文/楊素娜

《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》規(guī)定：“機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)崗位?！币?guī)范雖是這樣要求的，但筆者發(fā)現(xiàn)，在基層實(shí)際工作中，大部分單位或檔案人員或者根本不知道這一規(guī)范，或直接忽視了在交接這一環(huán)節(jié)應(yīng)該注意的問(wèn)題及應(yīng)作的工作內(nèi)容也是檔案工作的一項(xiàng)。根據(jù)筆者的觀察，本文擬以基層檔案交接工作存在的問(wèn)題為基礎(chǔ)，嘗試探討檔案交接工作的一些建議和措施。

一、目前基層檔案交接工作存在的問(wèn)題

一是檔案交接不及時(shí)。一些單位對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離了崗，新檔案人員上了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量及質(zhì)量等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的單位分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得檔案工作前后脫節(jié)。

二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。

三是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一部分單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對(duì)檔案交接準(zhǔn)備工作很少過(guò)問(wèn)，就連檔案監(jiān)交之時(shí)也懶得光臨，使得檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。

二、檔案交接工作應(yīng)采取的措施

根據(jù)以上對(duì)基層檔案交接工作存在問(wèn)題的分析，筆者認(rèn)為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定的檔案人員應(yīng)該履行的職責(zé)。所以做好檔案交接，應(yīng)做好下列工作，采取如下措施：

一是檔案交接要納入部門(mén)工作的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起重視，尤其是單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開(kāi)原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。上級(jí)檔案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對(duì)那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，就隨意調(diào)動(dòng)的人員，要查明原因，分清責(zé)任，依法進(jìn)行處理。

二是檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面，而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。對(duì)于移交方來(lái)說(shuō)，在正式移交之前主要做好5項(xiàng)工作：1.對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬物相符、心中有數(shù)。2.對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，一時(shí)歸還不了的要問(wèn)明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況。3.對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序。4.按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格。5.撰寫(xiě)檔案移交說(shuō)明。對(duì)于接收方來(lái)說(shuō)，在接收之前要做好3項(xiàng)工作：1.了解移交單位職能活動(dòng)內(nèi)容和工作活動(dòng)情況。2.向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況。3.必要時(shí)要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。

三是認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此負(fù)責(zé)檔案保管接收人員的交接，都必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由本單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門(mén)派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等。移交文據(jù)一式3份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

四是加強(qiáng)檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，不單純是檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題，其中一個(gè)十分重要的原因就是近幾年來(lái)，一些單位忽視了對(duì)檔案人員的思想教育工作，使得一些檔案人員工作責(zé)任心不強(qiáng)。因此在檔案交接的過(guò)程中要補(bǔ)上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認(rèn)識(shí)、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證檔案交接工作嚴(yán)格按照規(guī)定辦理，使檔案工作前后銜接起來(lái)。