文遼寧省不動(dòng)產(chǎn)登記中心 丁文博

不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理研究

文遼寧省不動(dòng)產(chǎn)登記中心 丁文博

不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度改革工作，已在全國范圍內(nèi)展開。實(shí)施不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度，就是要將原來分散在各部門的登記職能整合到國土資源部門，建立權(quán)責(zé)一致、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、法律保障的不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記體系。作為不動(dòng)產(chǎn)登記過程中產(chǎn)生的檔案資料管理是實(shí)施不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的重要組成部分。直接關(guān)系到不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作能否順利開展、登記信息能否方便查詢、登記結(jié)果的社會(huì)公信力等問題。較之機(jī)構(gòu)、職責(zé)整合工作，登記檔案整合、管理工作更加艱巨、繁重。

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案基本概念

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是指不動(dòng)產(chǎn)登記部門在不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查、登記、轉(zhuǎn)移、變更、注銷、更正、異議、預(yù)告、查封等工作中形成的具有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。其記載形式為不動(dòng)產(chǎn)登記簿，包含以相關(guān)紙質(zhì)文字、圖表描述、網(wǎng)絡(luò)登記表為主的原始憑證材料。其內(nèi)容形式包括文字、數(shù)據(jù)、圖表等；其載體形式包括紙張、膠片、磁盤、光盤等；其記錄形式包括書寫、印刷、光學(xué)電子記錄等。是依據(jù)《憲法》《民法通則》及《物權(quán)法》等有關(guān)物產(chǎn)權(quán)屬方面的法律法規(guī)，由不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)關(guān)制作的不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)公示證明載體，主要是以不動(dòng)產(chǎn)登記簿的形式記載特定不動(dòng)產(chǎn)自然狀況、權(quán)屬狀況、權(quán)利限制狀況等事項(xiàng)。

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案不僅是權(quán)利人證明權(quán)益的法律憑證，同時(shí)在國土資源保護(hù)、地籍調(diào)查、住房保障、民事訴訟、國家稅收、戶籍管理、個(gè)人信用管理等方面均發(fā)揮重要作用。

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的特點(diǎn)

不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度改革是分散登記過渡到統(tǒng)一登記管理模式的變革，涉及社會(huì)各個(gè)層面的改革與創(chuàng)新。各部門的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案均是日?；顒?dòng)和工作成果的真實(shí)記載，它不僅是各部門管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容和基礎(chǔ)工作，也是全面科學(xué)履行職責(zé)的重要保證，因此不動(dòng)產(chǎn)登記檔案應(yīng)具備以下特點(diǎn)：

1.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案客觀真實(shí)地記載了特定物權(quán)的自然狀況與權(quán)利歸屬狀況，是不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)公示的主要證明文件，其具備唯一性特點(diǎn)。在一個(gè)特定區(qū)域內(nèi)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案只能由不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)關(guān)統(tǒng)一形成、積累、保管和開展利用。

2.不動(dòng)產(chǎn)登記工作是由縣級(jí)以上行政主管部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、管理，屬行政管理事項(xiàng)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是由不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)依法通過特別程序制作的并通過法律手段強(qiáng)制賦予法律推定力和社會(huì)公信力，其具備法定性特點(diǎn)。

3.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案主要是以簿冊(cè)的形式記載不動(dòng)產(chǎn)登記管理過程中形成的具有保存價(jià)值的原始憑證，反映了不動(dòng)產(chǎn)在轉(zhuǎn)移、抵押、變更過程中的權(quán)屬來源和審核依據(jù)，所以其格式應(yīng)嚴(yán)格統(tǒng)一、內(nèi)容應(yīng)具體詳實(shí)，避免因模糊遺漏而造成權(quán)屬糾紛，因此其具備規(guī)范性特點(diǎn)。

4.在實(shí)際的不動(dòng)產(chǎn)登記過程中需采集權(quán)利人個(gè)人信息及企業(yè)經(jīng)營行為等隱私信息，檔案中包含有個(gè)人身份證明、婚姻情況、訴訟、遺囑、繼承關(guān)系、抵押借貸關(guān)系等證明文件，因此其具備私密性特點(diǎn)。故在檔案管理工作中應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密要求，維護(hù)權(quán)利人合法權(quán)益。

5.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案記錄著權(quán)利的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅等過程，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案記錄的信息會(huì)隨著不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利的轉(zhuǎn)讓、抵押、注銷、繼承、贈(zèng)與等活動(dòng)不斷更新，因此其具備動(dòng)態(tài)性。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案作為一種專門檔案，為了保護(hù)不動(dòng)產(chǎn)交易的安全，只要不動(dòng)產(chǎn)客觀存在，其權(quán)屬問題就需要得到不動(dòng)產(chǎn)登記檔案確切的證明,因此其又具有持久性。

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的作用

1.保障社會(huì)公信力的基礎(chǔ)

不動(dòng)產(chǎn)登記是對(duì)某一特定不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬的變更進(jìn)行準(zhǔn)確記載與反映，并以公開透明的方式為相關(guān)當(dāng)事人、利害關(guān)系人提供查詢與利用。顯然，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的作用是需要通過“公示”之后體現(xiàn)出來的。國家法律也賦予了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案“公示”后的公信力，當(dāng)實(shí)際權(quán)力狀況與國家賦予的不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)權(quán)力狀況不相符時(shí)。則可以將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的公示原則作為依據(jù)，利用國家法律保護(hù)交易行為的合法性與有效性。

2.證明不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)狀況的權(quán)威文件

不動(dòng)產(chǎn)的物權(quán)在法律上是唯一的，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是確定不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)擁有者的原始材料。在一宗特定不動(dòng)產(chǎn)上不能有多個(gè)物權(quán)同時(shí)存在，是不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)擁有排他效力的原因。在此原則下不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有唯一性。且不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理是國家賦予相關(guān)職能部門的權(quán)利，受到法律保護(hù)，也決定了其具有的權(quán)威性。在發(fā)生物權(quán)糾紛時(shí)可作為最有效、最直接的證據(jù)。

3.伴隨著不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)長久存在的

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，各種商業(yè)交易活動(dòng)頻繁進(jìn)行的進(jìn)行，致使不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)不斷更迭和轉(zhuǎn)移。當(dāng)出現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬交易糾紛時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案就成為明確不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的根本依據(jù)，只要不動(dòng)產(chǎn)實(shí)體和檔案同時(shí)存在就能夠確定不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的歸屬問題。因此，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案必須與登記的不動(dòng)產(chǎn)一同得到保存。

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理手段

隨著不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作的全面展開，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的種類、數(shù)量在不斷增多。實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的集約化管理是對(duì)如此龐大信息進(jìn)行管理的必由之路。要對(duì)基礎(chǔ)檔案進(jìn)行研究，并利用互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等相關(guān)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮作用，從而實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的信息化發(fā)展。

1.加強(qiáng)管理制度建設(shè)

建立完善的管理制度體系，是保障不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的順利開展的前提，首先相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度要科學(xué)、合理，要結(jié)合實(shí)際情況以及管理工作的具體特點(diǎn)來制定，這樣才能滿足不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的實(shí)際需求。另外還需要建立雙向性的約束機(jī)制，在對(duì)工作人員進(jìn)行約束時(shí)，也需要對(duì)管理人員的行為進(jìn)行有效約束，并通過完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，保證管理制度的有效落實(shí)。

2.提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)離不開人才的培養(yǎng)。因此不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)重視檔案管理人才的重要性，要為檔案管理人員提供較為系統(tǒng)的培訓(xùn)環(huán)境，用最具權(quán)威的理論普及促進(jìn)其自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，并以此來完善其自身的理論儲(chǔ)備。還需要通過實(shí)踐使檔案管理人員在培訓(xùn)環(huán)節(jié)所形成的知識(shí)體系與實(shí)踐相結(jié)合，進(jìn)而全面促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的整體發(fā)展。另外還需要?jiǎng)?chuàng)造不同機(jī)遇，激發(fā)工作人員在信息化技術(shù)的環(huán)境下提高自我創(chuàng)造性，進(jìn)而提高檔案管理信息化建設(shè)的工作效率。

3.統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)代化檔案管理工作的核心是對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用以及對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全方位掌握，因此檔案管理部門應(yīng)以計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為載體，運(yùn)用科學(xué)化的手段在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息的收集、整理、審核、歸檔、利用等方面實(shí)行統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一實(shí)施檔案信息化管理，保證檔案資料信息及時(shí)錄入電腦；統(tǒng)一進(jìn)行審核，保證數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確；統(tǒng)一對(duì)外提供檔案查詢服務(wù)，保證數(shù)據(jù)信息和實(shí)際信息一致。不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)要配備專職檔案管理人員負(fù)責(zé)不動(dòng)產(chǎn)登記簿和相關(guān)檔案資料的保管工作，對(duì)電子介質(zhì)或是紙質(zhì)介質(zhì)的檔案，依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行異質(zhì)異地安全備份，保證數(shù)據(jù)安全。初步實(shí)現(xiàn)“紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子文件檔案化、檔案工作信息化”的目標(biāo)。

4.推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化利用

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資源的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，是檔案管理工作的一個(gè)必然趨勢。各級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)改變傳統(tǒng)的思想觀念，樹立創(chuàng)新意識(shí)，增加信息化建設(shè)的相關(guān)投入，充分利用辦公系統(tǒng)及云空間技術(shù)，促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案在更大范圍內(nèi)的共享。應(yīng)建立數(shù)字檔案室，使不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理方式向多媒體、數(shù)字化管理方式轉(zhuǎn)變。充分運(yùn)用用戶注冊(cè)、技術(shù)加密、身份驗(yàn)證、檢查權(quán)限、系統(tǒng)日志備份等方式，增強(qiáng)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全性，提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息的利用價(jià)值。