文/恩施職業(yè)技術(shù)學(xué)院 譚慧

實(shí)現(xiàn)檔案信息化是高校檔案管理工作的創(chuàng)新要求。檔案管理信息化是指檔案部門改革傳統(tǒng)管理方法,運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù),加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用的過程。記錄方式和保存記錄的載體是檔案產(chǎn)生的兩個(gè)重要的條件。盡管由于社會(huì)的發(fā)展和先進(jìn)生產(chǎn)工具的應(yīng)用，使得檔案的記錄方式和載體不斷地發(fā)展變化，但高校檔案信息化、數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的客觀要求。高校的各類檔案是高校發(fā)展歷史軌跡的印記、是高校的文化積淀、是特色辦學(xué)和管理風(fēng)范的再現(xiàn)，因此，檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，必須引起高度重視。提升檔案工作水平不僅是學(xué)校檔案工作人員的職責(zé)，更要領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與，只有靠大家的努力才可能把學(xué)校的檔案工作做好，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的科學(xué)化、信息化。開創(chuàng)高校信息化、數(shù)字化背景下檔案管理工作的新局面，應(yīng)重點(diǎn)做好以下工作：

一、樹立全員服務(wù)為本理念

要樹立“全員檔案管理以服務(wù)為本”的工作理念，進(jìn)一步完善各項(xiàng)管理，深化管理體制和工作機(jī)制改革，充分利用現(xiàn)代化管理手段提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。

確立全員檔案責(zé)任，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。因高校檔案業(yè)務(wù)與高校的創(chuàng)辦和發(fā)展同步，真實(shí)地記錄了高校在各項(xiàng)建設(shè)中的成就和經(jīng)驗(yàn)，涉及教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等各個(gè)方面，既是高校發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，也是高校文化的積淀與延續(xù)，更是高校管理和核心競(jìng)爭(zhēng)能力建設(shè)的重要組成要素。高校檔案業(yè)務(wù)與校園文化建設(shè)有著密切的聯(lián)系，都是以育人為本職，以傳承大學(xué)精神為己任，二者之間相互滲透、相互促進(jìn)、共同發(fā)展。高校檔案工作的方向主要是為學(xué)校服務(wù)，為廣大師生服務(wù)。檔案工作的最終目的在于利用。要克服檔案人員“坐、等、靠”的傳統(tǒng)思想，變“被動(dòng)服務(wù)”為“主動(dòng)服務(wù)”。增強(qiáng)檔案服務(wù)的主動(dòng)性和有效性，從封閉的工作方式到開放的工作方式，從檔案管理員管理到人人都是檔案管理員，從等待各部門（系部、個(gè)人）移交指定材料到主動(dòng)收集，全員樹立檔案意識(shí)，形成良好氛圍。

檔案運(yùn)用“以人為本”，實(shí)現(xiàn)檔案的文化傳承功效。高校承擔(dān)著教學(xué)育人、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承的職責(zé)。檔案文化是校園文化建設(shè)的重要載體，內(nèi)涵豐富的高校檔案是校園文化建設(shè)的寶貴資源，是進(jìn)行人文教育的最好教材，把檔案文化溶入到校園文化建設(shè)中，讓高校深厚的文化背景、悠久的校園文化資源、優(yōu)秀的革命文化資源、杰出的名人文化資源、豐富的科技教育資源、典雅的文物文化資源和歷代師生的人文精神，對(duì)全體學(xué)生產(chǎn)生文化育人的作用。充分發(fā)揮檔案的直觀性和原始性特點(diǎn)，激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，提高人文素質(zhì)教育的吸引力，彌補(bǔ)課堂教學(xué)和常規(guī)教育的不足。利用檔案對(duì)學(xué)生開展理想道德教育、愛校勤學(xué)教育、警示自律教育、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育、社會(huì)主義文化觀念價(jià)值觀教育、綜合實(shí)踐學(xué)校的辦學(xué)宗旨、辦學(xué)理念、辦學(xué)特點(diǎn)和專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)，彰顯高校歷史品位、校園文化特質(zhì)、校園風(fēng)貌形象，從而影響學(xué)生的思想品德、行為習(xí)慣及價(jià)值觀念，具有無形的精神力量，使學(xué)生在具有傳統(tǒng)文化精神和人文精神的校園環(huán)境中得到熏陶，促進(jìn)學(xué)生的全面發(fā)展。

重視高校檔案工作全職性，不斷增強(qiáng)服務(wù)發(fā)展的前瞻性，做到校黨委校行政工作部署到哪里，檔案工作就跟蹤到哪里。現(xiàn)代高校是一個(gè)多功能完備的社區(qū)，檔案包括干部人事檔案、文書檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)審計(jì)檔案、教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍和成績(jī)檔案、校園治安檔案、計(jì)劃生育檔案、醫(yī)療衛(wèi)生檔案、人才培養(yǎng)工作評(píng)估檔案、學(xué)校綜合管理檔案等，涉及到高校工作本身及社區(qū)管理的方方面面。因此，學(xué)校的各個(gè)職能部門及教學(xué)系部的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都是必須高度重視檔案工作，樹立人人都是檔案員的意識(shí)，在平時(shí)的工作中注意收集整理，并根據(jù)業(yè)務(wù)歸口及時(shí)與相應(yīng)職能部門聯(lián)系，及時(shí)移交到職能部門或檔案室，形成人人在思想上重視，在工作上支持，大家都積極參與檔案管理工作的良好氛圍。

二、健全檔案管理體制機(jī)制

檔案工作的管理體制和運(yùn)行機(jī)制是相輔相成的,緊密聯(lián)系的，體制創(chuàng)新要求機(jī)制的創(chuàng)新，兩者的共同優(yōu)化有利于檔案管理工作質(zhì)量的提高。檔案管理工作的提檔升級(jí)，有賴于提供體制、機(jī)制、人力、財(cái)力、物力的保障,使檔案工作與其他各項(xiàng)工作同步發(fā)展、協(xié)調(diào)發(fā)展。加快高校檔案管理的信息化與自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)增效提速的舉措,它要求在實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作環(huán)節(jié)程序化的同時(shí)，更加重視提高校檔案管理工作的效率性和準(zhǔn)確性，因而是提高整個(gè)檔案管理系統(tǒng)工作能力的重要抓手。

檔案管理工作體制是落實(shí)檔案管理基礎(chǔ)工作的保證。要建立高校檔案管理工作體系，明確分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，其他分管業(yè)務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)下開展相應(yīng)工作。高校工作本身及社區(qū)管理方方面面的各類檔案，應(yīng)分別由組織人事處、教務(wù)處、學(xué)工處、計(jì)財(cái)處、后勤處、保衛(wèi)處、辦公室等部門分別收集整理后移送學(xué)校檔案室，統(tǒng)籌管理部門應(yīng)是學(xué)校辦公室。

檔案管理運(yùn)行機(jī)制是做好學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵。在學(xué)校，一般人都是認(rèn)為檔案的收集、整理是檔案室的工作人員的事情，即使領(lǐng)導(dǎo)要求各職能部門及教學(xué)系部的檔案工作做好，大多都是被動(dòng)完成檔案整理匯集任務(wù)，在實(shí)際工作中不思考，少創(chuàng)新。因此，在建立機(jī)制的問題上應(yīng)充分考慮相關(guān)人員的積極性，通過機(jī)制的建立，增強(qiáng)相關(guān)人員的使命感和責(zé)任感，諸如評(píng)選檔案工作先進(jìn)工作者予以表彰，將檔案工作納入年度考核并使考核結(jié)果與年終津貼掛鉤等等。在完善檔案管理運(yùn)行機(jī)制上，就必須強(qiáng)化檔案部門內(nèi)部管理，做好轉(zhuǎn)變職能、強(qiáng)化服務(wù)的改革工作，進(jìn)行管理方式、方法的改革，以適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的要求。

三、加強(qiáng)管理組織隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理事在人為，科學(xué)合理的行為會(huì)事半功倍。要實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的科學(xué)化、信息化，必須把檔案工作納入學(xué)校工作的議事日程，得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，切實(shí)加強(qiáng)管理組織隊(duì)伍建設(shè)，全面提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。一是要用法規(guī)武裝組織隊(duì)伍。結(jié)合高校建設(shè)實(shí)際，深入持久的組織開展學(xué)習(xí)與宣傳《檔案法》活動(dòng)，做到領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)、群眾跟著學(xué)、使人人認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，自覺做好份內(nèi)的業(yè)務(wù)工作。二是要用制度約束組織隊(duì)伍。檔案管理中《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案收集整理管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案利用制度》、《檔案保密制度》等系列管理制度，是檔案工作人員的行為準(zhǔn)則，每個(gè)檔案工作人員都必須熟知并嚴(yán)格執(zhí)行，使各項(xiàng)工作規(guī)范化并很好地落到實(shí)處。三是用內(nèi)涵提升強(qiáng)大組織隊(duì)伍。堅(jiān)持加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提高檔案管理組織隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，以適應(yīng)檔案管理的科學(xué)化、信息化工作的需要。要為檔案工作人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)創(chuàng)造良好的條件、出臺(tái)激勵(lì)政策，選拔檔案工作人員到本科院校的檔案專業(yè)學(xué)習(xí)深造，組織檔案管理人員外出考察學(xué)習(xí)，定期舉辦培訓(xùn)班和對(duì)檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，拓展視野和知識(shí)面，提高綜合業(yè)務(wù)能力。四是做到安全教育常抓不懈。要經(jīng)常加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全管理教育，通過教育提高檔案人員的事故防范意識(shí)。保密性高的檔案室還應(yīng)安裝攝像監(jiān)視器，防止前來查閱檔案的利用者偷撕或涂改檔案。通過制定與落實(shí)安全管理措施、配備設(shè)施以杜絕災(zāi)害隱患。加強(qiáng)對(duì)庫房建設(shè)要求，對(duì)原有消防報(bào)警及控制系統(tǒng)進(jìn)行現(xiàn)代化改造，增加防火滅火能力。注重檔案的科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù)，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化。五是讓保密與利用并重提高檔案利用率。長(zhǎng)期以來，受傳統(tǒng)保密觀念制約，檔案工作存在著重保輕用、利用不足的弊端，檔案的價(jià)值沒有充分發(fā)揮，領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解并有效的利用檔案，因而檔案管理人員的工作價(jià)值也未能在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。為此檔案管理工作人員要正確處理做好檔案保密與利用的關(guān)系，做好檔案的開發(fā)與利用工作，將“以藏為主”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙蚤_發(fā)利用為主”的管理方式，健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學(xué)校特色的有較高利用價(jià)值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

四、改善條件實(shí)現(xiàn)資源共享

隨著我國高等教育的飛速發(fā)展,高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,高校檔案管理工作也變的更加的重要、復(fù)雜。而現(xiàn)有的非網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)則影響了檔案管理工作效率的進(jìn)一步提高，必須強(qiáng)化檔案設(shè)施建設(shè)。根據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》要求，整合檔案信息資源實(shí)現(xiàn)資源共享，將成為檔案信息化建設(shè)的根本目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)取決于外部環(huán)境改善和內(nèi)部管理創(chuàng)新兩大因素。外部環(huán)境條件講，整合檔案信息資源實(shí)現(xiàn)資源共享，有依賴于全面統(tǒng)籌規(guī)劃全國各地檔案資源，有序協(xié)調(diào)，形成合力。

從高校檔案信息化建設(shè)實(shí)踐來講，整合檔案信息資源實(shí)現(xiàn)資源共享，就是要從軟硬件設(shè)施的投入、建立標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化體系、檔案信息資源的建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索系統(tǒng)建設(shè)等方面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制等。當(dāng)務(wù)之急一是要改善庫房條件，保證檔案的合理有效庫存和利用。二是要改善辦公條件，保證檔案工作人員有一個(gè)良好的工作環(huán)境。三是要建立標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化體系，使高校首先形成一個(gè)獨(dú)立完整的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。檔案信息可以在檔案管理部門內(nèi)部網(wǎng)上共享，形成電子信息資源中心，既可有效進(jìn)行電子檔案管理，又可方便利用者對(duì)檔案的查閱、瀏覽，查、借閱手續(xù)可以在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上完成，減少不必要的事務(wù)工作，提高檔案管理部門的工作效率和檔案利用率。

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