文/圍場縣交通局 王永利

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機關(guān)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。檔案管理是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。檔案管理工作條理清晰、結(jié)構(gòu)完整是十分重要的。因此，如何對新時期檔案科學(xué)化管理成為了一個舉足輕重的問題。

一、檔案管理的現(xiàn)狀

新時期檔案的管理流程同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一樣，也分為收集、鑒定、整理、分類、保管、利用這幾個流程，包括特殊的轉(zhuǎn)遞工作。隨著計算機和存儲設(shè)備的廣泛應(yīng)用，有著幾十年的傳統(tǒng)檔案制度卻仍舊在運行，傳統(tǒng)檔案的流程早已不適應(yīng)國家新的人才戰(zhàn)略以及現(xiàn)代改革。檔案材料的收集渠道是很廣泛的，收集制度、移交制度、索要制度、檢查核對制度、補充制度等都比較完善，但由于材料的收集涉及多個部門，在實踐中也出現(xiàn)了許多缺漏。這些內(nèi)容簡單地只能反映個人的生平等基本狀況，對人才預(yù)測、培養(yǎng)、評定、選拔等則作用不大，而對于社會及其需要的信用材料、工作情況則根本沒有，無法對當(dāng)事人作出全面的評判，不能夠反映個人的專長和特點。

二、檔案管理中存在的弊端

檔案的檢索效率低。檔案的檢索方式可以分為手工檢索和計算機信息檢索。當(dāng)前，傳統(tǒng)檔案管理中手工和人工的檢索占有比較大的比重。很多單位檔案的管理在檔案的硬件設(shè)施基礎(chǔ)差。檔案管理要管理規(guī)范、環(huán)境良好，然而在現(xiàn)實工作中，很多的單位在其他工作中完善硬件設(shè)施，在人事檔案管理中規(guī)范不足、標(biāo)準(zhǔn)不高，引起檔案材料丟失、霉變的事情時有發(fā)生，進而對檔案的利用產(chǎn)生了影響。檔案管理管理水平不高，管理落后。實際工作中對檔案管理這項工作重視不足，不配備專職人員，管理手段陳舊，不懂人事檔案管理，往往調(diào)閱檔案都是采用手工操作方式、反復(fù)調(diào)用原件，這樣做的后果導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆和字跡褪色現(xiàn)象出現(xiàn)，影響檔案完整。

三、檔案信息化的必要性

檔案信息化就是利用技術(shù)手段對現(xiàn)存的有價值的文檔語音、圖像、影像、電子文件、數(shù)據(jù)庫等各類資源進行收集、加工和處理，使其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，以便于在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行高效快捷地存儲、管理、檢索、利用和傳播，使用戶可以在任何時間、任何地點，都能從網(wǎng)絡(luò)上得到所需要的各種電子資源。檔案信息化的核心是文檔一體化的管理，對軟件數(shù)據(jù)庫和硬件掃描儀都有很高的要求，同時制作人員的素質(zhì)和經(jīng)驗顯得更為重要。同一份檔案中有多種文件，小的是一張票據(jù)，大的是零號圖紙。同一份檔案需要多個型號的掃描儀共同完成掃描工作。根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀。對于超大幅面檔案則采取縮微拍攝或小幅面掃描后圖象拼接方式完成。與傳統(tǒng)檔案相比，它占用的物理空間小。檔案信息化收藏數(shù)字形式的信息，除了紙介質(zhì)的書刊資料外，還收錄其它一切可以數(shù)字化的信息，如視頻、音頻資料、計算機程序等等，可以滿足查閱者的多種需求。檔案信息化建設(shè)最重要的一點是建立以數(shù)字信息為主的各種信息資源，形成互聯(lián)網(wǎng)上的整體優(yōu)勢。將原件保存在更適宜的環(huán)境中，而數(shù)字化的資料由于實現(xiàn)原件的復(fù)制，并不影響一般意義上的查閱。利用數(shù)字化檔案的用戶可以不同檔案館的工作人員直接見面，而只通過網(wǎng)絡(luò)與檔案館聯(lián)系，檔案館專業(yè)人員通過電子郵件及電子咨詢臺與用戶聯(lián)系。用戶也可以直接通過電腦登錄至檔案信息化館的主頁，隨意瀏覽、查詢、下載、打印有用的信息。

四、檔案信息化管理流程

（一）檔案接收

接收需要整理的檔案資料，完成清點、登記、整理、編寫卷內(nèi)目錄，確定掃描內(nèi)容。

（二）檔案掃描

根據(jù)檔案原件大小選擇不同的掃描儀完成掃描工作，并按要求存成 TIFF、JPEG、GIF、BMP等文件格式。

（三）檔案去污

手動或自動去除檔案上存在的臟點、污漬、黑邊。將圖像旋轉(zhuǎn)（90度、180度）或翻轉(zhuǎn)（上下、左右）得到正確圖像。

（四）索引著錄

根據(jù)要求進行標(biāo)引，人工錄入著錄信息或利用OCR輔助生成著錄信息，并按要求導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中。

（五）最終檢驗

最終檢驗需要專人完成，對錄入文字與掃描文件進行對照檢驗，對掃描文件進行逐頁檢查，并杜絕掛接錯誤。

（六）復(fù)卷裝訂

檔案裝訂是檔案加工的最后一個環(huán)節(jié)，主要包括案卷恢復(fù)、卷內(nèi)目錄的修正、打印案卷封面、打印檔案目錄、裝訂檔案、分盒包裝、打印卷盒，最后移交檔案室。

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案不會消失，但隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化將迎頭趕上主導(dǎo)潮流。未來檔案管理將注重特色服務(wù)、注重技術(shù)手段。以能否迅速占有信息資源并且向社會提供信息產(chǎn)品，這會成為衡量檔案管理水平的新標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案信息化管理是新時期檔案管理的一個必然結(jié)果，檔案信息化管理使得檔案管理步入信息化時代。