謝晶

[摘 要]我們在檔案管理工作中，人們也將檔案信息化管理工作和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相結(jié)合，從而實現(xiàn)檔案信息化管理，這樣就有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的相關(guān)問題。文章通過對傳統(tǒng)檔案信息管理中存在的相關(guān)問題進(jìn)行概述，討論了現(xiàn)代化檔案信息化管理工作的創(chuàng)新改進(jìn)方法，以供參考。

[關(guān)鍵詞]檔案管理工作；信息化；管理創(chuàng)新

隨著社會的不斷發(fā)展，人們也將檔案管理工作作為其中重要的組成部分，這不僅是當(dāng)前我國社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)，還給人們提供了大量的信息資源。但是，由于傳統(tǒng)的檔案管理方法在實際應(yīng)用的過程中，存在著許多的問題，而且和現(xiàn)代化社會發(fā)展不相符，因此對傳統(tǒng)的檔案信息管理是很有必要的。為此，在現(xiàn)代化檔案信息管理的過程中，人們就將一些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到其中，從而實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作的信息化建設(shè)，從而有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理中的相關(guān)缺陷。

一、傳統(tǒng)的檔案管理方式與信息社會不相適應(yīng)

在當(dāng)前我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，檔案信息數(shù)據(jù)的控制管理有著十分重要的意義，它不僅可以為人們提供大量的信息資源，還有利于社會、經(jīng)濟(jì)和文化的發(fā)展建設(shè)，從而為我國構(gòu)建社會主義和諧社會打下了扎實的基礎(chǔ)。不過，隨著時代的不斷進(jìn)步，人們在檔案信息管理工作中所涉及到的信息工作量也越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理方法在實際應(yīng)用的過程中，不但其工作效率較低，而且也存在著一定的危險性，使得人們在檔案信息管理過程中，十分容易出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。為此，我們在當(dāng)前檔案管理工作中，就要采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，來對傳統(tǒng)的檔案信息管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，從而使得檔案信息管理工作的質(zhì)量和效率得到有效的提高。

二、信息化是檔案事業(yè)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志

目前，我們也步入到了一個信息化的時代，其信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到了各個領(lǐng)域當(dāng)中，這不僅有利于社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，還給人們的生活、生產(chǎn)以及學(xué)習(xí)帶來了極大的便利。而且隨著時代的不斷進(jìn)步，人們也將許多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到信息化技術(shù)當(dāng)中，這就使得信息技術(shù)的效益得到了進(jìn)一步的提升。

在當(dāng)前現(xiàn)代化檔案管理工作當(dāng)中，人們?yōu)榱耸沟脵n案管理工作的效率得到進(jìn)一步的提高，也開始對現(xiàn)代化檔案管理模式進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新和改進(jìn)，并且將信息技術(shù)的相關(guān)內(nèi)容融入到其中，這樣就知識的檔案管理工作的效益得到了增強。因此，在當(dāng)前我國檔案行業(yè)發(fā)展的過程中，信息化技術(shù)的應(yīng)用有著十分重要的意義，它不僅是現(xiàn)代化檔案信息化管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，還是現(xiàn)代化檔案信息化管理創(chuàng)新改進(jìn)的主要部分。

三、制約檔案信息化·管理因素分析

一是認(rèn)知差異，導(dǎo)致信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。部分領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性認(rèn)識不清，缺乏宏觀規(guī)劃和管理，對檔案信息化建設(shè)的總體思路和目標(biāo)不明確，資源共建與共享意識不強，覺得傳統(tǒng)的管理體制和管理方式能適應(yīng)工作需要，缺乏開拓創(chuàng)新精神，對檔案信息化建設(shè)不屑一顧，致使檔案信息化建設(shè)僅僅停留在計算機(jī)硬件配置和目錄輸入的起步工作上。

二是經(jīng)費不足，阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案信息化建設(shè)是一項投入較高，回報周期較長的工程，經(jīng)費短缺、資金不足一直是困擾檔案信息化發(fā)展的一個重要因素。

三是業(yè)務(wù)不熟，不能適應(yīng)信息化建設(shè)需要。目前，在我們檔案管理人員中，畢業(yè)于檔案專業(yè)或計算機(jī)專業(yè)的人才極少，多數(shù)人員的年齡、文化知識結(jié)構(gòu)不合理，雖也受過計算機(jī)和專業(yè)知識培訓(xùn)，但掌握的信息技術(shù)和專業(yè)技能十分有限，導(dǎo)致計算機(jī)操作的人員比例小。部分人員缺乏敬業(yè)精神，怕承擔(dān)責(zé)任，更無力承擔(dān)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)。

四、改變檔案信息化管理的幾點對策

一是要轉(zhuǎn)變思想，提高認(rèn)識。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理都要圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展這個中心。企業(yè)檔案管理也必須為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展來服務(wù)。在市場經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)不斷變化，舊的體制和管理方式逐步要擯棄，而新的體制在逐步形成，要求我們在思想上提高認(rèn)識，更新觀念，推進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求。

二是要具備現(xiàn)代化的觀念。計算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)對檔案管理工作產(chǎn)生劃時代的巨大影響。隨著油田辦公自動化進(jìn)程的加快，大量機(jī)讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個觀念問題，就是要求我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機(jī)代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來，而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是促進(jìn)油田檔案管理步人現(xiàn)代化的第一步。

三是要有適應(yīng)時代發(fā)展的內(nèi)部管理。對于河南油田檔案部門來說，要把檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，解決檔案工作中出現(xiàn)的問題，為檔案工作創(chuàng)造必要的條件。采用科學(xué)的管理手段，為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)是非常必要的。

四是要有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)。推進(jìn)檔案信息化管理，我們一方面要不失時機(jī)地爭取主管領(lǐng)導(dǎo)的支持，力爭改變我們設(shè)備條件，為現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)，同時也應(yīng)不失時機(jī)地培養(yǎng)人才，使現(xiàn)有的設(shè)備盡可能地與工作實際相結(jié)合，在檔案管理中發(fā)揮作用。

五、結(jié)束語

總而言之，在當(dāng)前我國的行業(yè)發(fā)展的過程中，人們?yōu)榱耸沟脵n案管理工作的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的增強，就將一些新型的技術(shù)手段和管理方法應(yīng)用到其中，從而對其管理模式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和改進(jìn)，這樣不但滿足了當(dāng)前我國檔案管理工作發(fā)展的相關(guān)要求，還使得檔案管理工作的效益得到進(jìn)一步的增強，進(jìn)而推動了我國現(xiàn)代化檔案管理行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，實現(xiàn)了資源共享，給人們的生活帶來了極大的便利。

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