文/吉林省延邊朝鮮族自治州體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校 常暉

一、當(dāng)今學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

檔案管理歷來(lái)都是學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容，檔案管理的內(nèi)容是十分繁瑣的。首先，學(xué)生的人口基數(shù)就很大，再加上體育學(xué)校學(xué)生每年進(jìn)行的體測(cè)和體檢，林林總總加起來(lái)的數(shù)量是很驚人的，管理起來(lái)也十分麻煩。既要分性別、班級(jí)、年級(jí)、專業(yè)，又要將每個(gè)學(xué)生不同年份的檔案歸總收檔。這還僅僅只是學(xué)生檔案，除此之外，還有行政類文件、教務(wù)處文件、基礎(chǔ)建設(shè)類文件、教學(xué)教學(xué)基本文件以及所有實(shí)物檔案。這些都是由學(xué)校統(tǒng)一管理的，在這項(xiàng)浩蕩繁雜的工程之中如果僅僅只依靠人工，當(dāng)然會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)漏。

另外，檔案的防潮防塵也是管理文件的重中之重，一旦檔案被因潮發(fā)霉、被蟲(chóng)蛀或是檔案破損遺失，引發(fā)的后果都是不可估計(jì)的。傳統(tǒng)的檔案管理都是人為進(jìn)行的，但是管理人員的職業(yè)操守和保密意識(shí)是有高低之分的。很多文檔是需要保密的，一旦發(fā)生信息泄露，會(huì)給當(dāng)事人造成很多困擾，帶來(lái)很多不必要的麻煩。

所以，傳統(tǒng)模式下的檔案管理是存在著明顯的缺陷和不足的，所以應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，緊跟時(shí)代的潮流，將檔案管理信息化，以一種更為高效便捷的方式來(lái)適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，也能夠?yàn)閷W(xué)校自身更好的完善檔案管理體制，同時(shí)這也是社會(huì)發(fā)展所不可抵擋的大趨勢(shì)。

二、檔案信息化管理的必要性

學(xué)校的檔案是需要長(zhǎng)期保存的，如果繼續(xù)延續(xù)傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案保管，勢(shì)必花掉大量經(jīng)費(fèi)，單是防潮防蟲(chóng)外加庫(kù)房租賃就是一筆不小的開(kāi)支。而且，紙質(zhì)檔的檔案是沒(méi)有備份的，僅此一份，所以保管的難度是相當(dāng)大的。相比之下，信息化的保管方式就可以完全避免此類問(wèn)題的發(fā)生。電子檔的文件不僅可以隨時(shí)查閱，還可以進(jìn)行上傳備份，計(jì)算機(jī)軟件可以幫助檔案管理人員更好的歸納、保管、查閱、更改、共享和應(yīng)用等優(yōu)點(diǎn)，還能節(jié)省人力、物力的成本，便捷高效?？梢哉f(shuō)，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。

檔案的信息化是學(xué)校的發(fā)展的大方向，不僅可以解放和發(fā)展勞動(dòng)力，還可以提高檔案管理部門(mén)的工作效率。信息化會(huì)讓檔案的收集匯編工作有效地進(jìn)行，加快檔案的整編速度，更好的為學(xué)校的其他部門(mén)和學(xué)生提供服務(wù)。將檔案信息化之后，檔案管理部門(mén)的職能也會(huì)隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變，從原來(lái)的整理和保管職能變成了現(xiàn)在提供電子信息服務(wù)的職能。這可以讓學(xué)校更好更快的進(jìn)行學(xué)生工作。

對(duì)于檔案的二次利用和查詢來(lái)說(shuō)，信息化也能提供便捷高效的服務(wù)。學(xué)校檔案信息體系的建立讓管理者在幾秒鐘之內(nèi)就可以通過(guò)關(guān)鍵字檢索或者分類查詢的方式找到相應(yīng)的信息，進(jìn)行查閱、檢驗(yàn)或是刪改。另外，實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中，信息化的管理模式也十分實(shí)用。比如可以更快速的讓學(xué)生在校園網(wǎng)平臺(tái)上查閱成績(jī)或是進(jìn)行考證報(bào)名，然后由系統(tǒng)自動(dòng)反饋、整理、歸編，有效地對(duì)檔案進(jìn)行使用和備份，讓學(xué)生在學(xué)校的檔案記錄變得更加透明化、公開(kāi)化，從另一個(gè)角度上來(lái)說(shuō)，它也具有保證公平性和監(jiān)督性的職能。

三、將檔案管理信息化的方法和途徑

（一）建立健全檔案管理系統(tǒng)

一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)是進(jìn)行高效管理工作的前提和保障，學(xué)校就更是如此了。一個(gè)健全的檔案管理系統(tǒng)可以幫助學(xué)校減少許多繁瑣的人工工作，一切都由信息化來(lái)完成，更好的保證的檔案管理正確率，減少人為可能會(huì)發(fā)生的一系列弊端。

（二）規(guī)范管理軟件的權(quán)限、加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

管理系統(tǒng)的優(yōu)越性自是不言而喻，但是還應(yīng)該規(guī)范管理軟件的使用權(quán)限。畢竟電子信息的處理和歸編過(guò)程還是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)而保密的工作，對(duì)軟件使用人員必須嚴(yán)格篩選，不能發(fā)生泄露等不符合職業(yè)道德的行為。另外，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)對(duì)于檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)也是相當(dāng)重要的，它可以讓管理系統(tǒng)更好的發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)檔案系統(tǒng)的安全保障措施

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并不是那么安全可靠的，網(wǎng)絡(luò)上亦存在許多竊取學(xué)校、學(xué)生信息的不法分子，因此對(duì)于電子化信息化的檔案來(lái)說(shuō)，保證信息安全，防范信息泄露也是不容忽視的重要工作。在安全系統(tǒng)中，一定要定期檢測(cè)、殺毒，防患于未然，避免信息失竊的情況發(fā)生，要確保檔案內(nèi)電子文件的完整性、有效性和真實(shí)性。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案工作水平的必經(jīng)之路。必須要重視這個(gè)問(wèn)題，雖然信息化的建設(shè)道路中也會(huì)存在各種各樣的問(wèn)題，但是任何事物的發(fā)展都是曲折的，因此應(yīng)該拿出積極的態(tài)度來(lái)面對(duì)所有可能遇到的難題和困擾，努力加強(qiáng)檔案信息的現(xiàn)代化建設(shè)。

[1] 陰秀菊,王小寧,湯浪.加快科技檔案信息化建設(shè),提高檔案服務(wù)效率[J].陜西氣象,2003(01).

[2] 徐明友,魏建和,周震宇,趙海東.高校體育檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建[J].安徽商貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2010(02).

[3] 白麗.試論增設(shè)“學(xué)生類”檔案之意義——寫(xiě)在《高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布實(shí)施兩周年之際[J].檔案與建設(shè),2010(10).