周文斌，王曉燕

（華中科技大學(xué)，湖北 武漢430074）

一、引言

華中科技大學(xué)針對多年來大學(xué)生科技創(chuàng)新項目實施過程中暴露出來的問題，在總結(jié)各兄弟院校創(chuàng)建大學(xué)生科技創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，設(shè)計了本校獨(dú)具特色的大學(xué)生科技創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)。

二、大學(xué)生科技創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)建設(shè)

1.大學(xué)生科技創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)的整體架構(gòu)

華中科技大學(xué)學(xué)生科技創(chuàng)新項目實施的整個過程，包含如下幾個環(huán)節(jié)：教務(wù)處發(fā)布申報指南→學(xué)生填報申請材料→導(dǎo)師審核→院系初審→教務(wù)處篩查→學(xué)校專家組評審→正式立項→簽訂合同→劃撥經(jīng)費(fèi)→啟動研究→中期檢查→結(jié)題驗收（成果評價）→優(yōu)秀項目展示。整個管理系統(tǒng)的功能可分為七個主要部分：用戶注冊與登錄、項目申報與評審、項目研究過程管理、項目分析、項目交流與展示、數(shù)據(jù)查詢與處理、系統(tǒng)管理。這七個部分表面上相互獨(dú)立，實際上通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在后臺緊密聯(lián)系在一起，相互協(xié)同完成數(shù)據(jù)處理與終端顯示。項目管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 大學(xué)生科技創(chuàng)新管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

2.主要功能介紹

（1）用戶注冊與登錄

用戶注冊主要是對用戶進(jìn)行審核并獲取合法用戶的基本信息，為數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析和報送提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源。本系統(tǒng)主要有學(xué)生、導(dǎo)師、評審專家、院系管理員和教務(wù)處管理員五種角色。系統(tǒng)提供統(tǒng)一的用戶注冊與登錄入口。新用戶可以隨時注冊，注冊時從注冊界面選擇相應(yīng)的角色即可，不同的角色對應(yīng)不同的注冊頁面，填寫的注冊信息也各不相同。評審專家一般由教務(wù)處管理員后臺建立，專家登錄后可以完善或修改自己的信息，導(dǎo)師可同時兼任評審專家。通常情況下，學(xué)生和導(dǎo)師的注冊信息由其所在院系管理員審核，院系管理員由教務(wù)處管理員審核。為提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率，保護(hù)項目研究成果，只有通過審核的合法用戶才能使用該系統(tǒng)申報項目，未經(jīng)審核的用戶，只能瀏覽系統(tǒng)已公開的項目信息。

用戶登錄時，系統(tǒng)根據(jù)用戶名、密碼和角色三者相結(jié)合來進(jìn)行身份驗證，驗證通過后，具有該角色的相應(yīng)功能，同時顯示相應(yīng)的首頁提示。

在進(jìn)行信息注冊時，為保證數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確，盡可能給用戶提供“選擇”輸入，如院系、專業(yè)、入學(xué)時間、性別、職稱等；對于必須采用“填寫”輸入的，要及時做好數(shù)據(jù)校驗，并給出提示，如姓名、學(xué)號、身份證號、聯(lián)系方式、Email等。我校根據(jù)教育部統(tǒng)一要求，將所需的必要信息通過表單形式一并列出，讓用戶一次性填寫完畢。

（2）項目申報與評審

項目申報有兩個前提條件：一是在規(guī)定的時間內(nèi)系統(tǒng)中有可申報的項目主題，如2013年國家級項目和2013年校級項目為兩個主題；二是申報者在可申報的對象范圍之內(nèi)，如一般限制畢業(yè)年級和大學(xué)一年級的學(xué)生作為項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行申報。不在申報對象范圍內(nèi)的學(xué)生登錄系統(tǒng)后，是看不到項目主題的。

我校根據(jù)項目申報要求，將傳統(tǒng)的項目申報表進(jìn)行了電子化，并預(yù)留了擴(kuò)展功能。通過設(shè)置多種類型的表單讓學(xué)生（項目負(fù)責(zé)人）填寫，填寫后可在線查看或?qū)С鰧?yīng)的Word或PDF格式的文檔。一個項目從填寫申報資料到結(jié)題驗收，中間要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)，為便于學(xué)生和老師跟蹤項目進(jìn)展，在系統(tǒng)中設(shè)置了多個項目狀態(tài)，如草稿、待導(dǎo)師審核、導(dǎo)師退回、待院系審核、院系審核未通過、待院系上報、待教務(wù)處審核、待專家評審、專家評審中、立項未通過、待中期檢查、待結(jié)題驗收、中期檢查未通過、結(jié)題驗收未通過、通過結(jié)題驗收、成果評定等級（優(yōu)秀、合格、不合格）等。每次遇到有“跳轉(zhuǎn)”類動作發(fā)生時，項目狀態(tài)都可能產(chǎn)生變化，同時會觸發(fā)對應(yīng)的事件提醒，如給特定對象發(fā)送Email、短信或系統(tǒng)內(nèi)部消息（又稱消息盒子），以便特定對象能夠及時跟進(jìn)了解項目情況。

項目評審可以分為導(dǎo)師審核、院系審核和專家評審。項目申報與審核過程如圖2所示。從我校的情況來看，有的項目可能會經(jīng)過多次修改才能最終通過院系審核并被推薦到教務(wù)處。教務(wù)處組織專家評審后，正式發(fā)文公布并進(jìn)行資助。在項目審核的三個不同階段，審核人登錄后會呈現(xiàn)不同的審核界面，項目對應(yīng)的狀態(tài)分別為“待導(dǎo)師審核”、“待院系審核”和“待專家評審”。在專家評審界面，專家還需根據(jù)相應(yīng)的評審標(biāo)準(zhǔn)對各項目進(jìn)行評分。

圖2 項目申報流程

（3）項目研究過程管理

通常的過程管理主要是做好中期檢查和結(jié)題驗收兩項主要工作，我校在總結(jié)多年管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，正在實施讓計算機(jī)管理系統(tǒng)代替人工管理，對整個研究過程進(jìn)行監(jiān)控，逐步實施過程管理精細(xì)化。即除了中期檢查和結(jié)題驗收兩個重要環(huán)節(jié)外，還要求學(xué)生不定期進(jìn)行工作進(jìn)展報告，統(tǒng)稱為“研究日志”。日志具體內(nèi)容可以多樣化，如研究心得、問題探析、成果分享、后續(xù)研究計劃、導(dǎo)師指導(dǎo)情況等。在過程監(jiān)控中，針對一個具體的項目，系統(tǒng)設(shè)定了幾個記錄研究過程的時間間隔，在設(shè)定的時間間隔內(nèi)如果該項目“研究日志”中沒有新增日志，系統(tǒng)則會給項目組每個成員發(fā)送Email、短信或系統(tǒng)內(nèi)部消息進(jìn)行提醒；若超過時間間隔一周仍沒有新增日志，系統(tǒng)會向指導(dǎo)老師發(fā)送Email、短信或系統(tǒng)內(nèi)部信息進(jìn)行提醒，請導(dǎo)師進(jìn)行特別關(guān)注；若再超過一周沒有新增日志，系統(tǒng)會向項目所在院系管理員發(fā)送Email、短信或系統(tǒng)內(nèi)部信息進(jìn)行提醒；三次提示均無效，教務(wù)處將其列入重點(diǎn)關(guān)注對象，在中期檢查和結(jié)題驗收時如不能按期完成，則導(dǎo)師和院系的年終考核均會受到影響，該項目組成員將失去以后再次參與大學(xué)生科技創(chuàng)新活動的機(jī)會，依此來對項目研究中的各方進(jìn)行約束。過程監(jiān)控的目的是為了真正落實大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練項目“重在過程”的基本原則。

在項目負(fù)責(zé)人提交中期檢查和結(jié)題驗收申請時，我校設(shè)置了與項目申報類似的流程，要經(jīng)過導(dǎo)師審核后才能提交到院系，院系管理員審核后，才能向教務(wù)處提出申請。項目立項后，項目研究的整個過程記錄對項目組成員、導(dǎo)師、院系管理員、教務(wù)處管理員、評審專家都是公開的。項目結(jié)題后，該項目的研究成果應(yīng)按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定發(fā)布權(quán)屬聲明，被授權(quán)對外公開的項目則會在“項目交流與展示”中進(jìn)行展示，供其他用戶觀摩學(xué)習(xí)或繼續(xù)進(jìn)行深入研究。

（4）項目分析

項目分析主要為管理者提供直觀的各類項目統(tǒng)計信息，便于項目管理者全面了解各類項目及參與學(xué)生的整體情況，為完善大學(xué)生科技創(chuàng)新活動的后期工作方案提供參考數(shù)據(jù)和決策依據(jù)。主要有項目年度預(yù)覽、項目類型統(tǒng)計、項目進(jìn)度統(tǒng)計、項目成員統(tǒng)計。

項目年度預(yù)覽顯示本年度所立項的項目情況，包括項目總數(shù)、參與總?cè)藬?shù)、參與總院系數(shù)；各院系的項目數(shù)、參與人數(shù)；各學(xué)科大類的項目數(shù)、項目人數(shù)等，同時以柱狀圖、餅狀圖等圖形進(jìn)行顯示。

項目進(jìn)度統(tǒng)計顯示總體項目研究進(jìn)展、某批次項目研究進(jìn)展、某年度項目研究進(jìn)展情況。如2013年國家級項目進(jìn)度統(tǒng)計，顯示2013年項目的立項、中期檢查、結(jié)題驗收、取得成果及形式、項目信息變更等相關(guān)數(shù)量關(guān)系，并進(jìn)行直觀顯示。

項目成員統(tǒng)計主要顯示項目參與人員分布情況。項目類型統(tǒng)計主要顯示已立項的項目類型分布情況。如整體情況、院系情況、學(xué)科情況等。

（5）項目交流與展示

項目交流與展示是我校為提高項目研究質(zhì)量而提供的一個信息交流、項目展示的場所。注冊用戶可以在這里發(fā)布一些信息公告，如某選題招聘隊員、某學(xué)生自薦等；管理員可以將已結(jié)題的優(yōu)秀項目在這里進(jìn)行范例展示（經(jīng)過項目組成員和導(dǎo)師同意），建立項目集群。展示的目的有兩個：一是樹立典型示范；二是促進(jìn)項目傳承。在我校，學(xué)生利用學(xué)校的資源進(jìn)行研究的研究成果要遵照《華中科技大學(xué)成果署名管理辦法》進(jìn)行署名。研究成果經(jīng)學(xué)生和導(dǎo)師授權(quán)后，已結(jié)題的項目就可以讓新的團(tuán)隊繼續(xù)深入研究下去。這樣既避免了學(xué)生在申報項目時一味求新求異，又有利于大學(xué)生科技創(chuàng)新項目最后形成成果并實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)化。在項目成果繼承過程中，系統(tǒng)會把前面項目組成員和導(dǎo)師的情況，研究過程和取得的階段性成果記錄在“新項目”中，同時鼓勵后面的研究團(tuán)隊繼續(xù)公開研究成果，以便新的團(tuán)隊繼續(xù)深入研究。隨著研究的深入開展，研究成果也會日漸成熟，距離產(chǎn)業(yè)化也越來越近。

（6）數(shù)據(jù)查詢與處理

數(shù)據(jù)處理主要是提供系統(tǒng)數(shù)據(jù)的查詢、導(dǎo)出和變更。系統(tǒng)中提供了多種組合精確查詢或模糊查詢界面，如查詢某一期項目申報情況、已結(jié)題項目、成員、成果等，查詢的數(shù)據(jù)可導(dǎo)出為Excel或Word文檔。信息變更主要提供人員信息修改、密碼重置、項目信息修改、項目延期或注銷等事件處理。

（7）系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理主要配置系統(tǒng)運(yùn)行所需的一些基本數(shù)據(jù)和頁面顯示信息。包括主題創(chuàng)建及設(shè)置、院系、專業(yè)及年級設(shè)置、專家組及評審標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置、主頁信息設(shè)置、項目升級設(shè)置、事件提醒設(shè)置等。

主題創(chuàng)建與設(shè)置是指教務(wù)處管理員根據(jù)工作進(jìn)展和實際需要，發(fā)布項目申報信息和項目申報指南，一般稱之為創(chuàng)建項目主題。在系統(tǒng)中新建一個項目主題時，需要設(shè)置一些相關(guān)參數(shù)，如設(shè)定申報學(xué)生的范圍、學(xué)生申報起止時間、導(dǎo)師審核起止時間、院系審核起止時間、學(xué)校評審起止時間、項目類別、經(jīng)費(fèi)額度、團(tuán)隊人員限制、導(dǎo)師最多指導(dǎo)項目數(shù)等信息。這些參數(shù)設(shè)定后，系統(tǒng)會根據(jù)設(shè)定的參數(shù)到時啟動，過時關(guān)閉，準(zhǔn)確獲取數(shù)據(jù)，極大減輕工作人員的工作量。多個主題可并行運(yùn)行。院系、專業(yè)及年級設(shè)置主要建立學(xué)生注冊時選擇的院系、專業(yè)、入學(xué)時間等信息數(shù)據(jù)庫。

專家組及評審標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置主要是根據(jù)申報項目評審需要，將項目進(jìn)行分組評審，如文科組、醫(yī)科組、工科組等。每個小組可單獨(dú)設(shè)定評審標(biāo)準(zhǔn)和項目數(shù)量，同時指定一個評審專家組，每個評審專家組可設(shè)定多名評審專家。

主頁信息設(shè)置是根據(jù)用戶角色分別設(shè)置不同的主頁面。不同主頁上顯示的提示信息、幫助信息以及功能模塊都不相同。

項目升級設(shè)置是我校根據(jù)三級項目管理體系而設(shè)計的一項功能。我校項目有院系級項目、校級項目和國家級項目三類，層次逐漸提高，全部納入項目管理系統(tǒng)。院系級項目由各院系自主管理，校級項目由教務(wù)處和院系共同管理，國家級項目由教務(wù)處管理。申報校級項目時，由各院系從院系級項目中推薦優(yōu)秀項目進(jìn)行申報，申報國家級項目時，由教務(wù)處從校級項目中設(shè)定申報范圍，不在升級項目范圍內(nèi)的項目將不能申報國家級。項目升級時，原則上不更換項目負(fù)責(zé)人和指導(dǎo)教師，成員可進(jìn)行補(bǔ)充或調(diào)整。這樣做的好處是項目研究能夠逐步深入，避免了一些學(xué)生好高騖遠(yuǎn)，投機(jī)取巧。

事件提醒設(shè)置是系統(tǒng)中設(shè)置了一些關(guān)鍵時間節(jié)點(diǎn)或關(guān)鍵動作，當(dāng)?shù)搅诉@個時間節(jié)點(diǎn)或用戶觸發(fā)了某個關(guān)鍵動作，系統(tǒng)會根據(jù)設(shè)置好的程序向預(yù)定對象發(fā)送Email、短信或消息盒子等通知信息，做到信息傳遞及時。如當(dāng)系統(tǒng)到申報時間時，向各院系管理員發(fā)送信息提醒：××項目正在申報，截止時間為××。事件的提醒在系統(tǒng)中可以進(jìn)行勾選設(shè)置。部分事件提醒配置圖如圖3所示。

圖3 部分事件提醒配置圖

三、結(jié)束語

本系統(tǒng)不僅實現(xiàn)了大學(xué)生科技創(chuàng)新項目申報、審核、評審、審批、中期檢查、結(jié)題驗收、信息變更、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等各環(huán)節(jié)的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，而且在過程管理、項目升級、項目展示與集群化方面進(jìn)行了探索，提高了管理效率，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)項目管理方式的缺陷。

[1]教育部.關(guān)于做好“本科教學(xué)工程”國家級大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃實施工作的通知[Z].北京：2012：1-1．

[2]徐小龍,陳丹偉,陳春玲等.大學(xué)生創(chuàng)新計劃師生協(xié)作資源池建設(shè)[J].計算機(jī)教育,2010(13)：8-10．

[3]潘涌璋,唐啟紅,張秋明等.大學(xué)生創(chuàng)新性實驗計劃項目管理模式探討[J].實驗技術(shù)與管理,2012(6)：146-149．