郭鳳艷

財(cái)會憑證檔案是財(cái)會檔案的重要組成部分，真實(shí)地記錄了一個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)活動、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中經(jīng)費(fèi)使用的審批程序、使用方向、使用金額、使用日期等信息。憑證檔案是保障經(jīng)濟(jì)發(fā)展、維護(hù)經(jīng)濟(jì)秩序最基礎(chǔ)的原始信息。根據(jù)國家財(cái)政部、國家檔案局一九九八第三十二號文件規(guī)定：按會計(jì)憑證類、會計(jì)賬簿類、會計(jì)報(bào)表類分別劃定保期限為永久、長期，即：25～30年不等，其中會計(jì)憑證檔案保管期限15年。

一、利用基礎(chǔ)

國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位隨著經(jīng)濟(jì)的增長，使單位經(jīng)費(fèi)總額不斷增加（除了一些單位經(jīng)濟(jì)方面的特殊情況外），經(jīng)濟(jì)活動的范圍也隨之?dāng)U大、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來更加頻繁。財(cái)會憑證檔案形成的數(shù)量較十幾年前增長了3～4倍。有形成就必然有利用，財(cái)會憑證檔案的利用與其保管期限已不相適應(yīng)，必須實(shí)施滯后銷毀才能滿足利用的需求。

二、現(xiàn)時(shí)利用

財(cái)會憑證檔案的價(jià)值是由其自身性質(zhì)決定的，凡與經(jīng)濟(jì)活動有關(guān)又需查證的利用均需要依賴于財(cái)會憑證檔案。雖然各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的職能有所不同、利用的目的也有所不同，但是，財(cái)會憑證檔案在經(jīng)費(fèi)支出、收入、發(fā)放、轉(zhuǎn)帳、結(jié)算方面的原始憑證作用是相同的、不變的。在處理經(jīng)濟(jì)活動的同時(shí)，可以借助其調(diào)節(jié)、控制的輔助性功能對經(jīng)費(fèi)進(jìn)行管理，使經(jīng)費(fèi)的使用更加合理有效。

三、過時(shí)利用

對財(cái)會憑證檔案的過時(shí)利用，除了現(xiàn)時(shí)利用能達(dá)到的目的外，最突出的利用就是處理因經(jīng)濟(jì)制度發(fā)生變化后出現(xiàn)的遺留問題，還有經(jīng)濟(jì)審計(jì)的利用。在社會轉(zhuǎn)型期，我國的經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生了重大變革，由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)為市場經(jīng)濟(jì)，與人民群眾關(guān)系最為密切的是醫(yī)療制度改革以及住房貨幣化取代了福利分房等等，在這方面對財(cái)會憑證檔案的利用顯得十分重要。有一實(shí)例可以證明財(cái)會憑證檔案過時(shí)利用的重要性：上世紀(jì)八十年代末，按國家政策規(guī)定離休干部可在異地安家，并享受適當(dāng)?shù)漠惖匕布屹M(fèi)。有一單位為某干部在異地購買了一套小戶型房屋，明確其只享有使用權(quán)不享有產(chǎn)權(quán)。十幾年過去了，其子女對房產(chǎn)提出了異議，認(rèn)為其父親應(yīng)享有該房屋產(chǎn)權(quán)，稱其父親向單位繳納過房款。事情顯得十分棘手，其子女經(jīng)常來到單位要求解決，最終通過查找利用財(cái)會憑證檔案，證明其父親繳納的是房屋租金不是購房款。與此同時(shí)，根據(jù)當(dāng)時(shí)購房的實(shí)際價(jià)格提出了一個(gè)雙方都能接受，且又不違反政策規(guī)定的解決方案。

四、鑒定銷毀

國家財(cái)政部、國家檔案局一九九八年三十二號文件明確規(guī)定，會計(jì)憑證檔案的保管期限為十五年。其中有債權(quán)債務(wù)的憑證檔案、有項(xiàng)目建設(shè)的憑證檔案、有未了事件的憑證檔案不得銷毀。針對以上幾條是可以準(zhǔn)確把握，其余的財(cái)會憑證檔案基本是以滯后銷毀來應(yīng)對利用。據(jù)在一個(gè)地域的調(diào)查及不完全統(tǒng)計(jì)，大多數(shù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位對已滿保管期限的財(cái)會憑證檔案基本沒有實(shí)施銷毀。

第一，是為了應(yīng)對利用。只是利用的目的根據(jù)具體情況有所不同。有一個(gè)大型煤炭企業(yè)，單位遷至兩百公里以外的新址時(shí)，不惜大箱大箱地把六十年代以來形成的財(cái)會憑證檔案實(shí)施搬遷，其目的不言而喻，就是為了應(yīng)對利用。據(jù)說，常有關(guān)于用工合同等方面的問題要查證利用。

第二，銷毀財(cái)會憑證檔案存在風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理部門一般不會輕易提出對已到期的財(cái)會憑證檔案實(shí)施鑒定銷毀，即使提請鑒定銷毀，審批領(lǐng)導(dǎo)也不敢輕易批準(zhǔn)銷毀。按規(guī)定對已滿保管期限的財(cái)會憑證檔案鑒定銷毀，不用承擔(dān)責(zé)任。但是，由于國家的經(jīng)濟(jì)制度改革以來，經(jīng)濟(jì)活動呈現(xiàn)出多樣性、復(fù)雜性，加之改革需要不斷探索、實(shí)踐、完善，一些事物存在著不確定性。對于財(cái)會憑證檔案查證利用也存在未知的因素，倘若能夠預(yù)期已滿保管期限財(cái)會憑證檔案的后續(xù)利用，盡管工作、手續(xù)繁瑣，還是可以對已滿保管期限的財(cái)會憑證檔案進(jìn)行篩選、重組、保存利用。只因財(cái)會憑證檔案的后續(xù)利用特征及指向模糊、難以把握界定，一旦保管期滿就銷毀，所有的單據(jù)化為烏有，整個(gè)經(jīng)濟(jì)的信息鏈條受損，再也無法應(yīng)對利用。因此，財(cái)會憑證檔案十五年保管期限是不能滿足利用的需求，延長財(cái)會憑證檔案的保管期限至二十五年可以基本滿足利用需求。

五、利弊分析

按期銷毀或保管期滿后繼續(xù)利用與否，是由經(jīng)濟(jì)活動來決定的。市場經(jīng)濟(jì)也是法制經(jīng)濟(jì)，當(dāng)與經(jīng)濟(jì)活動有關(guān)聯(lián)的問題出現(xiàn)時(shí)，需要通過規(guī)范的程序或法律的途徑來解決。法律是以證據(jù)為準(zhǔn)，證據(jù)能使一個(gè)隱蔽的事件通向彰顯。與此同時(shí)，發(fā)展經(jīng)濟(jì)、構(gòu)建和諧社會不僅僅需要知識、科技、勤奮，還需要誠實(shí)、秩序、公正、守法。當(dāng)一個(gè)集體或個(gè)人不能自覺遵守秩序、維護(hù)公正、法律時(shí)，就得借助于有效地監(jiān)督、管理手段來達(dá)到目的，財(cái)會憑證檔案是客觀的證據(jù)，能滿足監(jiān)督、管理、維護(hù)公正、法律的利用需求。目前，根據(jù)國家對財(cái)會憑證檔案已滿保管期限的銷毀規(guī)定，并非強(qiáng)制性的。如不實(shí)施銷毀，已滿保管期限又未銷毀的財(cái)會憑證檔案畢竟屬于“編外”檔案，一方面還存在利用價(jià)值，另一方面卻不被重視，如果實(shí)施銷毀，當(dāng)出現(xiàn)棘手問題時(shí)，正常的工作秩序就要受到干擾。相比之下，放寬并延長財(cái)會憑證檔案的保管期限，需要的只是適當(dāng)?shù)谋４婵臻g，這樣會更有利于財(cái)會憑證檔案的有效利用、更有利于經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展、更有利于社會的和諧及穩(wěn)定。