盧晨宇，張文婷

（1.大慶油田裝備制造集團(tuán)，黑龍江 大慶 163000；2.大慶油田工程建設(shè)有限公司，黑龍江 大慶 163000）

0 引言

近年來，抽油機(jī)公司研究所有眾多項(xiàng)目。其中，2010年有10 個(gè)項(xiàng)目完成；2011 年有12 個(gè)項(xiàng)目完成；2012 年有13 個(gè)項(xiàng)目完成；2013 年有10 個(gè)項(xiàng)目完成。許多大型項(xiàng)目急需進(jìn)行分級劃分和現(xiàn)代化管理，且各主項(xiàng)目間及各子項(xiàng)目間的銜接關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜。從項(xiàng)目計(jì)劃的制定、項(xiàng)目實(shí)施到項(xiàng)目終審，在傳統(tǒng)的管理方法上耗費(fèi)了大量時(shí)間與精力，有不少項(xiàng)目因?yàn)檫M(jìn)度管理上的不科學(xué)導(dǎo)致項(xiàng)目延期，所以項(xiàng)目管理的效率亟待提高。國際上MS Project 是公認(rèn)的最有效的項(xiàng)目管理工具。借助MS Project 項(xiàng)目管理系統(tǒng)可提高工作效率，合理制定項(xiàng)目計(jì)劃，實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，安排項(xiàng)目時(shí)間表，有效控制項(xiàng)目成本，降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，更好地實(shí)施項(xiàng)目計(jì)劃所確定的進(jìn)度管理目標(biāo)［1］。但由于研究所的設(shè)備限制，現(xiàn)有的電腦無法支持最新版本軟件的運(yùn)行，所以筆者采用MS Project 2003 對本研究所2014 年新開的項(xiàng)目進(jìn)行了模擬項(xiàng)目管理。

1 創(chuàng)建Project 項(xiàng)目文件

1.1 創(chuàng)建新項(xiàng)目文件

通常，建立Project 項(xiàng)目文件有3 個(gè)方式：從空白文檔創(chuàng)建、使用本地模板創(chuàng)建、使用向?qū)?chuàng)建。本文采用了從空白文檔創(chuàng)建，以便日后作為模板使用，可以更方便更高效地對其它項(xiàng)目創(chuàng)建項(xiàng)目文件。步驟如下：啟動(dòng)Microsoft Project 2003，當(dāng)前頁面即為空白文檔，不難發(fā)現(xiàn)，該軟件的界面與Excel 相似。

1.2 更改項(xiàng)目工作時(shí)間

MS Project 的默認(rèn)的項(xiàng)目工作時(shí)間可能與實(shí)際情況不符，在鍵入任務(wù)之前事先對工作時(shí)間做好安排，比如把各個(gè)節(jié)假日改成非工作日，結(jié)合本單位的實(shí)際上下班的時(shí)間更改工作時(shí)間等等。

通過軟件左側(cè)的項(xiàng)目向?qū)В? 個(gè)步驟即可實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目工作時(shí)間的整體更改。這樣，可以使每項(xiàng)任務(wù)的工期、成本計(jì)算、項(xiàng)目與任務(wù)的預(yù)期完成時(shí)間更加精確。在日后的進(jìn)程管理中，還可以通過該向?qū)ぷ鲿r(shí)間進(jìn)行實(shí)時(shí)更改，比如周末加班、節(jié)假日加班或者連班。

圖1 項(xiàng)目甘特圖

2 使用MS Project 2003 制定項(xiàng)目計(jì)劃

2.1 任務(wù)錄入

任務(wù)錄入的方式通常有3 種：依次鍵入任務(wù)、通過Excel 表格導(dǎo)入任務(wù)、插入復(fù)制的任務(wù)。本文采用通過依次鍵入任務(wù)的方式。每項(xiàng)任務(wù)都包括任務(wù)名稱、工期、開始時(shí)間、完成時(shí)間、前置任務(wù)、資源等參數(shù)，在MS Project中還有很多其他參數(shù)可以添加，例如完成百分比、WBS、備注等一些利用頻率較高的一些參數(shù)。完成任務(wù)輸入后，一些參數(shù)會(huì)自動(dòng)生成默認(rèn)值，在后面更新進(jìn)度時(shí)對其做更改即可。

2.2 利用MS Project 創(chuàng)建WBS

WBS（Work Breakdown Structure）是所有項(xiàng)目規(guī)劃活動(dòng)的支柱。它將項(xiàng)目工作范圍分解成更小的、易于管理的工作報(bào)告，以提高對項(xiàng)目活動(dòng)的控制力，使工作思路更清晰［2］。

在MS Project 中，對子任務(wù)點(diǎn)擊降級箭頭，或用鼠標(biāo)在子任務(wù)名稱上向右拖動(dòng)，就會(huì)使其縮進(jìn)。效果如圖1 所示，任務(wù)與其子任務(wù)之間的關(guān)系一目了然，主任務(wù)被加粗顯示。通過點(diǎn)擊工具，自動(dòng)對應(yīng)生成大綱號。點(diǎn)擊“-”號或“+”號即可收起或打開任務(wù)樹。

2.3 項(xiàng)目工期確定以及任務(wù)間關(guān)聯(lián)性設(shè)置

在一個(gè)項(xiàng)目中的部分任務(wù)都存在著一定的關(guān)聯(lián)性。那么，在一個(gè)項(xiàng)目中明確各項(xiàng)任務(wù)之間的關(guān)系就很重要。在MS Project 中，人物之間的關(guān)聯(lián)性有4 種：1）完成—開始（FS）：如抽油機(jī)樣機(jī)制造完才能現(xiàn)場運(yùn)行考核及評定驗(yàn)收；2）完成—完成（FF）：如兩種抽油機(jī)樣機(jī)現(xiàn)場運(yùn)行考核和設(shè)計(jì)改進(jìn)完成之后項(xiàng)目評定驗(yàn)收才能完成。3）開始—完成（SF）：如在新系統(tǒng)開始正常運(yùn)作后，舊系統(tǒng)才可停止。4）開始—開始（SS）：如14-6-89 抽油機(jī)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)計(jì)算和14-6-89 抽油機(jī)結(jié)構(gòu)方案設(shè)計(jì)需要同時(shí)開始。

2.4 為項(xiàng)目指定人員和設(shè)備

合理分配資源在項(xiàng)目管理中起著舉足輕重的作用，不僅可以提高工作效率，也降低了項(xiàng)目成本。利用MS Project 指定人員資源、設(shè)備資源、材料資源以及成本資源等，有利于項(xiàng)目計(jì)劃的指定，另外也使項(xiàng)目管理者更方便地查看項(xiàng)目分配情況［3］。步驟如下：在資源名稱下對應(yīng)每一項(xiàng)任務(wù)選擇或輸入該任務(wù)由誰來完成。資源分配后，項(xiàng)目管理者可以通過資源圖表查看具體資源使用情況，以此來避免某些資源被超負(fù)荷分配或者時(shí)間沖突。

至此，項(xiàng)目計(jì)劃基本編制完成。在軟件的右側(cè)已經(jīng)自動(dòng)生成Gantt Chart（甘特圖）。在甘特圖中，項(xiàng)目管理者可以輕易地查看項(xiàng)目完成百分比、資源分配情況、任務(wù)之間的邏輯關(guān)系以及任務(wù)日程。圖1 即為項(xiàng)目甘特圖視圖。

3 跟蹤和調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度

3.1 跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度

過程控制可以保證項(xiàng)目能夠按預(yù)期實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。MS Project 可以協(xié)助項(xiàng)目管理者動(dòng)態(tài)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度。根據(jù)實(shí)際的項(xiàng)目進(jìn)度情況，在任務(wù)信息欄輸入或自動(dòng)按時(shí)間更新各項(xiàng)任務(wù)的完成百分比，在甘特圖中將用細(xì)實(shí)線表示項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度情況。

3.2 調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度

計(jì)劃往往沒有變化快，在實(shí)際的項(xiàng)目開發(fā)階段，任務(wù)的提前完成或滯后都時(shí)有發(fā)生，所以需要及時(shí)調(diào)整任務(wù)的工期或者邏輯關(guān)系。然而，某些情況不僅僅是時(shí)間問題，人員和設(shè)備上的變化在某些特殊情況發(fā)生時(shí)也需要對項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整。

4 結(jié)語

本文以抽油機(jī)公司研究所新開項(xiàng)目為例，利用MS Project 進(jìn)行了項(xiàng)目計(jì)劃編制及項(xiàng)目管理，項(xiàng)目管理者可以輕松地跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度以及調(diào)配項(xiàng)目資源，并且降低了項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。MS Project 所生成的甘特圖相比傳統(tǒng)方式繪制的甘特圖效率至少提高50%，可視化的信息豐富并且方便動(dòng)態(tài)更新。目前，MS Project 在國內(nèi)外大型企業(yè)都被廣泛應(yīng)用，而筆者集團(tuán)所屬的各專業(yè)公司還未采用MS Project 項(xiàng)目管理軟件，需要多方面努力來推廣應(yīng)用該軟件，因?yàn)榭茖W(xué)化的現(xiàn)代管理能夠?yàn)槲覀儎?chuàng)造更多的效益。筆者認(rèn)為，MS Project 還可以在制造業(yè)生產(chǎn)管理上應(yīng)用。該軟件可能將傳統(tǒng)的生產(chǎn)管理帶來新的變革，這一課題還有待研究。

［1］Project Management Insititue INC.A Guide To The Project Management Body Of Knowledge（PMBOK Guide）［M］.Pa.USA：Newtown Square,2008.

［2］林則夫.項(xiàng)目管理軟件應(yīng)用［M］.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2010：51.

［3］林小鬧，楊昌堯，羅毅涌.MS Project 在空調(diào)工程施工管理中的應(yīng)用［J］.制冷與室調(diào)，2012，12（2）：74-76.