文/吉林省農業(yè)科學院 翟季 欒天浩 郭金瑞

文書檔案管理工作是檔案工作的一個重要組成部分，由機關、企業(yè)事業(yè)單位在領導和行政管理等活動中形成的具有保存價值的公文整理而來，為工作人員了解、研究機關事業(yè)時提供重要的查考依據和資料。公文是檔案的前身和源泉。要做好文書檔案（以下簡稱“檔案”，非特別提出均專指文書檔案）工作，必須與公文管理有機的結合起來。本文將嘗試結合作者的實際工作經驗和體會闡述兩者銜接合作的方式方法和必要性。

一、檔案管理的各個環(huán)節(jié)與公文管理密不可分

檔案是公文在一定條件下轉化形態(tài)而來，所以公文管理直接影響到檔案工作的質量和發(fā)展。檔案工作和公文管理做為兩個接續(xù)部門，不能簡單的進行“來料加工”。尤其在檔案局8號令施行以后，檔案保存由“卷改件”，雖然在檢索、保存等方面帶來便利，但也在一定程度上打破原有立卷方法中公文的關聯性，把相當的工作量后置到檔案工作中。這種情況下，在檔案工作的收集、整理、鑒定幾個環(huán)節(jié)，更需要加強兩項工作的合作。

（一）檔案收集的源頭是公文

要在源頭就形成有利后期歸檔的便利條件。在公文產生的初期就引導公文管理者養(yǎng)成易于歸檔、勤于歸檔、文件符合歸檔條件的良好習慣。督促在前期做好登記、回收工作，才能保證文件的完整性。但是這也不能保證工作不出現紕漏，這時就需要檔案工作人員在整理中做大量細致的工作來拾遺補缺，認真閱讀每份歸檔文件，發(fā)現可能遺漏的未歸的文件，及時補全，確保檔案的完整性。

（二）檔案整理時要借助公文管理

尤其在文件排列環(huán)節(jié)，按照文件所反映的問題或工作上的聯系排列是最常用的也是比較好的一種排列方法，這樣查找起來關聯性強，非常直接，是大多數單位歸檔時所采用的方法?！熬砀募焙笠平粰n案部門時文件大多按照時間排列，這就需要檔案人員認真閱讀所有文件，在同一層次上盡量找到關聯文件連續(xù)排列。在此情況下，更應該咨詢公文管理人員的意見。例如：作者單位在2004年為建設某大型區(qū)域創(chuàng)新中心時，不斷與上級各部門之間交換大量各種報告、請示、批復，這些文件從檔案工作本身角度考慮可能關聯不明顯，為此檔案室與公文辦理人員配合進行甄別，尋找聯系，用一周時間才找到較為合理的排列順序。

（三）檔案鑒定時要尊重公文工作者的意見

文書檔案的鑒定工作主要由檔案人員來完成，又有國家檔案局8號令做為指導，但檔案工作人員并不是當時文件的直接經手人，教條的按照8號令來鑒別文件重要性和時效性難免有失偏頗，此時最好是由文書工作人員和檔案工作人員協力合作，對檔案進行鑒定，這樣才能真正做到符合檔案鑒定工作的三個基本要求：全面、歷史、發(fā)展。

二、檔案開發(fā)利用要助力借力公文管理工作

檔案的利用是收藏檔案的根本目的。檔案編研工作是系統(tǒng)、廣泛地提供檔案利用服務的有效方式，也是提高檔案工作利用水平的一個重要途徑。在實際使用中，查閱最頻繁的也是機關內公文管理人員。做為主要的服務對象，檔案工作人員要和他們充分溝通，掌握他們的查閱需要，除了提供最常規(guī)的查閱服務外，要在編研檔案參考資料時重點考慮到他們的需要。

例如：作者所在單位，檔案室經過對文書人員的調查和借閱登記的統(tǒng)計，了解到他們最常用的檔案之一是關于單位制度方面的內容，為此專門編輯收錄了單位近10年《規(guī)章制度匯編》印制發(fā)放到個人手中，這樣既方便了工作，又體現了檔案在實際工作中的應用；作者所在的是涉農單位，擁有大量涉農用地，在起草的文件中經常會提到用地的數據、由來等信息。檔案室針對此情況，大量調出單位建制以來所有劃撥使用土地的手續(xù)、合同、地形圖等檔案，全部復印編冊備用，極大的方便了工作人員查閱使用，提高了工作效率。

又比如最典型的檔案參考資料“大事記”，如果單純由檔案部門根據所藏檔案編輯而成，會遺漏很多重要事件，因為實際事件發(fā)生情況不同，產生的檔案未必能反映真實全貌。而公文管理以及具體職能人員做為很多事件的直接參與者，對事件的重要性和具體情況有最直觀的了解，由他們對“大事記”進行修訂補缺是非常必要的，這時候就需要雙方配合，才能保證“大事記”真實可靠，不會遺漏。目前我單位采用的就是由各部門與檔案室分頭記錄大事記，最后匯總的辦法，這樣既有文字資料又有當事人記錄相互印證。

以上所談是對檔案工作與公文管理中需要銜結合作的一些方面。作為一個合格的檔案人員，要熟悉整個機關業(yè)務，尤其是公文處理的的流程，加深公文與檔案相互聯系的認識，對進一步做好檔案工作有著重要意義。

當然，在實際工作中，檔案工作除了要注重與公文管理工作的合作以外，還需要注意一點，那就是各自崗位的工作紀律和保密原則。相近但不同的工作對象決定了兩者之間需要相互注意保密工作。檔案的工作對象是已經轉換成檔案的過往文件，而文書人員的工作對象是正在進行中的文件。兩類工作人員要各自堅持執(zhí)行單位的相關規(guī)章制度，不可逾矩，注意在緊密合作的同時切實做好保密工作。

[1] 高衛(wèi).公文處理與檔案管理在銜接中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務,2012(19).