文/長慶油田分公司水電廠 宋鵬 王飛 方凡 劉浩東

一、辦公室實施精細化管理的必要性

辦公室工作是單位黨政管理的重要組成部分。目前辦公室工作面臨著許多新的任務(wù)和挑戰(zhàn)，將精細化引入到辦公室管理是各級領(lǐng)導和辦公室工作者討論的一個熱門話題，對于辦公室管理實踐也具有很強的指導意義。

（一）辦公室工作特點決定了必須進行精細化管理

辦公室所具有的參謀性、中樞性、事務(wù)性、突發(fā)性等特點，決定了實施精細化管理的必要性。

1.參謀性。辦公室是為領(lǐng)導及整個單位提供輔助支持、參謀服務(wù)的部門，辦公室的工作建議有可能影響到領(lǐng)導的決策，辦公室的言行也體現(xiàn)著領(lǐng)導的意志，任何工作失誤會影響工作部署和落實效果。因此，在履行參謀職責時必須進行充分細致的調(diào)研論證，為領(lǐng)導提供準確可靠的信息，在執(zhí)行決定時必須堅守原則，執(zhí)行制度，不能擅作決定，自作主張。

2.中樞性。辦公室不同于其他職能部門，它附屬于決策層，作為領(lǐng)導的助手，是領(lǐng)導的延伸，為整個活動輸送信息，溝通協(xié)調(diào)，組織聯(lián)絡(luò)，處理活動所產(chǎn)生的內(nèi)部事務(wù)；如果沒有這些工作，企業(yè)將無法正常運轉(zhuǎn)。辦公室是聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁，是同外界聯(lián)絡(luò)的窗口，因此它是單位中名副其實的中樞機構(gòu)。

3.事務(wù)性。辦公室工作的事務(wù)性表現(xiàn)在辦公室工作的方方面面。印章管理、信訪穩(wěn)定、接待工作、對外聯(lián)絡(luò)、領(lǐng)導活動安排、機關(guān)車輛調(diào)派等，很多工作都非常具體、瑣碎，卻是維系企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的重要組成部分。這些工作平常似乎不引人注意，但都是辦公室的基礎(chǔ)性工作，必須細致入微。

4.突發(fā)性。辦公室所具有的職能決定了辦公室要經(jīng)常處理臨時性、突發(fā)性的事務(wù)，實際工作不確定因素多。這就要求辦公室必須扎實認真地做好日?；A(chǔ)工作，并形成一套應(yīng)急措施，遇事不慌亂，大事能應(yīng)對。

（二）辦公室的內(nèi)在要求決定了必須進行精細化管理

辦公室是為領(lǐng)導決策服務(wù)、為中心工作服務(wù)的核心部門，其內(nèi)在要求決定了精細化管理的必要性。

1.工作任務(wù)重、事情雜。辦公室不僅承擔著大量的文稿起草、綜合協(xié)調(diào)、會議籌備、信息回饋、督促檢查、接待安排等日常性的工作任務(wù)，同時，還要承擔許多臨時性、應(yīng)急性和額外性的任務(wù)，經(jīng)常是“上班先到、下班后走、白天做雜事、晚上做正事”，沒有合理的計劃，沒有充足的時間保障就無法做到精益求精。

2.工作難度大、要求高。如在參與政務(wù)方面，由于辦公室人員大量時間陷入在事務(wù)性工作中，深入實際不夠、掌握素材不多、調(diào)查研究不足、分析問題不透，導致調(diào)研工作脫離實際，無法為領(lǐng)導及時、準確地提供辦公室應(yīng)具有的參謀助手、協(xié)調(diào)綜合、審核把關(guān)、運轉(zhuǎn)保障和督促檢查等職能。辦公室對整個單位的正常運轉(zhuǎn)起著獨特的樞紐作用，每項工作都具有極強的政策性和原則性。這就決定我們必須把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，按照科學化、精細化管理的要求加強管理，以保證辦公室各項工作的高效有序。

3.工作影響面廣、責任大。“辦公室工作無小事”。辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責任重大，一旦把握不好，處理不當，就可能小事變大事，甚至影響單位的正常運轉(zhuǎn)，影響領(lǐng)導的威信，影響單位的形象。辦公室工作職能的內(nèi)在要求，決定了辦公室工作必須走科學化、規(guī)范化、精細化的道路，“在被動中求主動、在無序中求有序、在務(wù)實中求精細”。

二、辦公室實施精細化管理的方法

辦公室實施精細化管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，應(yīng)從崗位職責、規(guī)章制度、工作流程、績效考核、保障手段和人員素質(zhì)等方面著手，運用科學理論和方法指導推動工作實踐，以全面實現(xiàn)辦公室工作的精細化。

（一）深化標準化管理，增強精細管理的剛性約束

1.細分崗位職責。明確劃分辦公室每個崗位的權(quán)責是落實崗位責任制的前提。制定崗位職責時，應(yīng)打破按人定責的慣例，為每一個實際存在的崗位制定一份崗位職責，要明確行政、黨委、機要、事務(wù)等具體職責；有交叉領(lǐng)導的業(yè)務(wù)，要以分管領(lǐng)導為主分別編制職責。所有崗位都要明確崗位界限、分管領(lǐng)導，即便是一人身兼多崗，也能做到職責到崗，責任到人，職能不交叉、不重疊，工作不漏項、不缺失。

2.加強制度建設(shè)。制度是管理的基礎(chǔ)和保證，是要求大家共同遵守并按照一定程序辦事的規(guī)程和行動準則。首先，制度必須健全。凡辦公室主管的工作都要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，如會議、公文、印信、信訪、檔案、保密等各方面的規(guī)章制度，既要切實可行，又要全面覆蓋所有業(yè)務(wù)，不能漏項掛空擋。第二，制度必須持續(xù)完善。每年必須對制度進行一次合規(guī)性、適用性、操作性評價，如果實際工作發(fā)生了變化或上級部門發(fā)布新的制度，就需要及時修訂、增補，以適應(yīng)內(nèi)外環(huán)境的變化。當同類業(yè)務(wù)的補充制度逐步增多時，還需要適當整合，方便下級單位操作執(zhí)行。

3.開展業(yè)務(wù)流程再造。標準化業(yè)務(wù)流程是管理制度的有效延伸，是標準化管理體系的重要組成部分，具有層次清晰，結(jié)構(gòu)合理的特點，查詢極其方便迅速，是管理者和崗位操作人員的工作指南。當制度梳理完畢后，要按照標準化體系業(yè)務(wù)“全覆蓋”的原則，依據(jù)管理域架構(gòu)的設(shè)置，將制度要素編制為流程文件，與管理制度對應(yīng)歸類，形成一套協(xié)調(diào)配合、自我完善的管理體系和運行機制，如發(fā)文辦理、收文辦理、會務(wù)工作、督查督辦、工作調(diào)研、信訪處理等業(yè)務(wù)流程。執(zhí)行流程是抓好落實的關(guān)鍵，辦公室要堅持“崗位日檢，部門周檢，月度講評”，使標準意識深入人心，標準行為成為員工的工作習慣。

（二）深化調(diào)度管理，構(gòu)建精細管理的工作架構(gòu)

1.事前嚴密組織策劃。辦公室要堅持月度工作例會制度，月初召開一次策劃會，對本月需要落實的工作逐一分解，并強調(diào)補充臨時性、階段性重點工作，編制辦公室月度工作運行大表，每項任務(wù)責任到人，提出工作要求和完成時限，方便操作和考核。在接到臨時工作任務(wù)時，同樣要認真策劃，明確分管領(lǐng)導，提出工作要求。

2.事中嚴格控制協(xié)調(diào)。每月中旬要召開一次辦公室協(xié)調(diào)會，匯報工作進展情況，點評存在問題，指導工作方法，協(xié)調(diào)工作關(guān)系，糾正工作偏差。辦公室人員要將工作任務(wù)細化到日，每天填寫《工作日志》，按照輕重緩急記錄當日的重點工作、一般工作，干完一項注銷一項，并隨時記錄領(lǐng)導安排的臨時工作，每天下午梳理總結(jié)完成情況，做到月度工作分解到周，每周工作細化到日，當天工作日清日結(jié)。

3.事后全面考核評價。辦公室推行精細化管理，要按照獎優(yōu)、治庸、罰劣的原則，探索開展績效考核，為提高管理水平提供可靠保障。首先，要完善辦公室主管業(yè)務(wù)考核標準，每月編發(fā)工作通報，講評辦公室業(yè)務(wù)執(zhí)行落實情況，以激勵先進，鞭策后進。其次，辦公室要建立獎懲辦法，對月度工作計劃的完成情況進行嚴格考核，確保每一項工作都得到有效落實。

（三）加強隊伍建設(shè)，確保精細管理深入推進

1.加強政治理論學習。要把加強辦公室工作人員的政治理論擺到突出位置，強化理論修養(yǎng)，使人人成為講政治、懂理論、善實踐的行家。辦公室領(lǐng)導要有選擇、有重點地輔導工作人員學習國家大政方針、上級文件、會議和領(lǐng)導講話精神，每月組織一次政治理論學習，從宏觀方面分析上級的工作意圖，從具體落實上結(jié)合實際提出工作措施，增強把握規(guī)律的意識、創(chuàng)新意識、精益求精的意識。

2.加強業(yè)務(wù)知識學習。要把加強辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)作為重要工作來抓，堅持“人人上講臺”制度，從講法律、講制度、講流程、講風險、講措施等方面出發(fā)，使人人都成為本系統(tǒng)的行家里手，也達到加深業(yè)務(wù)理解，共同學習提高的目的。

3.開展業(yè)務(wù)骨干培訓。辦公室不僅需要政治思想素質(zhì)強、理論學術(shù)修養(yǎng)高、專項業(yè)務(wù)技能精的人才保證正常工作運行，還需要不斷發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)有思想、有抱負、有能力新生力量，保證辦公室人才梯隊不斷檔。要采取輪訓的方式，將骨干人員輪流抽調(diào)到辦公室學習，讓他們依次參與每個崗位的具體工作，在學習實踐中發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，并進行重點培養(yǎng)。

三、辦公室業(yè)務(wù)實施精細化管理的措施

1.逐級審核，提高文字綜合質(zhì)量。文字綜合是辦公室的核心業(yè)務(wù)。在文稿起草中推行大綱審核模式，按照“提綱草擬—文稿起草—辦公室主管領(lǐng)導審核—辦公室主要領(lǐng)導審核”的程序逐級把關(guān)，確保寫作方向正確，減少返工。

2.突出重點，提升督查督辦效能。督辦工作是促進工作效率，強化執(zhí)行力的有力手段。要從文件落實督辦抓起，把年度黨政重點工作任務(wù)部署作為重點，按季度督查落實情況，編發(fā)工作通報，及時向領(lǐng)導匯報工作進度。強化會議決議事項督辦，及時編發(fā)《督辦通知單》，定時督查催辦，確保會議決議能夠有效落實。

3.狠抓細節(jié)，保證會議籌備質(zhì)量。會議管理是辦公室的重要工作，會議籌備要從細節(jié)入手。首先要嚴審議題。按照“部門填寫《議題征集單》—主管領(lǐng)導審核—主要領(lǐng)導審定—編列會議議程”的程序，逐級審查議題，確保議題歸口準確，研究事項充分醞釀。在組織會議過程中要注重細節(jié)。通知會議要填寫《會議通知單》，詳細登記通知人、通知時間、接收人、通知方式等，確保通知不漏人，查詢有實據(jù)。

4.重視信息，發(fā)揮參謀服務(wù)作用。日常工作信息是領(lǐng)導了解工作動態(tài)的重要途徑，是決策參考的重要依據(jù)。辦公室要善于從各種不同的渠道捕捉、篩選、加工有用的信息，梳理分析出領(lǐng)導關(guān)注的、敏感重要的信息，并按照固定的格式、指定的時間呈送領(lǐng)導閱研，為領(lǐng)導科學決策提供參謀。

四、結(jié)束語

精細化管理是被實踐證明的先進管理模式。本文通過系統(tǒng)分析認為，在辦公室工作中，有必要深入實施精細化管理，深化標準化管理、推行調(diào)度管理、加強隊伍建設(shè)等方法對辦公室實施精細化管理具有一定的指導意義，遵循規(guī)范、重視細節(jié)、勇于創(chuàng)新對提升辦公室業(yè)務(wù)精細化管理水平具有很強的現(xiàn)實意義。