文/武漢大學(xué)資源與環(huán)境科學(xué)學(xué)院 雷起宏 王曦陽 魏秀琴

在現(xiàn)代大學(xué)制度下，高等院校里的下屬學(xué)院是基層的教學(xué)管理單位，是高校行使科學(xué)研究、人才培養(yǎng)、社會服務(wù)和文化傳承與創(chuàng)新職能的基層組織。高等學(xué)校學(xué)院辦公室（以下簡稱“辦公室”）承擔(dān)著學(xué)院的日常管理、組織協(xié)調(diào)、輔助決策、后勤保障等工作，是整個學(xué)院順利運轉(zhuǎn)的綜合樞紐和服務(wù)平臺，是高校行政管理的中堅力量。因此提高學(xué)院辦公室管理的科學(xué)化水平顯得十分必要。

精細化管理是科學(xué)管理的流派之一，源于西方發(fā)達國家的一種企業(yè)管理理念，經(jīng)過實踐發(fā)展，該理論強調(diào)管理責(zé)任的具體落實，注重工作任務(wù)的清晰規(guī)范，重視工作流程的細節(jié)以追求良好的績效結(jié)果。在當(dāng)前深化改革的形勢下，將這一理論運用于高等學(xué)校學(xué)院辦公室管理中具有現(xiàn)實的指導(dǎo)意義。

一、辦公室實施精細化管理的可行性初探

精細化管理在理論淵源上是泰勒的科學(xué)管理思想，是在企業(yè)管理實踐中形成和發(fā)展的管理方法和理念。高等學(xué)校及下設(shè)的學(xué)院以非盈利性明顯區(qū)別于企業(yè)，精細化管理需要同辦公室工作性質(zhì)的基本特點結(jié)合起來，才能有效地實施。

（一）辦公室工作的綜合性，是實施精細化管理的基礎(chǔ)

辦公室工作涉及面廣且復(fù)雜，不僅要面對學(xué)校的多個職能部門，還要面對學(xué)院內(nèi)部的教學(xué)科研人員和眾多的本科生和研究生。辦公室不僅要承擔(dān)教學(xué)管理、科研管理、組織人事、后勤保障等諸多工作，還要溝通和協(xié)調(diào)各個方面的關(guān)系，具有綜合性的特點，需要科學(xué)分工。精細化管理的核心就是組織內(nèi)的各部門、各環(huán)節(jié)需要分工協(xié)作，需要精密的配合與互動。整個辦公室管理過程是科學(xué)方法和組織藝術(shù)的有機統(tǒng)一，辦公室的大多數(shù)工作都有一個對口的職能部門，具有專業(yè)化的特點，需要科學(xué)的分工，各種工作之間又都服從服務(wù)于高校教學(xué)科研的中心任務(wù)，需要合理的協(xié)作。

（二）辦公室工作的事務(wù)性，是實施精細化管理的關(guān)鍵

辦公室承擔(dān)教學(xué)管理、科研管理、人事組織、公文印章、會議接待、資源分配與協(xié)調(diào)等日常性事務(wù)性工作，具有程序化的特點，需要規(guī)范流程。精細化管理注重工作方式標準化、管理辦法制度化、運行控制績效化。辦公室在處理事務(wù)性工作時，可以制定一系列的崗位職責(zé)，設(shè)定一定的流程，通過計劃、審核、執(zhí)行和監(jiān)控的過程，減少組織運作的失誤，杜絕部分管理漏洞，增強參與人員的責(zé)任感。所以，事務(wù)性的工作可以量化，通過設(shè)立一定的指標加以考核，不斷提高管理績效。

（三）辦公室工作的服務(wù)性，是實施精細化管理的根本

辦公室在組織結(jié)構(gòu)中處于中間層，是學(xué)校職能部門和學(xué)院師生員工溝通的中間環(huán)節(jié)，辦公室在工作對象位于最基層，直接面對本單位的教師和學(xué)生。這些因素決定了辦公室工作具有服務(wù)性的特點，需要提高質(zhì)量。精細化管理把服務(wù)者的焦點聚集到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率和效益，從而實現(xiàn)整個組織的競爭力提高。辦公室面向?qū)W院師生提供各種服務(wù)，就是在為師生的教學(xué)科研解決各類難題提供保障，使其能集中精神安心于本職工作和學(xué)習(xí)，發(fā)揮出最大的才智取得更好的成績，這有利于整個學(xué)院的發(fā)展。因此，實施精細化管理，及時、有效地滿足師生員工的需求，是辦公室管理的根本所在。

二、辦公室實現(xiàn)精細化管理的途徑

辦公室精細化管理就是指辦公室員工在工作態(tài)度上能精益求精，追求精進，在工作執(zhí)行上能見微知著，關(guān)注細節(jié)。這就需要增強三個意識、健全規(guī)章制度和崗位職責(zé)及工作流程、加強過程管理和完善激勵機制、引入辦公信息化管理系統(tǒng)是必要的途徑，對改進辦公室的工作，提高工作效率有著深遠的意義。

（一）增強規(guī)則、細節(jié)和服務(wù)的意識

辦公室工作是高校學(xué)院運轉(zhuǎn)的樞紐，工作繁多責(zé)任重大，更新辦公室管理理念，增強辦公室成員的規(guī)則意識、細節(jié)意識和服務(wù)意識是抓好辦公室工作精細化管理的基礎(chǔ)。在辦公室工作中，規(guī)則意識是指決策和執(zhí)行行為需要科學(xué)規(guī)范，按規(guī)章辦事，按流程辦事，這就要求工作人員要有嚴謹負責(zé)的工作態(tài)度和強烈的責(zé)任感，提高工作的執(zhí)行力；細節(jié)意識是指在行動手段和方法上注重甄選和考量，為達到目標關(guān)注細小環(huán)節(jié)，強調(diào)成本控制，注重日常積累，這就要求辦公室工作人員樹立“細節(jié)決定成敗”的工作理念，在工作過程講質(zhì)量、講效率，從小事和具體的事情做起，養(yǎng)成精細化工作的習(xí)慣；服務(wù)意識是指在工作中要注意收集工作效果的反饋，聽取意見和建議，根據(jù)實際情況的變化和發(fā)展，有針對性、協(xié)作性地開展工作，這就要求工作人員熱愛辦公室的工作，樹立樂于奉獻、任勞任怨、盡職盡責(zé)的良好服務(wù)意識。辦公室工作人員樹立并增強這三個意識，就要求加強教育培訓(xùn)工作和思想教育，培養(yǎng)工作人員的精細意識，把對工作的要求固化到工作習(xí)慣之中。

（二）健全規(guī)章制度、崗位職責(zé)和工作流程

精細化管理以制度健全、目標明確、崗位明細、責(zé)任落實為顯著特征，強調(diào)目標的細化、分解、落實。實行剛性的制度，規(guī)范人的行為，強化責(zé)任的落實，以形成優(yōu)良的執(zhí)行文化是其核心理念。因此高校學(xué)院辦公室管理的每一方面、每個細節(jié)都要建立相應(yīng)的管理制度來進行規(guī)范，各項規(guī)章制度、崗位職責(zé)和工作流程要做到精細化。

制度是管理的基礎(chǔ)和保證，是要求大家共同遵守并按照一定程序辦事的規(guī)程和行動準則。辦公室管理制度必須健全，凡辦公室主管的工作都要建立相應(yīng)的規(guī)章制度。如：教學(xué)、科研、人事組織、后勤保障、安全保衛(wèi)、公文管理等各方面的規(guī)章制度，既要切實可行，又要全面覆蓋所有業(yè)務(wù)，不能遺漏導(dǎo)致無章可循。制度不可能制定了就不修改，還要持續(xù)完善。相關(guān)規(guī)章制度要匯編成冊，發(fā)放給師生，讓他們能夠充分了解。

要在辦公室工作中，如果崗位職責(zé)混亂就會導(dǎo)致管理無序和責(zé)任推諉等，影響工作效率。在這種情況下就要圍繞崗位制定目標責(zé)任制度，將整個管理目標有機分解，合理分工，要按照定崗、定責(zé)、定標準的要求，健全辦公室工作的崗位責(zé)任體系。將各項管理標準具體分解到每一個工作崗位，形成崗位工作規(guī)范，制訂詳細的崗位操作手冊。

有了規(guī)章制度和崗位職責(zé)后，要建立科學(xué)、清晰的工作流程。辦公室各項工作要依據(jù)職能分解科學(xué)設(shè)計標準化和精細化的流程，要層次清晰和結(jié)構(gòu)合理，查詢極其方便迅速，使工作流程成為管理者和崗位操作人員的工作指南。同時在流程設(shè)計中要努力實現(xiàn)各環(huán)節(jié)間的有效對接，有機配合，信息共享，既相互促進又相互制約，既提高效率又減少差錯。

（三）加強過程管理，完善激勵機制

高校學(xué)院辦公室工作人員在繁雜且重復(fù)的工作和精細化的流程中，人員難免因為過于繁忙和細致而產(chǎn)生的放松、枯燥和厭煩的情緒，在此加強過程管理、引入激勵機制，提高人員的積極性顯得尤為重要。

辦公室管理中要強化過程管理和監(jiān)控，構(gòu)建精細化管理的工作架構(gòu)，提高辦公室管理的執(zhí)行力和效果。首先，要注重工作的前期嚴密組織策劃。辦公室要堅持工作例會制度，對需要落實的工作逐一分解，要編制辦公室各崗位的工作每周任務(wù)表，做到責(zé)任到人，提出工作要求和完成時限，方便操作和考核。其次，要做好工作過程中的控制協(xié)調(diào)和監(jiān)管。辦公室工作例會不僅計劃工作，還有進行匯報前期工作進展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時指導(dǎo)和糾正。同時工作中要及時檢查工作進度，幫助發(fā)現(xiàn)問題，督促工作保質(zhì)保量的完成。最后，要建立辦公室工作考評體系，進行全面考核評價，完善激勵機制。把員工的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度列入考評標準內(nèi)，對工作人員的綜合情況進行考評，考評結(jié)果與獎勵和任用掛鉤，能促使工作人員更加重視自己的工作完成情況，提高工作積極性，為提高管理水平提供可靠保障。

（四）引入辦公信息化管理系統(tǒng)

在信息時代背景下，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理才能更好地實現(xiàn)信息資源共享、增強科學(xué)決策，提高學(xué)院的管理水平和工作效率。高校學(xué)院辦公室要建立起完備的數(shù)據(jù)庫和辦公信息化管理平臺。

精細化管理以數(shù)據(jù)化為標準、信息化為手段，講究程序范式和流程監(jiān)控。首先，辦公信息化系統(tǒng)要通過設(shè)計、研發(fā)和完善符合組織需要的辦公自動化系統(tǒng)，采用相應(yīng)的硬件設(shè)施和設(shè)備，建立起相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫、辦事流程，就可以為實現(xiàn)管理目標創(chuàng)造良好的工具條件。其次，信息化管理系統(tǒng)必須要建立完備的電子檔案，做好各類基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)的收集、整理和輸入。只要完善的基礎(chǔ)信息電子檔案才能有助于實施、改進精細化管理，提高院系辦公室的工作效率和質(zhì)量。通過辦公自動化系統(tǒng)，還可以實現(xiàn)量化的績效評估和工作考核，避免考評里不合理的人為因素，達到客觀公正，增強管理工作的公平性。

三、辦公室實施精細化管理的思考

精細化管理在辦公室日常運作和提供服務(wù)上具有鮮明的優(yōu)勢，強調(diào)成本控制，關(guān)注細節(jié)優(yōu)化，重在執(zhí)行力的提高。這是辦公室工作順利開展的重要保障。同時要注意到辦公室工作還包括一些非事務(wù)性工作，并且既有服務(wù)職能也有管理職能。因此在不同工作中和有關(guān)工作交叉時要全盤考慮，避免只重經(jīng)濟效益和經(jīng)濟獎懲，發(fā)揮員工的主觀能動性，保證各方面工作都能穩(wěn)步推進。

企業(yè)實施精細化管理是和企業(yè)特定的用人機制聯(lián)系在一起的。優(yōu)勝劣汰是這個機制的顯著特點，在辦公室實施精細化管理則需要注意在人事制度這方面的差異。在具體操作中避免按崗定責(zé)變成按人定責(zé)。這需要在剛性的執(zhí)行紀律之外，考慮到現(xiàn)有管理隊伍的構(gòu)成，既強調(diào)精細化管理的基礎(chǔ)性，又講人性化管理的調(diào)節(jié)性，做到管理科學(xué)性和藝術(shù)性的統(tǒng)一。這樣才能保證組織目標的最終實現(xiàn)，為廣大師生提供更好的服務(wù)。

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