崔曉鳴

摘 要：在改革的洪流中，檔案工作的管理體制也在不斷的變革和發(fā)展中?；痣姀S基建工程檔案管理工作的重要性往往容易被人忽視，文章首先分析了基建項目檔案的作用，用以說明其重要意義。然后分析了基建項目檔案管理存在的問題，最后探究了加強基建檔案管理的措施，旨在為檔案管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：火電廠；基建工程；檔案管理；問題；措施

引言

檔案工作的管理體制在經(jīng)濟體制和管理體制的雙重變革下也在進行著革新?；n案真實地記錄著一項工程建設(shè)的立項、施工、工程竣工、驗收等每個階段的工作內(nèi)容，是基建工程建設(shè)不可或缺的一部分。作為基建工程建設(shè)中重要的一環(huán)，提高和加強基建檔案工作是值得探討的問題。

1 基建項目檔案的作用

1.1 基建項目檔案是項目的前期文件經(jīng)過鑒定、整理并歸檔形成的，反映了項目工程建設(shè)的全過程和的真實面貌。準(zhǔn)確、完整、真實的基建檔案是工程進行維護、改建、擴建使用的憑證。不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的檔案在其利用時其價值會大打折扣，并會影響其憑證依據(jù)作用的發(fā)揮，甚至?xí)鸱醋饔茫o工作造成損失，所以基建期間必須高度重視檔案歸檔工作。

1.2 另外基建檔案也提供了參考借鑒的作用，如單位某部門需要機組安裝的具體位置時，就可以到檔案室查閱相關(guān)的竣工圖紙，這時檔案室就發(fā)揮了很大的作用，實現(xiàn)服務(wù)功能?；n案也是工程質(zhì)量的反映，它是工程建設(shè)中和竣工驗收時的必備依據(jù)，也是為投產(chǎn)后生產(chǎn)運行、檢修、改建和擴建提供重要的依據(jù)。它是全部檔案的一個重要組成部分，也是進行生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)研究的必要條件之一。

2 基建項目檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理人員的管理意識有待提高，相關(guān)的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)在對于基建檔案重要性的認識上沒有一定的高度，宣傳的力度也不夠，在行政部門、工程部門、建筑單位之間沒有建立強有力的溝通機制，缺乏應(yīng)有的責(zé)任落實。對于內(nèi)部管理，全局工作沒有把握好。對于外部管理，沒能全方位地監(jiān)督和管理施工單位的工作進度，工程建設(shè)和檔案相關(guān)的工作（收集、整理與歸檔）沒有同時進行，基建檔案歸檔工作沒能跟上工程建設(shè)的步伐。

2.2 檔案管理缺乏完善的制度，缺乏健全的規(guī)章制度，在管理和操作上缺乏比較規(guī)范的流程，所歸檔的資料與有關(guān)的檔案規(guī)范的質(zhì)量要求不相符合，一項工程所參與建設(shè)的單位比較多，而在基建檔案管理工作程序中存在不規(guī)范，不統(tǒng)一，不完善等諸多問題。不健全的規(guī)章制度將直接導(dǎo)致檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，在一定程度上為基建檔案工作設(shè)置了障礙。

2.3 施工單位人員缺乏檔案的意識。這與其工作特點有關(guān)。流動性大、人員不穩(wěn)定是施工單位的工作性質(zhì)，相關(guān)的文件資料管理工作很難與之相匹配，資料流向也不甚清晰明了。很多從事檔案工作的人員缺乏必要的專業(yè)知識，有的只是因為工作需要兼職、幫忙歸檔，不但缺乏專業(yè)知識，而且沒有絲毫的歸檔經(jīng)驗，檔案歸檔亂象叢生，這些都無法保障檔案質(zhì)量和規(guī)范性。

2.4 由于沒有及時有效的對施工單位的過程中產(chǎn)生的文件進行跟蹤，監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作沒有落實到位，執(zhí)行檔案歸檔過程中沒有遵循相關(guān)的工作規(guī)范，沒有檢查施工單位交接時的竣工資料，加劇了驗收工作的難度系數(shù)。

3 加強基建檔案管理的措施

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，加強檔案意識，檔案管理工作是基建檔案管理人員所應(yīng)該做好的工作，以務(wù)實的工作作風(fēng)來提上基建檔案管理水平。

管理部門、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、施工單位都隸屬于基建檔案工作涉及的單位，如果單一依靠檔案部門很難在規(guī)定的時間內(nèi)完成，所以檔案工作人員應(yīng)該最大限度地爭取到各個部門的支持與配合，加強了各部門的協(xié)調(diào)與溝通，積極推廣檔案工作的重要意義。此外作為檔案管理者也應(yīng)該不斷增強自身的責(zé)任感，努力提高工作的積極性，突顯檔案工作的重要性。

3.2 做好檔案工作的根本前提是建立健全的基建檔案管理制度，以國家的相關(guān)法律法規(guī)和工程的具體情況來制定管理體制，應(yīng)該經(jīng)由單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按照規(guī)定執(zhí)行。制定的管理制度應(yīng)包括《工程文件管理制度》、《檔案管理規(guī)定》、《檔案管理網(wǎng)絡(luò)》、《某某發(fā)電廠檔案收集制度》、《工程竣工文件歸檔范圍和歸檔要求》等等。文件歸檔范圍、時間、程序、質(zhì)量都涵蓋在以上的制度中。這樣明晰的檔案制度，使得檔案管理人員在實際的工作中有法可依。要保障基建過程中文件的收集齊全，進而為歸檔做準(zhǔn)備，就要真真正正地將這些制度細則落實到各部門當(dāng)中。

3.3 擁有獨立的檔案管理機構(gòu)是各參建單位所應(yīng)該具備的，設(shè)立專業(yè)的檔案管理人員，其能夠清楚的了解檔案管理的相關(guān)職責(zé)。檔案管理者和工程建設(shè)人員間的工作溝通和交流也是需要加強的。檔案管理者還要對專業(yè)知識不斷地學(xué)習(xí)，明晰各項檔案管理制度?，F(xiàn)實中往往存在參建單位人員多，流動性比較大的特點，一個工程中就要更換好幾個檔案管理人員，檔案的管理交接工作沒有到位，接任的管理者因為不了解情況，又沒有進行深入的跟蹤，造成了工作脫節(jié)，為歸檔工作增加了諸多不便因素，針對此情況參建單位應(yīng)最大限度地提高檔案管理者的薪酬待遇以便增強其穩(wěn)定性，檔案交接工作必須到位。對檔案管理者做定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也是必要的，用以增強檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.4 嚴(yán)格地監(jiān)督和管理施工過程中產(chǎn)生的文件在收集、積累、整理歸檔工作，及時更正不符合規(guī)范的文件材料，情節(jié)嚴(yán)重的需要限期整改，堅決返工。

3.4.1 在具體的檔案搜集中，工程建設(shè)單位應(yīng)該根據(jù)工程的具體情況，出具歸檔范圍，基于此來確定文件的歸檔問題，只有這樣的環(huán)環(huán)相扣才能保證需要歸檔的文件沒有缺漏。將基建工程的各個環(huán)節(jié)進行有效的銜接，包括立項、勘察、設(shè)計等，一旦這些工作開始進行，檔案的相關(guān)工作也應(yīng)該緊隨其后，只有同步了，施工文件才能以完整的形態(tài)呈現(xiàn)在檔案工作人員面前。在具體的檔案歸檔工作中，應(yīng)該堅決按照國家相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度，做到嚴(yán)格執(zhí)行。作為檔案工作人員要嚴(yán)格把握歸檔的質(zhì)量，保障歸檔文件的真實性、完整性，文件缺失或是弄虛作假的情形應(yīng)堅決杜絕，所有來往文件材料，施工單位都應(yīng)該進行確認，以便做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，這也是保障檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在。

3.4.2 只有完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案才能充分發(fā)揮其在工作中的作用，因此在文件交接的過程要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，絕不能含糊。參建單位在移交檔案時，應(yīng)該填寫好《檔案移交表》，表內(nèi)應(yīng)填寫好移交題名、移交時間、移交份數(shù)，文件有其他說明事項時可在備注欄中注明，建設(shè)單位清點數(shù)量齊全，檢查資料合格后方可接收，移交人和接人分別簽名并蓋單位公章備查。在移交紙質(zhì)檔案的過程中應(yīng)同時移交電子信息檔案，并仔細核對電子信息的真實性，可靠性，統(tǒng)一性。如果沒有按照要求移交完整的檔案資料，檔案室可以按合同的約定不予付款，這樣可以對檔案的質(zhì)量進行有效地監(jiān)督、控制、檢查。

4 結(jié)束語

基建檔案管理工作是基建工程項目的真實反映，正視其重要意義，提高檔案的管理水平，真正實現(xiàn)基建檔案工作價值，為的是更好地服務(wù)于社會發(fā)展。

參考文獻

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