文/李麗環(huán)

論高?？蒲袡n案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)問題

文/李麗環(huán)

面對迅猛增長的科研成果和科研資料，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不再滿足高校科研檔案管理工作的需要，也不能適應(yīng)高校發(fā)展各方面工作的需求。因此，改變傳統(tǒng)的科研檔案管理方式，利用先進的計算機技術(shù)，按照科研檔案的類別建立科研檔案專題數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)科研檔案數(shù)據(jù)的計算機存儲、查詢與統(tǒng)計, 提高工作效率，滿足高校各項工作的需要，成為當(dāng)前高?？蒲袡n案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。

一、科研檔案數(shù)據(jù)庫的建立

檔案數(shù)據(jù)庫是在檔案實體管理的基礎(chǔ)上，考慮數(shù)據(jù)庫設(shè)計和應(yīng)用發(fā)展的需要，將包括檔案實體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息等在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定的數(shù)據(jù)模型進行有序化組織管理起來的數(shù)據(jù)集合，是檔案信息資源的高級組織形式。它出現(xiàn)在早期偏重于記錄技術(shù)的零散組織形式、紙質(zhì)環(huán)境下的傳統(tǒng)線性組織形式之后，把各類檔案資源信息以電子數(shù)據(jù)的形式保存起來，實現(xiàn)隨時查詢利用，更適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的技術(shù)現(xiàn)狀和管理需求。利用數(shù)據(jù)庫的形式來管理檔案信息資源，可以有效地拓展檔案的信息記錄能力，獲得更強大的信息組織和管理能力，同時為檔案管理活動提供強大的基礎(chǔ)保障，滿足其日益嚴(yán)格的精細(xì)化管理需求。

科研檔案是指在學(xué)校教學(xué)、科學(xué)技術(shù)活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、計算材料、圖紙、影片、錄音帶、錄像帶、標(biāo)本等科技文件材料。主要包括上級主管部門的科研文件與科研計劃、本單位科研課題的立項與結(jié)題、科研成果鑒定與獎勵、科研機構(gòu)建設(shè)、科研成果統(tǒng)計、學(xué)術(shù)交流等材料。當(dāng)前，高?？蒲袡n案主要是按照科研文件、科研項目、科研成果和科研專利進行分類管理的。因此，我校檔案館按照科研檔案管理的二級目錄分別建立了科研檔案專題數(shù)據(jù)庫。

（一）科研項目檔案數(shù)據(jù)庫。對學(xué)校承擔(dān)的科研項目，檔案館按照項目的名稱、負(fù)責(zé)人、項目級別、批準(zhǔn)文號、立項時間、結(jié)題時間和存放位置等內(nèi)容，建立了科研項目檔案數(shù)據(jù)庫。項目名稱、項目負(fù)責(zé)人、項目級別、批準(zhǔn)文號、立項時間、結(jié)題時間等檢索條件可以基本滿足學(xué)校一些統(tǒng)計或者粗略查詢工作的需求，附上存放位置則便于滿足一些需要具體內(nèi)容人員的查詢利用。

（二）科研成果獎勵檔案數(shù)據(jù)庫。

學(xué)校檔案館保存的科研成果獎勵主要有三種：發(fā)明獎勵、自然科學(xué)獎勵和科學(xué)技術(shù)進步獎勵，因此，按照獎勵名稱、負(fù)責(zé)人、獎勵類別、獲獎時間和存放位置建立了科研成果獎勵檔案數(shù)據(jù)庫。

（三）科研專利檔案數(shù)據(jù)庫。學(xué)校的專利檔案根據(jù)專利申請與授權(quán)情況，將專利申請紙質(zhì)材料和電子材料一并歸檔，按專利名稱、第一發(fā)明人、專利號、專利類型、申請時間、批準(zhǔn)時間、存放位置等內(nèi)容，建立了齊全的專利數(shù)據(jù)庫。

二、科研檔案數(shù)據(jù)庫的維護

各個科研檔案數(shù)據(jù)庫建立起來之后，由專人負(fù)責(zé)其維護工作，及時、隨時地進行學(xué)校新近完成科研情況數(shù)據(jù)的錄入和補充工作，做到庫中數(shù)據(jù)完整無遺漏，并且，要保證錄入數(shù)據(jù)的絕對準(zhǔn)確。錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，一方面要求確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤，這就要求錄入者在輸入時要特別認(rèn)真仔細(xì)。如果數(shù)據(jù)錄入時不準(zhǔn)確，比如在輸入立項時間時，輸錯了年份，那么就可能給日后的查詢利用工作帶來麻煩。在統(tǒng)計年度科研成果時，也可能導(dǎo)致兩年科研成果統(tǒng)計數(shù)據(jù)都出現(xiàn)誤差的情況；另一方面要求錄入格式的前后一致。以輸入立項時間為例，如果一開始選擇的輸入模式為“2012-03-12”，那么，在后期的補充錄入工作中就不能又輸入“2012年 03月12日”的模式。因為這種格式上的不一致，極有可能導(dǎo)致在日后的數(shù)據(jù)統(tǒng)計時漏掉該項成果。此外，還要杜絕錄入時候錯字、別字現(xiàn)象的出現(xiàn)，一旦發(fā)現(xiàn)有錯字、別字現(xiàn)象要及時地進行修改、更正。誠然，在計算機上修改某項數(shù)據(jù)非常方便、快捷，這是計算機處理數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，也是手工修改數(shù)據(jù)所無法比擬的地方。

三、科研檔案數(shù)據(jù)庫的利用

在建設(shè)各類科研檔案數(shù)據(jù)庫時，就要考慮到其提供利用的問題，強化其檢索查詢功能，保證數(shù)據(jù)庫在提供利益時不僅能夠進行單項查詢，還能夠進行多項的組合查詢。只有保證數(shù)據(jù)庫收集錄入的檔案信息能夠進行任意條件的查詢，才能真正有效地提高工作效率，保障檔案的查全率。目前，學(xué)校科研檔案數(shù)據(jù)的利用主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）查詢。利用科研檔案數(shù)據(jù)庫，可以很方便快捷地實現(xiàn)對相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢工作。

1.按教師個人查詢。如需查詢某位老師歷年來完成的科研成果，只需在數(shù)據(jù)庫設(shè)計視圖中創(chuàng)建個人查詢項，然后輸入該位老師的姓名，該老師歷年來的科研成果信息就會以表格的形式羅列出來，這就相當(dāng)于為學(xué)校的每位老師都建立了一個歷年科研成果檔案。該類查詢一般主要用于教師個人職稱評審、申報課題等工作的需要，另一方面，也可為領(lǐng)導(dǎo)了解教師個人科研情況提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

2.按完成年份查詢。建立好科研專題數(shù)據(jù)庫后，可以很方便地對每年的科研成果進行統(tǒng)計和查詢。比如要查詢學(xué)校2008年完成的科研成果，只需要在查詢欄輸入2008即可。該類查詢一般主要用于統(tǒng)計每年的科研成果及其科研目錄匯編等工作。

3.按成果類別查詢。如需查詢歷年來學(xué)校教師發(fā)明專利的情況，只需在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建成果類別查詢項,在成果類別查詢中輸入專利或發(fā)明即可。如想知道具體某年學(xué)校教師的發(fā)明專利情況，那么再設(shè)定一個時間段的限制即可。該類查詢一般主要用于各種申報材料及評估匯報材料所需數(shù)據(jù)的填寫以及科研成果匯編等工作。

（二）統(tǒng)計。為提供更加方便快捷的服務(wù)，專職檔案管理人員可通過利用科研數(shù)據(jù)庫事先把每年的科研情況分門別類列出目錄。如學(xué)校教職工每年申報完成各級課題情況目錄，發(fā)明專利情況目錄，獲得科研獎勵情況目錄等，從數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)出，然后以Excel文檔形式另外保存，以便日后的查詢利用。還可根據(jù)這些目錄做出詳細(xì)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計表，便于統(tǒng)計學(xué)校某年的科學(xué)研究情況以及對歷年科研情況進行縱向?qū)Ρ确治?，方便領(lǐng)導(dǎo)把握全局。

總而言之，滿足高校管理工作的需要是高?？蒲袡n案管理的重心，高?？蒲袡n案管理工作的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等都是圍繞高校內(nèi)部需求展開的。而科研檔案專題數(shù)據(jù)庫的建立既滿足了檔案數(shù)據(jù)的管理、查詢和統(tǒng)計等需求，又確保了檔案數(shù)據(jù)的安全。它是隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理者提供的更加便捷的管理手段，能夠有效地提高檔案服務(wù)的效率和水平。將來，隨著科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織的建立和健全，科研檔案管理還將逐漸實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，只要是授權(quán)的用戶均可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫訪問，科研檔案管理人員也可以通過網(wǎng)絡(luò)將提交或記載的科研檔案信息進行分類、整理，實現(xiàn)科研檔案信息共享的最大化。

（作者單位：燕山大學(xué)）