文/張慧玉

高校文秘工作與檔案管理工作具有密不可分的聯(lián)系，兩者之間相輔相成，檔案管理工作是文秘工作的重要組成部分，而文秘工作是檔案工作的重要基礎(chǔ)，沒有文秘工作的前期鋪墊，檔案管理工作也無法得以順利展開，因此檔案管理工作可以說是文秘工作的延伸發(fā)展。在實(shí)際工作中，應(yīng)正確處理兩者之間的相互關(guān)系，實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案管理工作的有效銜接與結(jié)合對于提高文書運(yùn)轉(zhuǎn)效率以及檔案管理質(zhì)量具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、文秘工作是檔案管理工作最為重要的“源頭活水”

高校文秘工作者的主要工作內(nèi)容是為校領(lǐng)導(dǎo)以及校內(nèi)各職能部門服務(wù)，并做好兩者之間的協(xié)調(diào)工作，其主要職責(zé)是為校領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，是高校領(lǐng)導(dǎo)者的左膀右臂。文秘工作者手上掌握著校領(lǐng)導(dǎo)的印鑒以及學(xué)校公章，只要是以學(xué)校、校領(lǐng)導(dǎo)名義下達(dá)的各種公文，都必須經(jīng)過文秘工作者的仔細(xì)審核、蓋章后才能下達(dá)、運(yùn)轉(zhuǎn)公文；文秘工作者還負(fù)責(zé)上級行政部門與校內(nèi)各業(yè)務(wù)主管部門需要下發(fā)的各種公文的登記、辦理、管理、整理、歸檔等工作；在各項(xiàng)公務(wù)活動中，由校領(lǐng)導(dǎo)直接形成或接收的各種實(shí)物、聲像材料以及文件材料也會直接交由文秘工作者進(jìn)行處理（主要包括登記辦理、保管、存檔等）。這些文件會經(jīng)檔案管理人員進(jìn)行收集、整理、存檔，最后形成高校文書檔案。由此可見，文秘工作是檔案工作的前期鋪墊，是檔案材料的重要來源地，文秘工作者是這些文書檔案產(chǎn)生、形成的主要參與者，文秘工作的質(zhì)量直接決定著文書檔案的質(zhì)量。為了確保檔案管理工作的質(zhì)量，文秘工作人員應(yīng)具備強(qiáng)烈的檔案意識，明確檔案的重要意義，應(yīng)要求文秘工作者熟練掌握一定的檔案知識以及相應(yīng)的技能。在日常業(yè)務(wù)工作中，文秘工作者應(yīng)明確自己的職責(zé)，積極參與學(xué)校檔案管理工作行列，認(rèn)真收集、整理各種實(shí)物、聲像材料以及文件材料，確保檔案資料收集的完整性、系統(tǒng)性、真實(shí)性、全面性。

二、檔案工作是文秘工作的重要組成部分

高校辦公室是學(xué)校的信息中心，是教學(xué)、教育、管理、科研等各部門的中樞機(jī)構(gòu)，校情通報、學(xué)校大事記、每學(xué)年的黨政會議記錄、學(xué)?？傮w規(guī)劃、管理目標(biāo)、領(lǐng)導(dǎo)決策、上級來文的處理、校史編研、縱橫聯(lián)系及來信來訪、規(guī)章制度、對外重大活動的記錄以及黨和國家的方針、政策等文件資料都需要文秘工作者直接起草或?qū)徃?，關(guān)于校內(nèi)各職能部門對于學(xué)校決策貫徹實(shí)施的情況以及反映等信息也主要由文秘工作者負(fù)責(zé)匯總，而檔案管理工作者則主要負(fù)責(zé)這些文件資料、信息的收集、整理、歸檔和保管利用。由此可見，檔案工作是文秘工作的重要組成部分，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。文書檔案記錄了高校發(fā)展、教育、教學(xué)、科研等工作活動，是重要的歷史憑證，檔案管理工作的主要職責(zé)是對文秘工作者歸檔的文書材料進(jìn)行鑒定、分類整理、編錄、保管，并利用現(xiàn)代化先進(jìn)的檔案管理形式、途徑和手段將其轉(zhuǎn)化為檔案信息，進(jìn)而為高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展以及社會發(fā)展服務(wù)。隨著現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展及普及應(yīng)用，高校檔案管理工作應(yīng)堅持檔案管理服務(wù)本質(zhì)，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，大力引進(jìn)先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，積極創(chuàng)新，改革管理措施，豐富檔案管理服務(wù)內(nèi)容，提高檔案管理服務(wù)效率與質(zhì)量。

三、檔案部門應(yīng)積極為文秘工作提供現(xiàn)代化檔案信息服務(wù)

文秘工作為檔案管理部門提供了大量的文書檔案，但在為校領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于學(xué)校重大決策、學(xué)校制度完善以及學(xué)校文件起草等事件出謀劃策時需要經(jīng)常查閱這些歷史文書檔案，檔案利用非常頻繁。為了提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，為文秘工作者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，高校檔案管理部門應(yīng)經(jīng)常深入調(diào)查、收集文秘工作者對檔案管理的意見以及建議，全面了解、掌握文秘工作者的檔案需求，在盡可能滿足文秘工作者需求的基礎(chǔ)上，打造具有特色的高校檔案館。在實(shí)際工作中，應(yīng)重點(diǎn)做好密級事宜，具有較大的文化、科技、經(jīng)濟(jì)價值的檔案信息資源，為檔案利用者提供更具深度的信息服務(wù)。同時應(yīng)積極引進(jìn)現(xiàn)代先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息，為利用者提供視頻、音頻、照片等多種形式的檔案信息服務(wù)，提供全方位、全天候的管理服務(wù)。

四、做好文秘工作和檔案管理工作的銜接

新時期，學(xué)校應(yīng)正確處理文秘工作與檔案管理工作之間的關(guān)系，以現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體，以辦公自動化文秘系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)為依托，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理模式。首先在開發(fā)文秘管理系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)時，應(yīng)充分考慮兩者之間的有效對接，兩系統(tǒng)之間應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)一些具有重要保存價值電子文件的網(wǎng)上移交、接收功能，建立檔案信息資源共享機(jī)制，加快文書的運(yùn)轉(zhuǎn)。同時高校檔案管理部門應(yīng)建立局域網(wǎng)，并與校園網(wǎng)連接，實(shí)現(xiàn)公開檔案信息的開放利用。其次，應(yīng)最好文件的收集、歸檔工作，對文件的整個生成過程進(jìn)行實(shí)時跟蹤，在文件的制作以及文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程即開始進(jìn)行干預(yù)，確保文件收集的完整性、系統(tǒng)性、全面性。

綜上所述，文秘工作與檔案管理工作具有密不可分的關(guān)系，文秘工作是檔案工作的重要源頭，檔案管理工作是文秘工作的延續(xù)，文秘工作者以及檔案管理工作者應(yīng)相互學(xué)習(xí)，熟悉業(yè)務(wù)，密切配合，強(qiáng)化“文檔一體化”意識，做好文檔工作與檔案管理工作的銜接，促進(jìn)高校的進(jìn)一步改革與發(fā)展。