文/遼陽縣國土資源局 高飛

地籍電子檔案建設(shè)必要性探討

文/遼陽縣國土資源局 高飛

地籍檔案是指在地籍管理活動中直接形成的以文字、圖表、聲像等形式反映地籍活動，具有保存、查考價值的歷史紀(jì)錄。文本首先明確了地籍檔案在管理和利用上現(xiàn)場的問題，進而對地籍電子檔案建設(shè)的必要性進行了論述，并總結(jié)了地籍電子檔案建設(shè)的意義。

地籍；電子檔案；現(xiàn)狀；必要性

近年來，國土資源部門開展了大量的國土資源調(diào)查，產(chǎn)權(quán)確認(rèn)方面的工作，如第二次土地調(diào)查、城鎮(zhèn)地籍調(diào)查、農(nóng)村集體土地確權(quán)、宅基地使用權(quán)確權(quán)登記等。相關(guān)工作的開展都需要留存的有關(guān)地籍檔案作為支撐或協(xié)助，而所需的大量地籍檔案存在形式多樣、保存不集中，保存媒介多為紙質(zhì)，有一些檔案由于年代久遠，不同程度上存在缺失或破損，這些都為國土資源管理工作帶來了諸多不便，特別是涉及到權(quán)屬方面，更是容易產(chǎn)生權(quán)屬糾紛。

地籍檔案是指在地籍管理活動中直接形成的以文字、圖表、聲像等形式反映地籍活動，具有保存、查考價值的歷史紀(jì)錄。由于地籍檔案中記載了每塊宗地的權(quán)屬地線、界址拐點位置等空間和非空間數(shù)據(jù)，因此地籍檔案為調(diào)整土地關(guān)系、合理組織土地利用提供基本依據(jù)信息。隨著信息化進程的加快，互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)的飛躍發(fā)展，地籍檔案管理也面臨著新的發(fā)展機遇，而地籍電子檔案建設(shè)便是順應(yīng)技術(shù)發(fā)展和管理現(xiàn)代化的必然產(chǎn)物。地籍電子檔案的建設(shè)不僅可以全面的存儲地籍檔案信息，提高查詢、檢索效率，更能推動地籍檔案管理的質(zhì)量和水平，為發(fā)揮地籍檔案在國土資源管理工作中的重要地位產(chǎn)生積極的意義。

一、地籍檔案管理與利用現(xiàn)狀

（一）仍以傳統(tǒng)的實物管理方式為主

傳統(tǒng)的地籍檔案管理工作以實物管理方式為主，基本上是將產(chǎn)生的地籍檔案裝訂成冊，并記錄序號，同時建立檔案查詢索引；查詢時通過索引找到該檔案在檔案架的存放序號，通過序號再查找，費時、費力、效率不高。近年來，由于社會經(jīng)濟的發(fā)展，地籍工作量日益增多，尤其是城鎮(zhèn)地籍調(diào)查、農(nóng)村集體土地確權(quán)、宅基地使用權(quán)確權(quán)登記等工作，形成了大量的地籍檔案。這些檔案其格式多樣、保存分散，包括文字、圖表、照片、磁盤等。如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式很難滿足大批量的檔案查詢與管理的需要。

（二）地籍檔案易損壞、丟失

當(dāng)前，地籍檔案仍沿襲傳統(tǒng)的手工管理模式，地籍檔案的保存期長，存儲媒介均為紙質(zhì)，不管是檔案還是圖件信息均是通過紙質(zhì)媒介留存，隨著時間的推移，大量地籍信息已經(jīng)模糊不清，圖件殘損嚴(yán)重，甚至丟失，為地籍檔案管理工作帶來很大的困難。

（三）地籍檔案數(shù)量繁多，檔案利用效率普遍較低

目前，地籍檔案的保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相適應(yīng)，檔案數(shù)量與種類不斷增多，但管理方式仍然只靠人工查找、記錄、調(diào)閱，其效率低下。隨著數(shù)字國土建設(shè)的加快，國土資源檔案必然會產(chǎn)生以數(shù)字化形式保存的電子圖片文檔和紙質(zhì)文檔共存的局面，對于產(chǎn)生的電子檔案如不及時收集歸檔，將失去大部分的檔案信息，勢必會帶來資源浪費和重復(fù)建設(shè)。此外，傳統(tǒng)的管理方式已無法滿足現(xiàn)代化、信息化的檔案管理的要求，檔案材料的管理、分類、檢索困難，部門間無法共享，利用效率普遍較低，難以及時更新等問題越來越嚴(yán)重。

二、地籍電子檔案建設(shè)的必要性

（一）地籍檔案管理更趨現(xiàn)代化

由于地籍電子檔案的生成是在計算機系統(tǒng)的支持下完成的，通過開發(fā)地籍電子檔案管理信息系統(tǒng)，設(shè)置不同使用權(quán)限，在互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)的支持下，在不同部門間進行查詢、閱讀與傳遞，因此在地籍檔案的管理與利用上更加便捷與安全。地籍檔案需要借助于各種信息技術(shù)，開展電子文件的采集、歸檔工作，實現(xiàn)地籍檔案管理環(huán)節(jié)上的飛躍。對于檔案管理人員，對檔案的收錄、整理、管理上也便于操作，如根據(jù)電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性的要求，在形成地籍檔案之前的電子文件，依照規(guī)定對其增、刪、改等，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。

（二）地籍檔案內(nèi)容與媒介可分離

傳統(tǒng)的地籍檔案媒介以紙質(zhì)為主，存在易破損、不能多人共享利用的缺點，很大程度上影響了檔案的高效利用。紙質(zhì)地籍檔案是原件，電子地籍檔案是數(shù)字化形式，所包含的地籍信息可與它的媒介分離，分別以紙質(zhì)文件和電子文件的方式存儲，對于日常的地籍檔案查詢與使用，可通過地籍電子檔案進行，最大程度上保護了紙質(zhì)地籍檔案原件的安全，降低了丟失、損壞的風(fēng)險。

（三）存儲空間小，表現(xiàn)形式多樣

地籍電子檔案對保存場地的面積和空間大小要求不高，通過光盤刻錄、硬盤存儲都能保存大量的地籍電子檔案。同時，地籍電子檔案的存在形態(tài)非常豐富，文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或有機搭配成電子檔案的內(nèi)容，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動，進而為國土資源管理工作提供高效、快速、便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

三、結(jié)語

地籍電子檔案是地籍檔案管理工作的一個重要飛躍，作為地籍檔案管理的一種新型管理形式，電子地籍在一定程度上拓展了傳統(tǒng)地籍的應(yīng)用范疇，能滿足土地確權(quán)、土地規(guī)劃、評估、智慧城市的建設(shè)需要。因此，要推進地籍電子檔案的建設(shè)工作，則應(yīng)加快地籍檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，并將地籍管理信息化建設(shè)與辦公自動化結(jié)合起來，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一部署，進一步提高工作質(zhì)量和效率。地籍電子檔案的建設(shè)，是一個地籍信息不斷數(shù)字化的過程，也是地籍服務(wù)不斷向用戶群實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的過程，更是管理手段走向信息化的過程。