文/南寧市中醫(yī)醫(yī)院 梁惠志

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在長(zhǎng)期發(fā)展中形成的有保存、查證價(jià)值的歷史記錄，記載著醫(yī)院的發(fā)展歷程，有重要的歷史價(jià)值。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制的改革，醫(yī)院在醫(yī)療條件，管理水平等各方面都發(fā)生著深刻的變化，運(yùn)用科技手段記錄這些發(fā)展對(duì)醫(yī)院以后的工作起到關(guān)鍵作用。因此，利用辦公自動(dòng)化手段提高醫(yī)院檔案系統(tǒng)性是十分必要的。

一、辦公自動(dòng)化概念

辦公自動(dòng)化也就是數(shù)字化辦公，在提高工作效率的基礎(chǔ)上可以增加協(xié)同辦公能力，調(diào)整管理體制，最終實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力是辦公自動(dòng)化最大的優(yōu)點(diǎn)，它改變過(guò)去手工操作檔案管理模式。手工操作不僅不能確保信息的完整而且隨著時(shí)間字跡會(huì)變得模糊無(wú)法辨認(rèn)，尤其是發(fā)生意外的事故信息無(wú)法恢復(fù)，費(fèi)力耗時(shí)且效果不好。

對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，確保檔案信息的完整非常重要?，F(xiàn)代的大型綜合性醫(yī)院每天的都有數(shù)以千計(jì)的工作量，醫(yī)院的行政、醫(yī)療、人事檔案等各類檔案的分類整理工作艱巨，采用辦公自動(dòng)化的檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作的必然選擇。

二、醫(yī)院辦公自動(dòng)化檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)院檔案管理信息化工作不受重視，管理人員能力不足

醫(yī)院在引進(jìn)先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備方面會(huì)花費(fèi)大量的資金，但是對(duì)于檔案的信息化管理卻投入不足，檔案信息的自動(dòng)化管理仍然落后，一些操作系統(tǒng)沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的更新。檔案管理人員往往安排一些上年紀(jì)的工作人員，一方面他們并沒(méi)掌握新的科學(xué)技術(shù)手段，另一方面醫(yī)院沒(méi)有提供給他們足夠的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，這就造成醫(yī)院檔案的辦公自動(dòng)化程度低，長(zhǎng)期得不到發(fā)展。檔案管理工作雖然不及醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)化程度高，但檔案的自動(dòng)話管理也需要有專業(yè)的人才，既要精通計(jì)算機(jī)操作，也要相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

（二）檔案信息化管理制度不完善，管理系統(tǒng)缺少標(biāo)準(zhǔn)軟件

醫(yī)院的檔案根據(jù)不同的功能和作用可以分為十類，包括病歷檔案，文書檔案，科研檔案，人事檔案，設(shè)備檔案，會(huì)計(jì)檔案，基建檔案，聲像檔案，專題檔案，實(shí)物檔案。這些檔案隨著醫(yī)院的建立開始建立，形成時(shí)間長(zhǎng)，但按數(shù)量相當(dāng)大。在一些大醫(yī)院如協(xié)和醫(yī)院自 1921年成立以來(lái)，近視患者的病歷檔案就達(dá)到了300萬(wàn)冊(cè)。同時(shí)這些檔案有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，如病人的病歷檔案，患者到醫(yī)院檢查治療需要參考之前的病歷，這樣才能制定出更合理的治療方案。

目前醫(yī)院檔案的電子化管理還只是初級(jí)階段，軟、硬件設(shè)施還不夠完善，無(wú)法建設(shè)成醫(yī)院辦公系統(tǒng)高級(jí)自動(dòng)化所需要的檔案管理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)檔案的管理軟件沒(méi)有實(shí)用性，甚至?xí)霈F(xiàn)不同部門的檔案因?yàn)槭褂貌煌能浖o(wú)法兼容，造成檔案的雜亂無(wú)章無(wú)法管理的現(xiàn)象。這就造成雖然醫(yī)院對(duì)檔案管理投入了資金卻沒(méi)有受到好的效果的原因，造成了醫(yī)院資金的浪費(fèi)。

三、醫(yī)院檔案辦公自動(dòng)化管理的必要性

由于醫(yī)院檔案形成時(shí)間長(zhǎng)，涉及范圍廣，檔案數(shù)量大等特點(diǎn)，加快醫(yī)院檔案辦公自化的管理迫在眉梢。

（一）辦公自動(dòng)化的檔案管理可以大幅度提升檔案的及時(shí)有效性

將醫(yī)院檔案與電子互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合，就實(shí)現(xiàn)了文書的處理與檔案的管理與一體，使每天的的文件材料可以及時(shí)整理分類成為電子檔案，有效的避免了文件的遺漏，保證了文件的完整和及時(shí)。尤其對(duì)于病歷檔案，需要客觀、完整、連續(xù)記錄病人診療和病情的演變過(guò)程，辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，更有利于提高醫(yī)護(hù)人員掌握病人病情的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

（二）辦公自動(dòng)化的檔案管理保存穩(wěn)定，安全

和紙質(zhì)的檔案相比，電子文件形式的檔案壽命遠(yuǎn)遠(yuǎn)長(zhǎng)于紙質(zhì)。紙質(zhì)檔案在一定條件下會(huì)發(fā)生變化，溫度，適度，不可避免的自然災(zāi)害都會(huì)破壞檔案的完整性。但是辦公自動(dòng)化使檔案電子化，讀取和儲(chǔ)存都變得輕而易舉，根據(jù)不同的需要選擇不同的存儲(chǔ)載體。辦公自動(dòng)化下的檔案可以在網(wǎng)絡(luò)的幫助下及時(shí)傳輸，也避免了在紙質(zhì)檔案在運(yùn)輸過(guò)程中容易丟失的現(xiàn)象。

四、醫(yī)院檔案辦公自動(dòng)化管理的可行性

醫(yī)院檔案辦公自動(dòng)化的技術(shù)可行性。辦公自動(dòng)化技術(shù)日益完善，通過(guò)對(duì)人員的定期培訓(xùn)可以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化對(duì)醫(yī)院檔案的規(guī)范整理。醫(yī)院通過(guò)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的管理水平，管理人才不僅僅要有一定的計(jì)算機(jī)操作能力還要懂醫(yī)學(xué)有一定的檔案管理知識(shí)。

醫(yī)院檔案辦公自動(dòng)化管理的可行性。醫(yī)院通過(guò)學(xué)習(xí)檔案建設(shè)，制定一定的實(shí)施辦法和管理規(guī)定，完善健全檔案的管理制度，使醫(yī)院檔案辦公自動(dòng)化逐步進(jìn)行。

五、結(jié)束語(yǔ)

辦公自動(dòng)化作為信息社會(huì)重要的標(biāo)志之一，運(yùn)用與醫(yī)院的檔案管理，可以更好的為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。醫(yī)院檔案的特殊性還有時(shí)代科技的不斷發(fā)展共同決定對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行辦公自動(dòng)化的改革的趨勢(shì)，辦公自動(dòng)化的運(yùn)用將不斷推動(dòng)醫(yī)院檔案工作的現(xiàn)代化的進(jìn)程。

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