(wèn)題進(jìn)行分析，以供參考。

數(shù)字化時(shí)代；檔案；雙套制；問(wèn)題；探討

一、概述

早在上個(gè)世紀(jì)80年代，檔案雙套制問(wèn)題已被檔案學(xué)術(shù)界研究者提出，并對(duì)其展開(kāi)了一系列的研究。但是如今檔案雙套制問(wèn)題已不再是傳統(tǒng)的檔案雙套制問(wèn)題，因?yàn)槭艿疆?dāng)時(shí)條件的限制，計(jì)算機(jī)并不普及，檔案管理工作一般都是對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行管理，而此時(shí)的檔案雙套制問(wèn)題只是針對(duì)于紙質(zhì)文檔。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案形式開(kāi)始從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變而電子檔案，而在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，若管理人員依舊根據(jù)傳統(tǒng)的方式實(shí)行雙套制管理顯然是不大實(shí)際的，致使其存在許多問(wèn)題。因此我們必須要對(duì)其進(jìn)行深入分析。

二、檔案雙套制在檔案管理中存在的重要性

在了解檔案管理中雙套制實(shí)行與否之前，相關(guān)研究者還必須要對(duì)其含義及涵蓋的范圍繼續(xù)擰分析。在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，自動(dòng)化、信息化水平不斷提高，檔案管理工作不斷朝向現(xiàn)代化方向發(fā)展，不管檔案管理中是否需要實(shí)行雙套制，檔案的形式同樣發(fā)生了巨大的變化，不僅存在著紙質(zhì)檔案，還存在著許多電子檔案等。在對(duì)這些檔案進(jìn)行管理過(guò)程中，雖然很多管理者也采用了雙套制對(duì)其進(jìn)行保存與管理，但是這一方式并不包含在本文討論的檔案雙套制方面。而本文所指的雙套制問(wèn)題也就是要求管理人員從大的范圍上對(duì)檔案雙套制問(wèn)題進(jìn)行分析，從而了解其實(shí)行的實(shí)際情況。但是在管理工作中，如果脫離了檔案數(shù)量的限制，那么檔案雙套制問(wèn)題在討論中也就沒(méi)有了意義。

為了了解檔案雙套制問(wèn)題在檔案管理中存在的重要性，這就需要我們對(duì)兩種檔案進(jìn)行全面分析，也就是說(shuō)，如果兩種檔案的內(nèi)容與載體都相同，那么此時(shí)的雙套制也就能夠?qū)煞N檔案都進(jìn)行保存，具有一定的重復(fù)性；而如果兩種檔案的內(nèi)容或者載體有一種不同，那么是否可以實(shí)行雙套制也就需要管理者進(jìn)行全面分析。

1、以磁盤(pán)、光盤(pán)為載體的電子檔案

這一類(lèi)檔案具有信息量大、體積小、檢索迅速等優(yōu)點(diǎn)。但是在對(duì)其進(jìn)行管理過(guò)程中，往往會(huì)在傳輸過(guò)程中致使檔案泄密，并且刪改之后無(wú)任何痕跡，其不存在原告的概念，在對(duì)其管理過(guò)程中，對(duì)于先進(jìn)技術(shù)的要求也有很大的差異，另外，這些檔案也不具有法律地位，壽命極其短。相對(duì)于電子檔案而言，紙質(zhì)載體的檔案文件雖然具有法律地位，并且具有真實(shí)性、可靠性特點(diǎn)，但是我們也需要清楚的知道，這些占據(jù)的空間非常大，不利于人們對(duì)檔案的檢索。目前，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，也出現(xiàn)了一些縮微品檔案，但是通過(guò)實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，這種檔案的成本非常高，其管理難度也非常大，在使用過(guò)程中，其功能遠(yuǎn)不如電子檔案。

針對(duì)于此，檔案管理人員可以在其中實(shí)行雙套制，因?yàn)樗粌H能夠提高檢索速度，達(dá)到理想的要求，還能夠是檔案的平整價(jià)值得到有效票的體現(xiàn)。由此可以看出，雙套制在現(xiàn)代化檔案管理中的存在具有至關(guān)重要的作用。如果電子檔案的局限性與法律地位等問(wèn)題還沒(méi)有得到有效的解決，那么我們也就可以實(shí)行雙套制，從而對(duì)檔案進(jìn)行全面管理，尤其是對(duì)一些重要文件的管理。在數(shù)字化時(shí)代，管理人員通過(guò)雙套制的實(shí)行能夠?qū)㈦娮訖n案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行長(zhǎng)期保存，從而提高檔案管理水平。

三、當(dāng)前檔案雙套制在實(shí)行中存在的問(wèn)題及具體的措施

針對(duì)上述，檔案管理人員基本在實(shí)際工作中到底應(yīng)不應(yīng)該實(shí)行檔案雙套制呢？這就需要我們對(duì)其進(jìn)行深入研究。

兩套檔案的來(lái)源，主要包括兩個(gè)方面:一是隨著當(dāng)前辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和普及所產(chǎn)生的大量電子文件和與之相伴的紙質(zhì)文件，按歸檔要求，需一并進(jìn)入檔案室并移交給檔案館;二是隨著數(shù)字檔案館的建設(shè)，現(xiàn)有檔案館藏紙質(zhì)檔案也將逐漸實(shí)行數(shù)字化，也會(huì)隨之產(chǎn)生大量電子檔案。此外，對(duì)某一機(jī)關(guān)而言，也不是機(jī)關(guān)的全部檔案都存在兩套的情況，而只有發(fā)文部分才會(huì)既有紙質(zhì)文件又有電子文件，收文卻只有紙質(zhì)文件，電子文件存放在對(duì)方發(fā)文機(jī)關(guān)。不過(guò)，當(dāng)全國(guó)所有機(jī)關(guān)間的辦公都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化后，文件的傳輸和閱讀都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行時(shí)，就沒(méi)有這種區(qū)別了。但是，由于人們長(zhǎng)期形成的閱讀紙質(zhì)文件的習(xí)慣，想必人們還會(huì)將機(jī)上文件下載轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件閱讀，這樣也將出現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件并存的局面。

目前要明確而具體地劃定實(shí)行雙套制的檔案范圍是極其困難的，本文無(wú)力完成這一重任，這需要我國(guó)檔案學(xué)界對(duì)此做深入的調(diào)研，特別是國(guó)家檔案局要盡快出臺(tái)有關(guān)方面的法規(guī)和規(guī)章。目前我們可以首先制定實(shí)行雙套制的原則。筆者認(rèn)為，至少應(yīng)包括這幾方面:我國(guó)檔案部門(mén)在人力、物力和財(cái)力方面具有承受力，有利于檔案的安全保管和方便利用，所選檔案要有典型性和代表性。

機(jī)關(guān)檔案是檔案館檔案的主要來(lái)源，機(jī)關(guān)檔案雙套歸檔保存的范圍，就決定了檔案館雙套檔案的范圍，因此應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。機(jī)關(guān)檔案部門(mén)作為雙套保存的檔案范圍，應(yīng)當(dāng)限定在具有永久保存價(jià)值的檔案部分，保管期限為長(zhǎng)期的檔案不必搞雙套制。此外，在機(jī)關(guān)檔案部門(mén)，兩套不同載體檔案如何統(tǒng)一保管且便于檢索也很值得研究，要把電子檔案和紙質(zhì)檔案做有機(jī)的對(duì)應(yīng)，建立相互準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

檔案館如何實(shí)行檔案雙套制呢?筆者認(rèn)為，檔案館除了接收機(jī)關(guān)檔案部門(mén)移交的符合要求的雙套檔案外，另一方面就是原有館藏檔案如何實(shí)行雙套制問(wèn)題。目前我國(guó)各類(lèi)檔案館館藏檔案基本上都是紙質(zhì)檔案，鑒于數(shù)字檔案館的發(fā)展是大勢(shì)所趨，因此今后現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案將會(huì)逐步實(shí)施數(shù)字化，但由于我國(guó)現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，有的大型綜合檔案館館藏量多達(dá)幾十萬(wàn)甚至百萬(wàn)卷冊(cè)以上，加之不少檔案又是歷史上形成的，若全部數(shù)字化，工作量實(shí)在太大，成本實(shí)在太高，實(shí)在無(wú)此必要。對(duì)檔案館現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案應(yīng)維持現(xiàn)狀，不必做過(guò)多的折騰，只需對(duì)其中具有永久保存價(jià)值的檔案和部分年代久遠(yuǎn)需搶救的珍貴檔案實(shí)施數(shù)字化，并實(shí)行雙套制保存?？傊?，現(xiàn)有檔案館既成的紙質(zhì)檔案不是雙套制的重點(diǎn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案信息數(shù)量越來(lái)越多，并且其載體越來(lái)越多，為了將這些檔案進(jìn)行長(zhǎng)期保存，本文對(duì)雙套制的實(shí)行與否以及實(shí)行方法進(jìn)行了深入探討，相信大家已有所了解，希望能夠給予同行參考性依據(jù)。

[1]彭堅(jiān).關(guān)于檔案“雙套制”管理問(wèn)題的探討

[2]方瑩芬.試論電子文件歸檔的雙套制

[3]潘蓉.對(duì)檔案“雙套制”管理的思考