文/泰興市第二人民醫(yī)院 趙群

一、檔案信息化建設(shè)涵義及其特征

檔案信息化建設(shè)是指在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案信息資源收集、管理、利用和服務(wù)水平的過程。通過檔案信息化建設(shè)，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基礎(chǔ)框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。從整體上來看，檔案信息化建設(shè)的特征主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（一）改革性

檔案信息化建設(shè)將信息技術(shù)手段應(yīng)用到檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，使得檔案管理職能、工作機(jī)構(gòu)和人員分工發(fā)生了一系列變化，推動(dòng)了檔案管理模式的創(chuàng)新。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理方法的不足，在檔案收集、整理、鑒定、利用、公布、銷毀等方面提出了新的觀念、理論與方法，促使檔案管理方式發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，成為檔案工作改革發(fā)展的重要方向。

（二）時(shí)效性

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工程，需要將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)作為有力支撐，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的精神推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)演進(jìn)。在建設(shè)過程中要求檔案管理部門及時(shí)更新硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，做好系統(tǒng)升級(jí)和系統(tǒng)維護(hù)工作，始終保持檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性，不能因停滯不前而錯(cuò)失發(fā)展良機(jī)。

（三）價(jià)值性

檔案信息化建設(shè)能夠擴(kuò)展檔案信息資源，完善檔案館藏結(jié)構(gòu)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合和共享，從而大幅度提升檔案資源的利用價(jià)值。在整合檔案信息資源的過程中，檔案自身的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、政治價(jià)值、文化價(jià)值、社會(huì)價(jià)值會(huì)隨之增值，使傳統(tǒng)的“死檔案”變成信息化的“活資料”，為檔案使用者提供更為全面、詳細(xì)的信息服務(wù)。

二、檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的基本條件，也是檔案信息資源開發(fā)利用的技術(shù)支撐。而檔案信息網(wǎng)絡(luò)是軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的核心內(nèi)容，其主要功能在于實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸、交換和資源共享。為此，必須將提高計(jì)算機(jī)管理檔案普及率以及檔案管理的局域網(wǎng)建設(shè)作為當(dāng)前基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的主要任務(wù)。

（二）檔案信息資源建設(shè)

建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，使其涵蓋館藏案卷級(jí)目錄和重要全宗文件級(jí)目錄。建設(shè)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，規(guī)范電子文件歸檔管理，對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)施數(shù)字化管理，豐富檔案信息資源類型，提高檔案信息資源利用效率。

（三）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

加大檔案信息管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)力度，推廣應(yīng)用具備通用性、兼容性的軟件系統(tǒng)，確保軟件系統(tǒng)能夠適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設(shè)需求，適應(yīng)機(jī)關(guān)文檔一體化管理系統(tǒng)的建設(shè)需求，以及示范性數(shù)字檔案館建設(shè)需求。

（四）標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

建設(shè)檔案信息化法制體系和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，使檔案信息資源描述、存儲(chǔ)、查詢、使用、管理等工作流程均有明確規(guī)定加以約束，進(jìn)一步規(guī)范電子文件歸檔和電子檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（五）安全保障體系建設(shè)

由于部分檔案信息當(dāng)中會(huì)涉及一些重要的內(nèi)容，一旦這部分信息泄漏會(huì)造成非常嚴(yán)重的后果，所以安全保障體系建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息化建設(shè)過程中不可或缺的重要組成部分之一。這里所指的安全保障體系主要包含以下內(nèi)容：檔案信息安全保障體系框架的構(gòu)建；安全管理機(jī)制的完善；檔案信息安全意識(shí)的提高等等。

（六）人才隊(duì)伍建設(shè)

人才隊(duì)伍是檔案信息化建設(shè)中至關(guān)重要的因素之一，這使得專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)成為檔案信息化建設(shè)過程中的關(guān)鍵內(nèi)容，具體包括：對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)；信息技術(shù)知識(shí)的普及；領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)修等。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施建議

（一）完善檔案信息化工作體系

檔案信息化的建設(shè)需要相應(yīng)的工作體系予以保障。因此，有必要構(gòu)建起完善的檔案信息化工作體系，具體從以下幾個(gè)方面著手：其一，要明確管理體制，并對(duì)運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行不斷完善。在貫徹執(zhí)行《電子文件管理暫行辦法》的基礎(chǔ)上，建立各部門聯(lián)動(dòng)的電子文件管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的全程管理。同時(shí)，根據(jù)國(guó)家現(xiàn)行《檔案法》的規(guī)定，賦予檔案局相應(yīng)的行政管理職能，逐步加大檔案部門在信息化建設(shè)工作中的協(xié)調(diào)力度，形成上下聯(lián)動(dòng)、協(xié)同統(tǒng)一的工作體系。此外，應(yīng)適當(dāng)提升檔案信息化工作在電子政務(wù)建設(shè)中的比重，借此來使檔案信息化建設(shè)與電子政府同步進(jìn)行。其二，要進(jìn)一步完善相關(guān)的法規(guī)制度，對(duì)工作行為加以規(guī)范。應(yīng)當(dāng)制定檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)規(guī)劃及工作任務(wù)分解表，對(duì)目標(biāo)任務(wù)、完成時(shí)限以及責(zé)任單位加以明確。同時(shí)，建立完善的績(jī)效評(píng)估體系，采取以評(píng)價(jià)促建設(shè)的方式逐步推進(jìn)檔案信息化工作開展。在這一基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)有的法律法規(guī)和規(guī)章制度進(jìn)行完善，強(qiáng)化監(jiān)督檢查與執(zhí)法，從而保證檔案信息化工作能夠步入常態(tài)。

（二）推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享

檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容是資源建設(shè)，所有的業(yè)務(wù)工作也都需要圍繞這一核心展開。為此，在當(dāng)前的新形勢(shì)下，應(yīng)當(dāng)將工作的重點(diǎn)放在推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享兩個(gè)方面。首先，要逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。應(yīng)遵循科學(xué)合理的原則編制相應(yīng)的工作計(jì)劃，并強(qiáng)化監(jiān)督檢查，確保檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行。同時(shí)，應(yīng)在滿足用戶使用需求的基礎(chǔ)上，構(gòu)建起完整的檔案數(shù)字化目錄，并加大人、財(cái)、物等方面的投入力度，進(jìn)而形成各部門協(xié)同努力的良好工作格局。此外，可實(shí)行紙質(zhì)與電子文件雙歸檔制度，并對(duì)規(guī)定范圍內(nèi)的文本與圖形文件實(shí)行關(guān)聯(lián)并存制度，借此來實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索。其次，要逐步推進(jìn)檔案信息資源共享?？筛鶕?jù)國(guó)家最新出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建起統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，并促使該系統(tǒng)與辦公應(yīng)用系統(tǒng)間的有機(jī)融合，這樣能實(shí)現(xiàn)信息生成、整理與歸檔全過程的網(wǎng)上操作。應(yīng)遵循先易后難的原則，制定檔案信息資源共享目錄，并在此基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)管理部門的職能作用，通過條塊結(jié)合，來提升檔案信息的實(shí)效性，進(jìn)而推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。

（三）健全技術(shù)支撐和資金保障體系

進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，技術(shù)是不可獲取的重要因素之一，而各種設(shè)施的建設(shè)則需要大量的資金投入。因此，除了要健全技術(shù)支撐體系之外，還要確保相關(guān)資金充足到位。這樣才能保證檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，檔案信息安全、可靠。首先，應(yīng)完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。可將檔案信息化建設(shè)資金納入到財(cái)政預(yù)算當(dāng)中，并以年為單位投入基建和運(yùn)維費(fèi)用。同時(shí)，可采取合作開發(fā)集服務(wù)外包的方式，來創(chuàng)新檔案信息化投入機(jī)制，并積極鼓勵(lì)各級(jí)檔案部門開展技術(shù)攻關(guān)。其次，強(qiáng)化軟、硬件建設(shè)。除配備相關(guān)的設(shè)施及設(shè)備外，還要對(duì)現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新，為檔案信息化工作的開展提供良好的環(huán)境。對(duì)于檔案信息化管理與應(yīng)用軟件，應(yīng)加大相關(guān)軟件的研發(fā)力度，可在全國(guó)范圍內(nèi)構(gòu)建起統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)技術(shù)開發(fā)企業(yè)進(jìn)行分級(jí)資質(zhì)認(rèn)證。為保證檔案信息數(shù)據(jù)的可讀性，還應(yīng)對(duì)相關(guān)產(chǎn)品的讀寫標(biāo)準(zhǔn)加以明確，即后代產(chǎn)品應(yīng)當(dāng)能夠?qū)ι弦淮a(chǎn)品實(shí)現(xiàn)完全兼容及格式升級(jí)。而不同地域的檔案信息化產(chǎn)品也應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)上保持高度的一致性，從而為檔案信息資源整合與共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。再次，應(yīng)加強(qiáng)安全方面的建設(shè)。要及時(shí)對(duì)各種殺毒軟件進(jìn)行升級(jí)，并采用當(dāng)前最為流行的身份認(rèn)證和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控等技術(shù)，同時(shí)，加強(qiáng)訪問控制，并建立相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)備份機(jī)房及其技術(shù)條件提出明確規(guī)定，保證檔案信息安全。最后，要加快推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通進(jìn)程?？梢砸劳鞋F(xiàn)有的省際專用網(wǎng)絡(luò)和各地政務(wù)信息資源網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)各級(jí)檔案管理部門的互聯(lián)互通，借此來構(gòu)建起檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)。

（四）創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段

檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案的利用效率，為此，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息服務(wù)手段進(jìn)行不斷創(chuàng)新，具體可從以下幾個(gè)方面著手開展工作：其一，提升檔案信息遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)能力。根據(jù)我國(guó)現(xiàn)行的《檔案法》《保密法》以及政府信息公開條例的要求，合理設(shè)定檔案的公開級(jí)別，并建立檔案信息資源網(wǎng)上公開評(píng)估體系，對(duì)明確公開的信息，應(yīng)由主管部門負(fù)責(zé)將信息以固定格式發(fā)布到指定網(wǎng)站上。各級(jí)檔案部門可以采取鏈接的方式對(duì)相關(guān)資源進(jìn)行有效整合，并逐步完善檔案信息資源網(wǎng)，以此來實(shí)現(xiàn)一站式的檔案信息網(wǎng)上查閱。對(duì)部分公開的檔案信息，可以實(shí)行注冊(cè)用戶身份確認(rèn)的方法，并以此為基礎(chǔ)提供遠(yuǎn)程檢索服務(wù)。此外，要把握當(dāng)前三網(wǎng)融合的機(jī)遇，對(duì)檔案信息服務(wù)手段進(jìn)行完善。其二，應(yīng)進(jìn)一步提升檔案信息館內(nèi)查閱服務(wù)能力。對(duì)部分不能在網(wǎng)絡(luò)上公開的檔案，可依據(jù)政府信息申請(qǐng)公開的程序，確認(rèn)使用者身份信息后，在各級(jí)檔案館提供遠(yuǎn)程查閱服務(wù)。借助網(wǎng)絡(luò)檢索提到傳統(tǒng)的手工檢索，為檔案使用者進(jìn)行檔案查閱提供便利。

四、結(jié)論

總而言之，檔案信息化建設(shè)是檔案工作改革與發(fā)展的必然選擇。在新形勢(shì)下，檔案管理部門必須提高檔案信息化建設(shè)的重視程度，通過重塑檔案工作方式和業(yè)務(wù)處理流程，加大檔案信息資源開發(fā)和利用力度，積極推進(jìn)檔案信息化軟硬件設(shè)施建設(shè)，不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段等具體措施，推動(dòng)檔案管理向信息化、數(shù)字化、高效化的方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案工作水平和服務(wù)水平的跨越式提高。

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