文/遼寧省建平縣職業(yè)教育中心 毛秀榮

淺析如何提高文秘專業(yè)人才辦公自動化的應(yīng)用能力

文/遼寧省建平縣職業(yè)教育中心 毛秀榮

信息技術(shù)的不斷發(fā)展及其在辦公中的廣泛應(yīng)用，不僅僅是對傳統(tǒng)的生活方式的改變，同樣也是對現(xiàn)代工作方式提出了更高的要求與挑戰(zhàn)。特別是文秘人員，其自身的人才培養(yǎng)定位以及發(fā)展需求必須要與時(shí)代發(fā)展相結(jié)合，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，提高自身信息化水平，從而更好的提升自身綜合競爭力。鑒于此，本文通過對現(xiàn)代辦公自動化在文秘人員工作中的重要性探析的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提出合理的提高文秘專業(yè)人才辦公自動化的應(yīng)用能力對策建議。

信息技術(shù)；文秘；辦公自動化；應(yīng)用能力

一、問題的提出

辦公自動化的英文原稱OA（Office Automation），其本身是伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)基礎(chǔ)上所出現(xiàn)的一種綜合性技術(shù)。隨著近年來我國信息化建設(shè)的進(jìn)展和電子政務(wù)、電子商務(wù)模式的推廣，各企事業(yè)單位的目標(biāo)、思路、內(nèi)容上均面臨著更新的要求。通過系統(tǒng)化地采集、處理、共享和再利用業(yè)務(wù)流程中的無序信息，有效地發(fā)揮這些信息的作用，可以提高業(yè)務(wù)水平和工作效率。因此，我國現(xiàn)有的企事業(yè)單位已經(jīng)普遍采用各類辦公自動化軟件，并且在如今各類電子化辦公蓬勃發(fā)展的時(shí)代，一家企業(yè)內(nèi)部往往同時(shí)擁有多種不同的電子設(shè)備。為了加強(qiáng)協(xié)作與提高資源的利用效率，OA系統(tǒng)不但要能夠把計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)等等集成和互聯(lián)，而且還要能夠把不同位置的員工有機(jī)聯(lián)系起來，從而形成一個(gè)能將物與人緊密結(jié)合的集成化辦公系統(tǒng)。而這無疑要求現(xiàn)代企事業(yè)工作者，特別是日常負(fù)責(zé)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及行政人員日常事務(wù)處理的文秘人員要不斷提升自身的信息化素養(yǎng)，力求更好地掌握與運(yùn)用各類辦公自動化軟件。

二、新形勢下的文秘隊(duì)伍建設(shè)

（一）構(gòu)建真情關(guān)懷的人文格局

在現(xiàn)代競爭日益激烈的市場環(huán)境下，文秘人員其本身也承受了來自公司企業(yè)內(nèi)部的各種壓力，并且由于其自身職位限制，要求其必須要對現(xiàn)有的事務(wù)辦理的井井有條，而這無疑造成了文秘工作責(zé)任大、工作清苦的局面。因此，對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)而言，必須要加強(qiáng)對于文秘人員的人性化管理以及人文關(guān)懷，從制度上、情感上建立對于文秘人員的關(guān)心與照顧，并對工作中有突出貢獻(xiàn)的文秘予以精神與物質(zhì)的雙重獎(jiǎng)勵(lì)。

（二）健全競相趕超的激勵(lì)機(jī)制

任何一個(gè)崗位的良性競爭機(jī)制的建立不僅可以促進(jìn)崗位人員工作的積極性，同樣也可以通過合理的鞭策提升其服務(wù)質(zhì)量。因而，對于文秘人員的管理，要改變過去呆板的，缺乏層次化的管理模式，而是采用合理的崗位競爭，在提升人員流動性的基礎(chǔ)上，提升文秘人員服務(wù)質(zhì)量，使其在良好的激勵(lì)以及競爭態(tài)勢下，不斷完善自我的綜合素質(zhì)，從而提升整體文秘工作隊(duì)伍的活力。

（三）構(gòu)建任務(wù)明確的考核格局

對文秘工作實(shí)行目標(biāo)考核，構(gòu)建合理的績效考核機(jī)制，幫助文秘人員在日?？己酥星袑?shí)有效的了解自身工作中的不足以及有待改進(jìn)之處，而對于企業(yè)管理層而言，也可以根據(jù)文秘人員的工作狀況，在進(jìn)行適當(dāng)激勵(lì)的同時(shí)，通過合理的培訓(xùn)機(jī)制的設(shè)立，從而全面提升文秘人員自身的綜合素質(zhì)，從而保證了文秘隊(duì)伍建設(shè)的可持續(xù)性。

三、辦公自動化在文秘工作中的作用

（一）辦公自動化的功能與作用

一是內(nèi)部通信簡捷化，不需要人為的傳遞；二是信息發(fā)布快速化；三是工作流程自動化，提高了工作效率。

（二）辦公自動化對秘書工作產(chǎn)生的作用

1.提升工作效率。時(shí)至今日，人們已不再滿足于古老刻板印象中的單純電子表格軟件或者字處理、打印工具了，而借助于OA軟件的應(yīng)用，能夠處理復(fù)雜模型，并且對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和運(yùn)算，給用戶提供深層次的決策信息并成為重要的管理要素。由此大大減少了文秘人員日常的工作負(fù)擔(dān)，將過去繁瑣的數(shù)據(jù)歸納整理變得簡便，使其能夠輕易地應(yīng)付大量的會議，提升了整體的工作效率。

2.提高信息交流與溝通。OA系統(tǒng)本身能按照工作流在多名員工之間及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)、信息交換等操作，以合理分配工作內(nèi)容，避免重復(fù)勞動或者因信息未及時(shí)傳達(dá)所導(dǎo)致的錯(cuò)誤。并且OA系統(tǒng)其將企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行了聯(lián)通，從而使秘書這一工作與網(wǎng)絡(luò)自動化緊密相連。由此提高了其內(nèi)部信息交流以及溝通速率，大大方便了與領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)企業(yè)負(fù)責(zé)人之間日常工作事宜以及行程設(shè)定的溝通和交流。

3.更新了秘書的服務(wù)意識。“秘書意識”是種決策意識，它直接來源于人的社會實(shí)踐活動。在信息技術(shù)時(shí)代，對于人才的要求不再局限于模仿，而是強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新性，同樣對于文秘工作而言，辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)在帶給文秘工作方式改變的同時(shí)，也給予了他們更多地創(chuàng)新機(jī)會，使得秘書的服務(wù)意識得到了智力的補(bǔ)償，并由此形成全新的創(chuàng)新性的服務(wù)意識。

四、辦公室文秘專業(yè)人才辦公自動化能力提升建議

面對新的世紀(jì)、新的形勢，對于文秘工作也提出了高要求、高標(biāo)準(zhǔn)、新挑戰(zhàn)，由此就必須要要切實(shí)認(rèn)清形勢，提升對于辦公自動化系統(tǒng)的接受能力，建立一套完善的培訓(xùn)機(jī)制，從而不斷對文秘人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行更新與提升，使其更能勝任現(xiàn)有崗位。

（一）認(rèn)清形勢，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感

二十一世紀(jì)是信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，文秘人員必須要改變傳統(tǒng)的服務(wù)觀念以及工作方式，要充分意識到當(dāng)下信息技術(shù)所帶來的對于人們生活方式以及工作方式的轉(zhuǎn)變，從企業(yè)需求角度，不斷強(qiáng)化以及提升自身的綜合性信息素質(zhì)，加強(qiáng)對于現(xiàn)代技術(shù)，特別是與其自身工作緊密聯(lián)系的辦公自動化的學(xué)習(xí)，并在日常工作中學(xué)用結(jié)合，從而更好地為企業(yè)、為部門服務(wù)。

（二）設(shè)立合理人才規(guī)劃機(jī)制，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

計(jì)算機(jī)知識已成為當(dāng)今秘書人員的看家本領(lǐng)。而信息時(shí)代科技的發(fā)展速度可以說日新月異，現(xiàn)代辦公設(shè)備的更新、各種通訊模式的改進(jìn)，對于企業(yè)而言，應(yīng)該著眼于自身發(fā)展，基于文秘工作的特殊性和與其他崗位之間的差異性，設(shè)立合理的人才規(guī)劃機(jī)制，具體而言可以從以下幾方面開展：

首先，應(yīng)該建立一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的企業(yè)文秘管理平臺，定期發(fā)布各部門文秘人才的供求信息，實(shí)現(xiàn)信息及時(shí)資源共享，進(jìn)行跟蹤管理，更加準(zhǔn)確、全面的掌握文秘人才資源的現(xiàn)狀及預(yù)測未來科技人才的供求趨勢，從而一方面加強(qiáng)內(nèi)部人才的流動性，另一方面也更好根據(jù)現(xiàn)有人才結(jié)構(gòu)以及人員素質(zhì)狀況進(jìn)行針對性的培訓(xùn)機(jī)制的設(shè)立，特別是辦公信息化素養(yǎng)的提升。

其次，完善人才激勵(lì)機(jī)制。要想真正提升文秘專業(yè)人才對于辦公自動化能力的學(xué)習(xí)良好的激勵(lì)機(jī)制是必不可少的，具體而言一方面是從績效管理層面，對技術(shù)掌握以及學(xué)習(xí)較好的文秘人才予以績效獎(jiǎng)勵(lì)或是職位的提升，另一方面也是在公司內(nèi)部對其進(jìn)行公開的表揚(yáng)，從而形成示范效應(yīng)，在且內(nèi)部營造良好的信息化技術(shù)學(xué)習(xí)氛圍。

（三）優(yōu)化職業(yè)院校文秘課程設(shè)置，加強(qiáng)理論與實(shí)踐結(jié)合

我國現(xiàn)有的高校本身在文秘相關(guān)課程的設(shè)置過程中過于重視理論教學(xué)，往往忽略了對于其實(shí)踐技能的培養(yǎng)，而這顯然導(dǎo)致了人才培養(yǎng)本身的頭重腳輕，僅僅懂得理論知識無疑會使得文秘人才無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求，從而制約了其未來的就業(yè)發(fā)展。因此，現(xiàn)代高效必須要對現(xiàn)有課程進(jìn)行優(yōu)化，通過理論與實(shí)踐的結(jié)合，一方面要對現(xiàn)有企業(yè)實(shí)際辦公自動化軟硬件的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行充分調(diào)研，以更好的設(shè)定相應(yīng)理論課程，另一方面加強(qiáng)與企業(yè)之間的合作與交流，使學(xué)生能夠有更多的機(jī)會進(jìn)入企業(yè)實(shí)習(xí)以及鍛煉，從而不斷提升他們的實(shí)踐能力。

五、結(jié)束語

秘書工作的輔助性、被動性、綜合性、事務(wù)性等特點(diǎn)，決定了秘書工作很難有一個(gè)統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范。但是在當(dāng)下信息化高速發(fā)展的時(shí)代，文明專業(yè)人才其本身要想適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，必須要不斷加強(qiáng)自身信息化素養(yǎng)的提高，更好的掌握各類辦公自動化軟硬件的應(yīng)用能力，只有這樣才能夠真正滿足現(xiàn)代企業(yè)對于文秘人才的需求，從而保證其自身素質(zhì)發(fā)展以及未來職業(yè)規(guī)劃的可持續(xù)性，避免了在日益激烈的商業(yè)時(shí)代下的被淘汰的命運(yùn)。

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