燕海榮　劉純學

[摘 要]預立卷制度是上世紀50年代，為加強國家檔案工作，由國務院予以明確，并要求全面推行的、由文書處理部門率先進行立卷的一種部門歸檔制度。本文主要從預立卷工作的主要步驟方法及預立卷工作的推進歷程入手，以職業(yè)院校預立卷工作為落腳點，以期為兼職檔案員了解熟悉預立卷工作，為職業(yè)院校推進檔案工作再上新臺階提供幫助。

[關鍵詞]預立卷；預立卷制度；歷史概述

預立卷制度是上世紀50年代，為加強國家檔案工作，由國務院予以明確、并要求全面推行的、由文書處理部門率先進行立卷的一種部門歸檔制度。作為普通高校的檔案管理人員，尤其是兼職檔案工作人員，只有認真學習、深刻領會預立卷制度的核心內容、主要方法，簡要了解該制度的推進歷程，才能在檔案立卷、歸檔、移交過程中做到業(yè)務熟練，工作規(guī)范，成效顯著。

一、明確概念及方法

推行預立卷制度，首先要在思想上明確幾個關于預立卷的概念及方法。

（一）預立卷工作

預立卷是相對于正式立卷而言的，是部門立卷制度的一個重要環(huán)節(jié)，是歸檔部門在文件材料正式歸檔之前將其按規(guī)定類目預先分類、整理、存放的一個重要程序。預立卷的對象就是本部門已經辦理完畢且具有保存、利用價值的所有文件材料。預立卷的主要目的在于提高檔案資料歸檔的齊全率、合格率和完整率；在于為歸檔部門查找利用提供方便；在于實現(xiàn)職業(yè)院校檔案超前控制，使之管理科學化和規(guī)范化。

（二）預立卷工作定位

文件材料是檔案的前身、基礎與素材，檔案是文件材料的歸宿、精華與組合。足見，文件材料形成和處理完畢且有保存價值的經過立卷歸檔才能轉化為檔案。因此，文件材料的預立卷工作，連接著形成、使用文件材料的業(yè)務部門和管理檔案的檔案管理部門，是歸檔部門和檔案管理部門工作的交集，成為全面提升檔案工作水平的重要環(huán)節(jié)。

（三）預立卷工作步驟

要做好預立卷工作，部門兼職檔案員應掌握五步工序與方法：

一是編制預立卷類目。根據(jù)部門業(yè)務實際與《學院檔案歸檔范圍與保管期限》等指導性文件，編好類目。預立卷類目是指導整理立卷工作的工具，也是做好預立卷工作的重要依據(jù)，其編寫原則是既要反映部門基本與常規(guī)工作，又要突出部門年度重點工作。它由類別與條款兩部分組成，類別就是文件材料的類屬，基本上按照學院組織結構命名。類目要求簡明概括地反映文件的作者、內容與文種。預立卷類目要依次設置條款編號。

如：咸陽職業(yè)技術學院‖2012年實訓基地建設的‖計劃、批復、報告

作者 內容 文種

二是設置好卷夾（袋）。設置好預立卷卷夾（袋），為文件材料立卷備好裝具。卷夾封面與卷脊上抄寫條款號與條款名稱。然后將卷夾按號順序排列，以備隨時歸卷與查找。

三是集中文件材料。及時做好登記與收集、剔除與保留，做到齊全完整。

四是認真歸卷整理。檢查頁數(shù)、附件等是否齊全完整，文書處理程序是否完備，來龍去脈是否注明；然后按所屬條款“對號入座”，歸入卷夾。

五是隨時歸檔核查。預立卷工作要求兼職檔案員眼尖、手快、腳勤、心細，及時收集，按文件登記薄隨時積累歸檔；平時歸卷中可根據(jù)實際隨時修改增補有關條款。堅持平時立卷，為學院每年6月或年末歸檔移交做好前期一切準備工作。

（四）預立卷制度

預立卷制度，其結構一般包含五大要素。一要明確制度實施的目的意義，二要明確預立卷工作執(zhí)行中檔案形成部門、檔案管理部門與兼職檔案員等的各自崗位職責，三要重點明白預立卷工作流程與規(guī)則要求，四要提出監(jiān)督管理機制與保障措施，五要明確制度實施之期與頒定單位。實施預立卷制度是檔案管理的基礎工作之一，是實行部門立卷歸檔制度的一個重要環(huán)節(jié)。作為制度，規(guī)范職業(yè)院校檔案預立卷工作，對提高立卷質量，方便歸檔前的查找利用具有重要作用。

二、了解歷史概要

（一）基本輪廓

我國的檔案立卷工作，上世紀50年代以前基本上由檔案管理部門承擔。50年代中期開始逐漸由文件材料形成部門實行預立卷，立卷歸檔。文書處理部門預立卷逐漸在全國各條戰(zhàn)線開始推行。教育戰(zhàn)線上高等院校尤其是本科類院校推行工作普遍較好，而大、中專院校則由于重視程度不夠，機制不健全，人員不到位，工作質量不高等一系列主客觀原因，導致預立卷制度仍未全面落實到位。

（二）推進歷程

1949年冬，蘇聯(lián)檔案專家來華訪問，蘇聯(lián)的文書處理及檔案工作經驗在我國開始傳播。1955年1月17日，《中國共產黨中央和?。ㄊ校┘墮C關文書處理工作和檔案工作暫行條例》第一次明確規(guī)定：“文書處理工作部門或文書處理工作人員立卷”，預立卷制度初露端倪。1956年4月16日，《國務院關于加強國家檔案工作的決定》再次重申了這一規(guī)定，并明確要求在同年內“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度”，使預立卷制度得到明確。1957年，部門立卷制度在全國范圍內開始推行，但仍處于試行、探索階段?！拔幕蟾锩逼陂g，檔案本身真?zhèn)尾⒋?，檔案保存紊亂缺失，檔案工作甚至全面癱瘓，預立卷制度更是一波三折，徘徊不前。上世紀80年代中期，在改革開放，思想解放的大背景下，50年代出現(xiàn)的材料形成單位與檔案管理部門到底由誰立卷的大討論大爭鳴現(xiàn)象，再次出現(xiàn)高潮，并基本有了定論，檔案立卷工作也才步入正軌。直到1989年出臺的《普通高等學校檔案管理辦法》（國家教委六號令）、1990年《中華人民共和國檔案法實施辦法》及1997年實施的《陜西省檔案管理條例》，均在有關文書或業(yè)務部門負責歸檔文件材料的收集、整理、立卷并向檔案部門移交方面，作出了明確規(guī)定，預立卷制度才得以全面推行。2008年，國家教育部、國家檔案局聯(lián)合出臺的《高等學校檔案管理辦法》（教育部國家檔案局27號令）明確規(guī)定：高校實行檔案材料形成單位、課題組立卷歸檔制度，這為高校全面推行預立卷制度提供了法規(guī)依據(jù)，也為過去一直爭鳴的由誰立卷問題畫上了句號。于是，眾多高校逐步完善預立卷制度，諸如學生、科研、聲像等分門別類較為細化的預立卷制度也相繼出臺。

總體來看，預立卷制度由文書檔案開始，逐步擴展到如學生、科研、聲像等其他檔案，大體經歷了開始探索、曲折徘徊、步入正軌、逐步完善四個階段，反映出檔案形成部門立卷歸檔逐漸占據(jù)主導地位的歷史趨勢。其推行的簡要歷史進程如下所示：

50年代——60年代 探索起步

背景：學習蘇聯(lián)

表現(xiàn)：1955年 中、省暫行條例 提出概念

1956年 國務院決定 重申方法

1957年 號召推行 實為試點

60年代——80年代 曲折徘徊

背景：文革“左傾”

表現(xiàn)：政治掛帥 真?zhèn)尾⒋?立卷爭鳴

紊亂缺失 徘徊不前

80年代——新世紀后 步入正軌

背景：改革開放

表現(xiàn)：1989年 六號令 明確界定

1990年 國家檔案法 實施辦法

1997年 陜西省條例 全面推開

新世紀后——現(xiàn)在日趨完善

背景：改革深入

表現(xiàn)：2008年27號 令依據(jù)法規(guī)

制度本身：分類細化 要求明確

制度推行：本科高校普遍推行 切合實際

部分高職大專逐漸推行

中職院校仍未推行 逐步完善

（三）職業(yè)院校推行狀況

文革以前，職業(yè)院校數(shù)量不多，規(guī)模不大，檔案管理要求相對不高。改革開放以來，尤其從上世紀末開始，由于社會對技能型、實用性人才的需求劇增，職業(yè)院校便如雨后春筍般蓬勃發(fā)展，迅猛擴張，檔案管理工作也被提上議事日程。進入新世紀以來，高等院校絕大多數(shù)尤其重點本科院校已經全面推行預立卷制度。但多數(shù)職業(yè)院校，尤其中職學校由于種種原因，預立卷制度的落實還是很不到位，有的幾乎是尚未開始。

新的生活節(jié)奏、工作模式、服務需求對檔案工作同樣提出了更高的要求。職業(yè)院校的當務之急就是要認真反思，積極行動，嘗試也罷，借鑒也好，都應盡快行動起來，領會預立卷制度實質，掌握預立卷工作步驟與方法，在具體工作中邊實踐邊總結，為推進和提高檔案工作整體水平盡心盡智，貢獻力量。

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基金項目：該文屬于咸陽職業(yè)技術學院科研基金項目“職業(yè)院校推行檔案預立卷及預立卷制度的實踐與研究”（編號2013KYB24）