文/韓麗 劉美娟 崔艷梅

企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用
——檢索工具的一點(diǎn)探索

文/韓麗 劉美娟 崔艷梅

檔案信息的開(kāi)發(fā)利用就是檔案工作者把檔案信息通過(guò)多種渠道和方式開(kāi)發(fā)和傳遞給利用者，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化與共享。只有提供利用，檔案工作的價(jià)值才能得到實(shí)現(xiàn)。那么如何發(fā)掘檔案中蘊(yùn)藏的有利用價(jià)值的檔案信息資源，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息資源，滿(mǎn)足利用者的利用需要，成為檔案工作者的一項(xiàng)重要工作。

一、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的方式與途徑

檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的方式與途徑很多，概括起來(lái)主要有以下幾種:

（一）借閱型開(kāi)發(fā)利用。就是通過(guò)閱覽、外借形式為利用者提供檔案信息。這是一種最基本、最普通的方式。

（二）編研型開(kāi)發(fā)利用。就是通過(guò)公布、出版、印刷檔案編研成果為利用者提供檔案信息。這是對(duì)檔案信息資源進(jìn)行高層次和深度開(kāi)發(fā)的一種方式。

（三）咨詢(xún)型開(kāi)發(fā)利用。就是解答利用者提出的詢(xún)問(wèn)，為利用者提供所需的事實(shí)、數(shù)據(jù)等結(jié)果。這是一種提供來(lái)自檔案或與檔案有關(guān)的智能服務(wù)。

（四）宣傳報(bào)道型開(kāi)發(fā)利用。就是通過(guò)開(kāi)展各種形式的檔案宣傳活動(dòng)，為利用者提供檔案信息。這是一種最直觀的開(kāi)發(fā)利用方式。

（五）網(wǎng)絡(luò)型開(kāi)發(fā)利用。就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為利用者提供檔案信息。這種方式將成為檔案信息開(kāi)發(fā)利用的主要形式。

二、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中對(duì)檢索工具的探索

檔案檢索工具是聯(lián)結(jié)檔案與利用者的橋梁，借助于它，便可以開(kāi)啟檔案信息寶庫(kù)之門(mén)，從數(shù)量浩瀚的檔案信息海洋中迅速準(zhǔn)確地獲取所需檔案。那么如何編制一個(gè)效果好的檢索工具，筆者在這方面進(jìn)行了一番思考和嘗試。

2012年3月，集團(tuán)公司啟動(dòng)了《組織史資料》叢書(shū)編纂工作。作為集團(tuán)公司下屬分公司，既要負(fù)責(zé)上報(bào)總部卷內(nèi)容、編纂企業(yè)卷內(nèi)容，還要指導(dǎo)基層卷內(nèi)容的編纂。在整個(gè)編纂過(guò)程中，最重要、最耗時(shí)的一個(gè)環(huán)節(jié)就是素材的查選，查找到的有用的文件材料，往往內(nèi)容涉及多個(gè)單位或個(gè)人，也就是說(shuō)，多個(gè)單位需要這份文件材料作為素材。為了工作方便，編纂人員將查到的有用文件材料編制成《組織史資料》領(lǐng)導(dǎo)人員任免、組織機(jī)構(gòu)沿革文件資料索引表，放到組織史編纂辦公室內(nèi)設(shè)服務(wù)器上，這樣許多單位可以共享需要的文件材料，節(jié)省了大量重復(fù)查檔的時(shí)間。

作為組織史編纂項(xiàng)目的參加者，同時(shí)又是檔案工作者，筆者認(rèn)為上述索引表是一個(gè)快速準(zhǔn)確找到檔案資料的好工具，于是把它應(yīng)用到檔案開(kāi)發(fā)利用工作中。在原有的企業(yè)檔案目錄中增加“文件內(nèi)容”列，將企業(yè)檔案目錄加以完善，用Excel表格的形式編制成各種專(zhuān)題的文件索引表，比如查考利用率比較高的人事任免、機(jī)構(gòu)調(diào)整、先進(jìn)表彰、職稱(chēng)確認(rèn)、土地征用等等專(zhuān)題的文件索引表，形成系列的檔案檢索工具。

三、開(kāi)發(fā)檔案檢索工具的可行性與優(yōu)點(diǎn)

2009年開(kāi)始，集團(tuán)公司在系統(tǒng)內(nèi)部各單位推行了統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)開(kāi)展了歷史檔案的數(shù)字化掃描工作。2012年，歷史檔案目錄遷移到了檔案管理系統(tǒng)，歷史檔案的數(shù)字化掃描工作也在有條不紊推進(jìn)，有些單位數(shù)字化工作已經(jīng)完成，有些單位正在不斷地推進(jìn)，平均數(shù)字化率達(dá)到了60%以上。這些工作的開(kāi)展使得檔案檢索工具的編制變得很容易，只需將數(shù)字化掃描的圖片格式的文件內(nèi)容通過(guò)漢王軟件轉(zhuǎn)化為Word文檔文件，將文件內(nèi)容進(jìn)行篩選、提煉復(fù)制到索引表的文件內(nèi)容列，并將每一條與相應(yīng)的電子文件做一個(gè)鏈接，檢索工具就完成了。該檢索工具具有如下的優(yōu)點(diǎn)：

（一）可以提高檢準(zhǔn)率。如利用者需要查找張三的任職文件，以前的檢索目錄，通過(guò)對(duì)文件題名進(jìn)行檢索，計(jì)算機(jī)輸入“張三”，如果文件題名不包含張三，那將檢索不出檔案，就會(huì)存在漏檢現(xiàn)象；計(jì)算機(jī)輸入“任”或“任職”，那將檢索出許多任職文件檔案，而且大部分與張三無(wú)關(guān)。完善后的檢索目錄，通過(guò)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行檢索，計(jì)算機(jī)輸入“張三”，那么檢索出的檔案將全部是有關(guān)張三的文件，而且文件內(nèi)容可以直接看到。

（二）可以縮短檢索時(shí)間。還是上面的例子，以前的檢索目錄，通過(guò)對(duì)文件題名進(jìn)行檢索，計(jì)算機(jī)輸入“任”或“任職”，那將檢索出許多任職文件檔案，檔案人員必須通過(guò)檔號(hào)逐條找到檔案，獲取文件本身信息，才能確定哪件是利用者需要的，這樣就要花費(fèi)大量時(shí)間。完善后的檢索目錄，通過(guò)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行檢索，可以做到一檢即得。

（三）可以有效保護(hù)檔案原件。檔案原件一般是孤本，頻繁地直接查找將使檔案原件受損害，影響其壽命和安全；檔案文件只靠單份和一地保管，難以千古無(wú)失。將檔案內(nèi)容復(fù)制到文件索引表中，就可以減少利用者反復(fù)使用原件，從而有效地保護(hù)原件，同時(shí)起到備份的作用；如果確需查看原文，只要點(diǎn)擊相應(yīng)的鏈接，即可查看電子原文，無(wú)需到庫(kù)房找紙質(zhì)文件。

（四）可以方便利用者利用檔案。

作為檢索工具，可以使檔案工作者快速準(zhǔn)確找到利用者所需檔案；作為一項(xiàng)編研成果，可以直接為利用者提供檔案信息；作為開(kāi)放的檔案信息，可以直接放到檔案網(wǎng)站或開(kāi)放的網(wǎng)站上，使利用者在線利用檔案，實(shí)現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。

（作者單位：華北油田采研院檔案室；華北油田勘探院資料室；北京石油管理干部學(xué)院）