曹湛芳，黃思茹

社會(huì)人才競(jìng)爭(zhēng)激烈，具有多學(xué)科知識(shí)的復(fù)合型人才或許是一個(gè)單位發(fā)展和推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展所不可缺的重要因素，人力資源逐步成為各單位的重要資源，人力資源管理成為現(xiàn)在人事管理工作中的重要內(nèi)容之一。人力資源管理基礎(chǔ)工作離不開(kāi)人事檔案管理。個(gè)人檔案，一方面是個(gè)人經(jīng)歷和實(shí)踐的歷史記錄，是個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長(zhǎng)過(guò)程的真實(shí)寫(xiě)照。個(gè)人檔案既能反映出人們經(jīng)歷、學(xué)歷和技術(shù)職稱，同時(shí)又能反映個(gè)人的社會(huì)關(guān)系和獎(jiǎng)懲等情況，在對(duì)個(gè)人德、智、體全方位考核時(shí)提供動(dòng)態(tài)、真實(shí)、有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另一方面，是單位的人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)的來(lái)源，反映單位人力資源原始情況和發(fā)展?fàn)顩r，個(gè)人檔案管理好壞，對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。目前，個(gè)人檔案管理工作形勢(shì)普遍存在一些亟待解決的問(wèn)題，本文主要探討個(gè)人檔案管理主要問(wèn)題、個(gè)人檔案管理工作重要性分析、個(gè)人檔案管理工作規(guī)范化等問(wèn)題。

一、個(gè)人檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）個(gè)人檔案的定義

人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等個(gè)人情況的文件材料，是組織人事部門(mén)按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中的憑證、依據(jù)和參考數(shù)據(jù)，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)保以及開(kāi)具考研等相關(guān)證明時(shí)使用的歷史記錄。

（二）個(gè)人檔案存在失真管理問(wèn)題

隨著中國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，個(gè)人檔案普遍出現(xiàn)新情況，新問(wèn)題。如人事檔案內(nèi)容失真。（1）出生時(shí)間檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時(shí)間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫(xiě)隨意。為了提拔晉升、調(diào)整工資、延長(zhǎng)退休年齡等，為不同的目的填寫(xiě)表格一次不同一次。（2）參加工作時(shí)間不實(shí)。由于社會(huì)現(xiàn)象出現(xiàn)不健康的因素，為了某種利益，更多人在參加工作時(shí)間上下足工夫，參加工作時(shí)間隨著需要變化，更為嚴(yán)重的是領(lǐng)導(dǎo)干部，無(wú)人愿意阻止或更正。（3）入黨、入團(tuán)時(shí)間虛構(gòu)。有些檔案出現(xiàn)參加工作、入黨、入團(tuán)時(shí)間大致一個(gè)年月。明顯與實(shí)際情況不符，不可能一個(gè)人在同一年解決工作、入黨、入團(tuán)的問(wèn)題。（4）名字前后不一。不同用途需要多個(gè)名字，如筆名、別名、乳名等，填寫(xiě)前后不一致，給一些人鉆了法律的空子，出現(xiàn)同一個(gè)人有多個(gè)戶籍的荒唐事。如辦假名字上真戶口買(mǎi)多處房的山西房媳事件。（5）學(xué)歷造假。為了晉升、提級(jí)、評(píng)職稱、長(zhǎng)工資、出國(guó)考察等，不惜犧牲個(gè)人的信譽(yù)，抱著僥幸心理，制造假學(xué)歷、假文憑。特別是高官和學(xué)者，出現(xiàn)造假文憑的事件累累發(fā)生。（6）個(gè)人檔案中的考核鑒定材料全是優(yōu)點(diǎn)，沒(méi)有缺點(diǎn)，只有成績(jī)，沒(méi)有錯(cuò)誤。出于自身利益所驅(qū)動(dòng)，怎么利于自己就怎么填寫(xiě)，沒(méi)有責(zé)任感，沒(méi)有組織原則，隨意性較大，不誠(chéng)實(shí)書(shū)寫(xiě)自己人生經(jīng)歷。人事管理部門(mén)對(duì)個(gè)人履歷表沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格審核，不及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，反映問(wèn)題，解決問(wèn)題。讓錯(cuò)誤的個(gè)人履歷表一直錯(cuò)到底，失去個(gè)人檔案的可信度，給個(gè)人檔案的利用造成很大難度。

（三）個(gè)人檔案管理不穩(wěn)定

中國(guó)的人事檔案管理體制還停留在舊模式。人事檔案管理模式基本沿續(xù)舊的管理模式，幾乎沒(méi)有創(chuàng)新和突破。舊的人事檔案管理傳統(tǒng)模式：人走到哪檔案跟到哪，換一個(gè)單位，換一個(gè)檔案管理部門(mén)，在人事檔案管理機(jī)制不完全規(guī)范化的條件下，人事檔案的丟失時(shí)常發(fā)生。近年來(lái)，由于社會(huì)變革，經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生一系列變化，一部分單位倒閉、停產(chǎn)、停業(yè)、兼并重組，人事檔案遺失或移交到相關(guān)部門(mén)，導(dǎo)致檔案主體人不知情，在使用個(gè)人檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)不能找到自己個(gè)人檔案。反映人事檔案部門(mén)管理不到位，沒(méi)有完全做到檔案與人同步。

圖1 個(gè)人檔案結(jié)構(gòu)圖表

（四）個(gè)人檔案材料不全

人事檔案收集缺欠是困擾能否調(diào)出個(gè)人檔案的一大難題，這方面沒(méi)有引起有關(guān)部門(mén)的重視，查找某些個(gè)人檔案往往要到其它部門(mén)才能完成，網(wǎng)絡(luò)信息共享先進(jìn)技術(shù)沒(méi)有得到推廣和應(yīng)用。

1.人員調(diào)動(dòng)沒(méi)有將材料及時(shí)附上。人員調(diào)動(dòng)或者晉升，檔案沒(méi)有與人同步，忽略個(gè)人檔案的履歷表、相關(guān)畢業(yè)證書(shū)、學(xué)歷、入黨、任職、晉級(jí)、調(diào)離、培訓(xùn)、進(jìn)修、獲獎(jiǎng)、懲罰等文件的調(diào)回或調(diào)出，或未及時(shí)歸檔到個(gè)人檔案袋，導(dǎo)致檢索個(gè)人檔案遇到困難。人事檔案管理部門(mén)必須保證個(gè)人的檔案資料數(shù)據(jù)完整，做到人與檔案同步（圖1）。

2.人事檔案部門(mén)的信任度。因?yàn)樾抛u(yù)問(wèn)題，相關(guān)學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料不愿交到人事檔案部門(mén)管理，認(rèn)為自己拿著比放在人事檔案管理部門(mén)更安全，用起來(lái)也方便，這是一個(gè)誤區(qū)，值得人事檔案管理部門(mén)深思和反省，原則上，不提倡個(gè)人保管檔案。

3.人事檔案管理部門(mén)缺欠。企、事業(yè)單位人事檔案管理面臨一些問(wèn)題，如人員短缺，庫(kù)房藏儲(chǔ)結(jié)構(gòu)不合理，配套措施與制度跟不上，經(jīng)費(fèi)不到位等。

二、個(gè)人檔案管理工作重要性分析

（一）個(gè)人檔案有憑證和檢索作用

體現(xiàn)在職務(wù)晉升、工資調(diào)整；提供辦理護(hù)照、港澳通行證政審手續(xù)；提供婚姻證明；為職工繳納社會(huì)保險(xiǎn)；為流動(dòng)人員提供身份認(rèn)定和辦理社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等出具與人事檔案有關(guān)的證明材料。從微觀的角度分析：人事檔案管理對(duì)職工而言，關(guān)系到個(gè)人的全部信息數(shù)據(jù)，關(guān)系到職工的前途和事業(yè)生涯，是公平、真實(shí)、肯定職工全部工作記錄，即俗話所說(shuō)的“關(guān)系到每一位職工的生、老、病、死”。從宏觀角度分析：對(duì)單位來(lái)講，人事檔案管理是一個(gè)人力資源庫(kù)。職工的人事檔案，不但可以使單位的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息，同時(shí)可為企、事業(yè)的人力資源管理工作提供相關(guān)的人事信息數(shù)據(jù)支持?！叭耸聶n案管理工作的好壞不但可以直接影響到企業(yè)的人力資源管理，而且間接影響到企業(yè)整體管理。 ”[1]

（二）合理布局人力資源的依據(jù)

個(gè)人檔案管理根據(jù)人事變動(dòng)、人事資料、考勤管理、勞動(dòng)工資、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，合理布局人員。是“人的管理”的基本信息的主要論據(jù)，它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映，它真實(shí)記述了檔案人的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過(guò)程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)。

（三）個(gè)人檔案管理保管價(jià)值

因?yàn)橐陨系脑?，個(gè)人檔案管理保管價(jià)值，就顯得明顯突出個(gè)人檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞；檔案工資記載；出國(guó)（出境）政審工作；經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評(píng)；合同鑒證；社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作等，必須符合全面性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性、機(jī)密性特征，個(gè)人檔案管理的重要特征,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)人力資源和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效保證。

圖2 單位檔案結(jié)構(gòu)圖表

（四）個(gè)人檔案管理工作自我完善

加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)溝通的協(xié)作、互補(bǔ)和個(gè)人信息共享，防止造假作假，維護(hù)社會(huì)安穩(wěn)，民富國(guó)強(qiáng)。在人力、物力方面增加投入，保證經(jīng)費(fèi)來(lái)源，對(duì)提高人事工作的效率和質(zhì)量具有重要意義和作用。

三、人事檔案管理工作規(guī)范化

人事檔案管理關(guān)系到勞動(dòng)者的切身利益，關(guān)系到中國(guó)人事制度改革是否與廣大民眾切身利益為重，關(guān)系到依法治國(guó)和人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的具體實(shí)施。應(yīng)加強(qiáng)黨和國(guó)家關(guān)于人事檔案管理的方針政策和規(guī)章制度，規(guī)范人事檔案管理的職業(yè)守則，嚴(yán)格人事檔案管理的程序，使人事檔案管理做到最佳狀態(tài)（圖 2）。

（一）完善人事檔案管理制度

加強(qiáng)人事檔案管理的宏觀監(jiān)控，逐步對(duì)其實(shí)行法制化和規(guī)范化。各單位人事檔案管理體制不同，其管理方式與要求差異有所不同。人是基礎(chǔ)，制度是保障，法規(guī)制度能約束混亂使其變得有條不紊，可以共同遵守辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。改革舊的人事檔案管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理科學(xué)化、信息化、制度化是我們的目的。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行工作，防止出現(xiàn)差錯(cuò)，給國(guó)家、社會(huì)、職工造成損失。（1）建立健全人事檔案管理制度，使人事檔案工作有規(guī)可依，有章可循。（2）建立人事檔案材料調(diào)回調(diào)出制度，明確每一項(xiàng)工作范圍。制度讓人事檔案內(nèi)容更充實(shí)、更全面、更客觀地反映情況。依據(jù)鑒別歸檔制度，明確人事檔案商調(diào)范圍和要求，認(rèn)真鑒別商調(diào)材料，嚴(yán)格把握商調(diào)質(zhì)量關(guān)，人事檔案管理水平將有較大的提高。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

單位人事檔案管理不像專門(mén)檔案館有獨(dú)立的辦公空間，這是普遍存在的問(wèn)題。顯然這方面工作有待我們加強(qiáng)改進(jìn)。建議從鐵柜、電腦、復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、除濕機(jī)、防磁柜、閱檔室、溫濕度控制儀、空調(diào)、防潮防蟲(chóng)防鼠裝置等彌補(bǔ)這方面的不足。

（三）提高人事檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理工作的水平高與低，很大程度上取決于人事檔案管理人員。制度是人來(lái)執(zhí)行的，設(shè)備也是人來(lái)操作，如果工作人員工作態(tài)度不過(guò)關(guān)，再好的制度和精良的設(shè)備也無(wú)法讓人事檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)正常。如人事檔案長(zhǎng)期得不到整理，最常見(jiàn)的是一人一個(gè)袋（盒）子，有材料時(shí)往里一裝，沒(méi)有嚴(yán)格鑒定、整理，材料的真實(shí)很難確定，存在一定問(wèn)題。有些人事檔案因?yàn)楣ぷ髡{(diào)動(dòng)檔案不同步，部分丟失或欠缺的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。更嚴(yán)重的是個(gè)人檔案丟失。因此，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案管理當(dāng)作一項(xiàng)政治任務(wù)完成就顯得尤為重要。在日常工作“管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，堅(jiān)持原則，嚴(yán)肅紀(jì)律，遵守制度，保守秘密。在繁雜鎖碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)”[2]。人是決定人事檔案管理的最重要因素。

（四）信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用

電子計(jì)算機(jī)的發(fā)明和使用改變著人類(lèi)的工作、學(xué)習(xí)和生活方式，信息傳播的方式發(fā)生了革命性的變革。電子計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為人們生活中不可缺少的交流工具。在國(guó)外人事檔案管理大多實(shí)現(xiàn)了電子信息自動(dòng)化，在國(guó)內(nèi)使用計(jì)算機(jī)管理實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)信息管理共享勢(shì)在必行，它將取代古老的傳統(tǒng)手工操作模式。要盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，防止一人多名，多戶籍，辦假證，提高人事檔案工作效率和水平，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，以改進(jìn)人事檔案管理落后的局面。

[1]張鳳翔.淺議人事檔案管理中存在的問(wèn)題及建議[EB/OL].http://wenku.baidu.com/view/2cd248faf705cc175527090d.html，2012-06-15.