張子玉

摘 要：隨著社會(huì)不斷發(fā)展與進(jìn)步，對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作也提出了更高的要求。該文首先對(duì)制約現(xiàn)代檔案管理工作的諸多問(wèn)題進(jìn)行了深入分析，然后詳細(xì)探討了加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理工作的一系列對(duì)策，以期能夠更好地做好現(xiàn)代檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：制約 現(xiàn)代檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策 分析

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）06（a）-0176-01

現(xiàn)代檔案管理工作是開發(fā)、利用人才資源及其他信息資源的重要渠道，伴隨著時(shí)代變遷和社會(huì)發(fā)展，檔案管理工作也隨之發(fā)展著些許變化。因此，現(xiàn)代檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，積極采取行之有效的措施以解決制約現(xiàn)代檔案管理工作的現(xiàn)存問(wèn)題。

1 制約現(xiàn)代檔案管理工作的問(wèn)題分析

1.1 對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作的重視程度不夠

由于歷史觀念等客觀原因，長(zhǎng)期以來(lái)，大多數(shù)工作人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，僅僅簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理工作只是抄抄寫寫、收集、整理、保管、傳遞相關(guān)資料等事務(wù)性工作，既不是什么重點(diǎn)工作，更不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，把這項(xiàng)工作放到了可有可無(wú)的位置上，并未真正把檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，甚至某些單位根本不為員工建立人事檔案，導(dǎo)致員工檔案出現(xiàn)“斷層”現(xiàn)象，影響到員工后期的職稱評(píng)審和工作調(diào)動(dòng)等諸多事宜。綜上所述這些現(xiàn)象都說(shuō)明了他們對(duì)檔案管理工作不夠重視，無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作所提出的要求。

1.2 對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足

由于社會(huì)上檔案管理意識(shí)較為薄弱，不夠重視現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展，因此，對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足，造成了檔案收集、整理較為困難，相關(guān)檔案材料的保管比較分散，歸檔工作比較遲緩，導(dǎo)致現(xiàn)代檔案管理工作在整體上達(dá)不到應(yīng)有的水平。目前，已有的檔案室大部分都比較簡(jiǎn)陋，基礎(chǔ)設(shè)施條件和環(huán)境較差，檔案室狹窄、潮濕，有可能發(fā)生霉變、蟲蛀等現(xiàn)象，出現(xiàn)損壞檔案的情況，甚至個(gè)別單位尚未建立自己的檔案室，缺乏相應(yīng)的現(xiàn)代檔案管理配套設(shè)備與基礎(chǔ)設(shè)施，這些都會(huì)在一定程度上制約著現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。

1.3 缺乏專業(yè)的現(xiàn)代檔案管理工作人員

現(xiàn)代檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，要求檔案管理工作人員具備較高素質(zhì)和專業(yè)水平，然而，當(dāng)前許多檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)相對(duì)較低，僅僅停留在收收發(fā)發(fā)、查查找找、抄抄寫寫的初步階段，他們對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)知識(shí)不太熟悉，更不具備現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能，面對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，可能會(huì)束手無(wú)策，有時(shí)只是將檔案材料放入檔案盒，不能及時(shí)地進(jìn)行分類歸檔與保管，或者沒(méi)有及時(shí)督促檔案形成部門及時(shí)移交檔案材料，容易造成員工檔案材料的缺損或者遺失，不利于現(xiàn)代檔案管理工作的有序開展。

1.4 現(xiàn)代檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度不夠健全

由于對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作缺乏足夠的重視，因而現(xiàn)代檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度不夠健全，檔案管理制度存在一定程度的漏洞，檔案保管不符合基本要求，制約著現(xiàn)代檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。在實(shí)際歸檔過(guò)程中，大多數(shù)工作人員只是將紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔而已，還沒(méi)有完善的相關(guān)規(guī)章制度對(duì)電子檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致電子檔案管理常常出現(xiàn)混亂的局面；員工的人事檔案不能及時(shí)進(jìn)行歸檔，可能會(huì)導(dǎo)致在檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中的遺失；檔案的接收、移交等手續(xù)均缺乏詳盡的工作記錄；對(duì)現(xiàn)代檔案管理均未進(jìn)行專庫(kù)、專柜、專人管理等等，這些都需要完善、健全的現(xiàn)代檔案管理規(guī)章制度來(lái)加以保障。

2 加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理工作的對(duì)策探討

2.1 加大宣傳力度，提高對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

為有效推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程，必須加大宣傳力度，提高大家對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，確立檔案管理工作在單位中的重要地位。一方面，要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、廣播、報(bào)紙等多種傳媒渠道宣傳現(xiàn)代檔案管理的重要程度，督促企業(yè)將檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來(lái)常抓不懈。另一方面，開通相應(yīng)的檔案管理政策咨詢服務(wù)平臺(tái)，廣泛地向就業(yè)者宣傳檔案管理方面的相關(guān)政策與規(guī)定，并解答他們?cè)趯?shí)際中遇到的各類疑問(wèn)，讓他們認(rèn)識(shí)到個(gè)人檔案并不是可有可無(wú)的，而是對(duì)個(gè)人今后發(fā)展起著至關(guān)重要作用的材料。只有這樣，能提高全社會(huì)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，才能真正推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展水平。

2.2 增加資金投入，加強(qiáng)現(xiàn)代檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

增加資金投入，加強(qiáng)現(xiàn)代檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理工作人員的薪酬待遇，能夠吸引到更多的優(yōu)秀人才投入到現(xiàn)代檔案管理工作中來(lái)，進(jìn)一步充實(shí)檔案管理工作人員隊(duì)伍，對(duì)于加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程也是極為重要的。各單位要加大對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，積極采購(gòu)一些必備的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，采用多媒體技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案進(jìn)行存儲(chǔ)，增加現(xiàn)代檔案信息的存儲(chǔ)量，以進(jìn)一步提高現(xiàn)代檔案管理工作的效率，加速現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。

2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，提高管理人員的素質(zhì)

現(xiàn)代檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，需要檔案工作人員具備較高素質(zhì)和專業(yè)技能，因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，建立一支具備扎實(shí)專業(yè)知識(shí)、精湛業(yè)務(wù)能力、高尚職業(yè)道德與較強(qiáng)創(chuàng)新能力的現(xiàn)代檔案管理工作人員隊(duì)伍。在新形勢(shì)下，現(xiàn)代檔案管理人員應(yīng)該利用業(yè)余時(shí)間不斷地加強(qiáng)對(duì)各種新知識(shí)、新技能與新理念的學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新檔案管理工作思路和工作方法，進(jìn)一步拓寬檔案管理服務(wù)渠道，大大提升現(xiàn)代檔案管理工作的水平，以適應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展需要。

2.4 建立健全現(xiàn)代檔案管理制度

要想有效解決制約現(xiàn)代檔案管理工作中的現(xiàn)存問(wèn)題，就必須建立健全現(xiàn)代檔案管理制度，尤其是建立和完善檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案借用手續(xù)制度與檔案?jìng)浞葜贫鹊鹊?，以進(jìn)一步提高現(xiàn)代檔案管理的質(zhì)量與水平。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及，為適應(yīng)當(dāng)今信息社會(huì)的發(fā)展需求，要在國(guó)家和地方層面來(lái)健全檔案管理方面的相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，完善檔案管理部門及其工作人員的崗位職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作業(yè)務(wù)建設(shè)的科學(xué)化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，以進(jìn)一步提升現(xiàn)代檔案管理水平。

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