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        從“科技檔案”到”企業(yè)檔案“看企業(yè)檔案工作的發(fā)展

        2014-12-05 04:18:00大慶油田井三公司官嬌
        辦公室業(yè)務(wù) 2014年3期
        關(guān)鍵詞:檔案管理科技材料

        文/大慶油田井三公司 官嬌

        從“科技檔案”到”企業(yè)檔案“看企業(yè)檔案工作的發(fā)展

        文/大慶油田井三公司 官嬌

        科技檔案是在科研生產(chǎn)、基建和經(jīng)濟(jì)管理等社會實(shí)踐中產(chǎn)生的各種材料的總體記錄。企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動中形成的有保存查考價值的檔案記錄。分析“科技檔案”和“企業(yè)檔案”兩者關(guān)系的演變,可以幫助我們更好地理解企業(yè)檔案工作的發(fā)展。

        科技檔案;企業(yè)檔案

        企業(yè)檔案是企業(yè)在其生產(chǎn)運(yùn)營過程中所產(chǎn)生的所有類型檔案材料的總和,其已經(jīng)在企業(yè)發(fā)展中開始發(fā)揮重要的作用。科技檔案則是以科學(xué)研究,科研項(xiàng)目為主要內(nèi)容的檔案材料。它和企業(yè)檔案有著密不可分的聯(lián)系。分析兩者之間的關(guān)系,可以幫助我們更好地理解企業(yè)檔案工作的發(fā)展。

        1957年國務(wù)院頒發(fā)了《關(guān)于改進(jìn)檔案、資料工作的方案》,為建立和加強(qiáng)科技檔案管理提供了第一份標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)文件,其中表述了科技檔案是指在科學(xué)研究開發(fā)中產(chǎn)生的文件材料。1987年國家制發(fā)了《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》,也第一次提出了企業(yè)檔案的概念。規(guī)定指出:企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和。其中構(gòu)成主體是科技檔案。該規(guī)定為我國企業(yè)檔案的發(fā)展提供了參考依據(jù)和理論支持。

        時代的發(fā)展,經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型,國家的法律政策也在隨時代的變化而調(diào)整。從科技檔案概念的產(chǎn)生到企業(yè)檔案概念的產(chǎn)生;從孤立的談科技檔案,到科技檔案成為了企業(yè)檔案的主體,國家的政策正清晰地告訴我們,科技檔案必將過渡到企業(yè)檔案中來。

        一、“科技檔案”到“企業(yè)檔案”,意味著檔案管理的范圍正在逐步擴(kuò)大

        科技檔案是科研生產(chǎn)(發(fā)生-發(fā)展-終結(jié))過程中,記錄和反映具有保存價值的各種形式載體的文件材料。原來它是獨(dú)立的檔案類別,直接受國家的統(tǒng)一掌控。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,國家放寬對企業(yè)的管理權(quán)。企業(yè)可以自由處理內(nèi)部事務(wù),包括企業(yè)自身的檔案管理。科技檔案自然也收歸企業(yè),作為企業(yè)檔案由企業(yè)自我管理。所以說,在新時期企業(yè)檔案的范圍正在逐步擴(kuò)大和復(fù)雜化。

        二、“科技檔案”到“企業(yè)檔案”,意味著檔案管理基本原則得到落實(shí)

        檔案的來源原則和全宗原則是檔案管理理論的兩大基石。檔案的來源原則決定了“企業(yè)檔案”的產(chǎn)生,因?yàn)闄n案材料來源于企業(yè)內(nèi)部,所以產(chǎn)生于企業(yè)內(nèi)部的各種檔案均歸為“企業(yè)檔案”;“科技檔案”的定義則依據(jù)于檔案材料的內(nèi)部性質(zhì)。在計劃經(jīng)濟(jì)時代,這種劃分有助于國家根據(jù)不同的系統(tǒng)特點(diǎn)進(jìn)行分別指導(dǎo)監(jiān)督。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)下,國家放開了對企業(yè)的管理,企業(yè)有了相對自由的決定權(quán),這就為以來源為原則的檔案門類提供了極大的可能性,同時也符合檔案來源原則以及由此形成的檔案全宗原則。

        隨著時代的發(fā)展,對科技檔案的研究逐漸深化為對企業(yè)檔案的理解,我們應(yīng)該更加深入地開展理論和實(shí)踐工作,使企業(yè)檔案能夠具有更加豐富的涵義,從而為企業(yè)提高管理水平,實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生積極作用。

        首先,企業(yè)檔案應(yīng)該為企業(yè)發(fā)展提供更加有力的信息和憑證支持。1986年全國科技檔案工作會議提出了——企業(yè)為提高決策水平和經(jīng)營管理能力,可建立綜合性的檔案管理機(jī)構(gòu),將科技檔案、文書檔案等各類型檔案統(tǒng)一保管,為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)建設(shè),科研活動中形成的第一手材料,具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可依據(jù)性,應(yīng)該是企業(yè)在生產(chǎn)活動中正確決策的主要依據(jù)。

        其次,企業(yè)檔案應(yīng)該成為企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。企業(yè)檔案是企業(yè)知識的積累。在企業(yè)自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)和基本建設(shè)中所產(chǎn)生的圖紙、文件、照片等各類型材料,都是企業(yè)的寶貴財富,在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮著重要的作用。所以應(yīng)該按照企業(yè)資產(chǎn)管理的要求,建立完善的企業(yè)檔案管理系統(tǒng),充分發(fā)揮企業(yè)檔案的價值。

        最后,企業(yè)檔案應(yīng)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。具體操作為:1.企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案工作人員,將企業(yè)內(nèi)部所產(chǎn)生的各種類型的檔案材料統(tǒng)一由檔案機(jī)構(gòu)整理保管和提供利用;2.企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)要將各類型檔案作為一個整體來管理,建立統(tǒng)一的檔案規(guī)章制度和工作規(guī)范;3.檔案機(jī)構(gòu)要積極開發(fā)企業(yè)檔案的價值,針對利用率高的檔案要及時梳理編研,全面地為企業(yè)各部門各活動所用;四、檔案機(jī)構(gòu)要定期舉行檔案交流活動,通過知識競賽,媒體宣傳等方式傳播檔案的價值,增強(qiáng)企業(yè)員工檔案意識,從而提高檔案管理和利用水平。

        從“科技檔案”到“企業(yè)檔案”,我們不僅僅看到名稱定義的變化,更應(yīng)該看到名稱背后社會的發(fā)展,歷史的變遷。不斷發(fā)展的理論研究和實(shí)踐總結(jié)必將不斷完善這兩個名稱的定義。時代促進(jìn)了兩個名稱的演變和發(fā)展,也必將促進(jìn)企業(yè)檔案工作不斷進(jìn)步,更好地為企業(yè)服務(wù)。

        [1]謝凌奕.“從科技檔案到企業(yè)檔案——從名稱的演進(jìn)看我國企業(yè)檔案工作的發(fā)展”[J].上海檔案,2001,8.

        [2]黃世喆,黃瑞娟.“企業(yè)檔案主體的多元化”[J].中國檔案,2000,8.

        [3]王傳宇.“試論企業(yè)檔案工作的改革”[J].檔案學(xué)通訊,1999,1.

        [4]王恩漢.“企業(yè)檔案與企業(yè)資產(chǎn)”[J].檔案學(xué)研究,1999,1.

        [5]吳雁平.“經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型與企業(yè)檔案工作”[J].檔案學(xué)通訊,2000,4.

        [6]宮曉東.企業(yè)檔案管理學(xué)[M].高等教育出版社,1999,11.

        [7]王傳宇.科技檔案管理學(xué)[M].中國人民大學(xué)出版社,1998,4.

        [8]劉燦.現(xiàn)代公司制的產(chǎn)權(quán)關(guān)系和治理結(jié)構(gòu)研究[M].西南財經(jīng)大學(xué)出版社,1996,10.

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