（吉林省農(nóng)業(yè)機械研究院，吉林 長春 130000）

對事業(yè)單位辦公室檔案管理的若干思考

張 崴

（吉林省農(nóng)業(yè)機械研究院，吉林 長春 130000）

事業(yè)單位為了謀求自身的可持續(xù)發(fā)展，做好檔案與人事管理工作勢在必行。然而，為了滿足社會的進步與事業(yè)單位發(fā)展的要求，事業(yè)單位辦公室必須進行檔案管理形式上的創(chuàng)新。筆者在文中闡述了辦公室檔案管理對事業(yè)單位的作用，并就檔案管理怎樣進行創(chuàng)新進行了探討和研究。

事業(yè)單位檔案管理；現(xiàn)狀分析；創(chuàng)新措施

一、辦公室檔案管理對事業(yè)單位的作用

事業(yè)單位的檔案管理對于事業(yè)單位而言具備特有的重要意義。主要表現(xiàn)在：為單位工作開展提供重要的基礎(chǔ)資料，為工作實施提供參考資料；在日常管理中可以通過檔案資料來評價工作的成果，方便管理者對基層工作進行準(zhǔn)確評價，輔助績效管理；隨著事業(yè)單位的企業(yè)化管理與社會化人才機制的引入，檔案管理不僅僅提供基本數(shù)據(jù)也要為單位職能部門提供各種不同的資料組合，幫助單位正確的調(diào)整管理制度、調(diào)配資源，提高管理效率。

二、事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問題

1 事業(yè)單位檔案管理人員的檔案意識薄弱。宣傳不力是檔案意識薄弱的主導(dǎo)因素，一旦檔案資料、檔案管理缺乏足夠的宣傳，工作人員就會缺乏足夠的檔案意識，最終只重視單位建設(shè)卻輕視了檔案管理。

2 檔案管理的信息化程度不夠高，致使管理效率低下，信息化時代對事業(yè)單位內(nèi)部的信息化管理程度提高了要求，電子操控已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象，但是有的事業(yè)單位在開展檔案管理工作時忽略了進行信息化管理的重要性，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，使得上級部門無法及時的得到需要的信息，工作效率被迫降低。

3 事業(yè)單位的檔案管理制度不健全。事業(yè)單位并非沒有建立檔案管理制度，只是有待進一步的完善與完善，因此并不能發(fā)揮其固有的功效。舉例來說，許多事業(yè)單位對檔案資料的管理缺乏統(tǒng)一性，資料的編號毫無秩序可言，規(guī)格大小各不相同，不利于整編工作的進行；保管和移交資料制度不夠健全，資料交接缺乏秩序，一片混亂，造成資料的保管不當(dāng)甚至發(fā)生丟失，阻礙了歸檔工作的進行。

4 事業(yè)單位的相關(guān)人員素質(zhì)不高。事業(yè)單位內(nèi)部的某些工作人員的技術(shù)水平和科技含量低下，管理不到位，導(dǎo)致最具原始性的文件缺乏足夠高的質(zhì)量；其次是事業(yè)單位的監(jiān)理部門，一部分監(jiān)理人員雖然具備較高的專業(yè)水平，但是管理水平不夠高，缺乏雄厚的檔案管理知識，不能對簽證資料進行嚴(yán)格的把關(guān)；最后是全面型檔案管理人員的缺乏，所謂的全面型的人才，指的就是既懂檔案，又懂技術(shù)的人，然而一般來說，檔案管理人員對技術(shù)的了解只停留在片面之上，而技術(shù)人員又對檔案的管理一竅不通，二者不能實現(xiàn)有機的結(jié)合，進而無法保證事業(yè)單位技術(shù)資料的管理質(zhì)量和水平。

三、事業(yè)單位辦公室檔案管理的創(chuàng)新措施

1 實現(xiàn)信息多元化

（1）事業(yè)單位辦公室檔案管理亦不例外，同樣應(yīng)該進行信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，之所以要對事業(yè)單位檔案管理進行信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，原因就是提升檔案的管理水平和利用效率，同時使紙張模式和電子模式兼顧，既不忽略傳統(tǒng)的紙張管理模式，又加強對網(wǎng)絡(luò)管理的利用。以電子工具為載體的檔案管理模式，雖然是由人來操控計算機，但是計算機與檔案有著更為密切的聯(lián)系和更為直接的關(guān)系，為計算機設(shè)置好管理程序之后，就可以自動的管理信息，具有準(zhǔn)確、及時、便捷的優(yōu)點。

（2）提高工作的質(zhì)量與水平，在管理中進行工作方式的創(chuàng)新，如改變檔案統(tǒng)計的方式，利用電子信息共享的模式，針對不同的部門的特征制定不同的信息統(tǒng)計流程，而檔案管理人員可以利用網(wǎng)絡(luò)來統(tǒng)計資料，并對其進行審核，相互溝通信息的完整度與修改信息，從而保證信息實時化更新。

2 流動人員的管理創(chuàng)新

市場化已經(jīng)改變了就業(yè)人員的流動模式，人事檔案管理也必須適應(yīng)性這個社會現(xiàn)實，因此在檔案管理中應(yīng)重視兩個層面的創(chuàng)新，一、最大限度地體現(xiàn)人才開發(fā)機制，針對適應(yīng)本職工作的人才提供發(fā)展空間，建立內(nèi)部的人才庫，從而為本單位的人才儲備拓展空間。二、拓展軟件管理功能，為本單位的管理創(chuàng)新管理模式，從而提高流動人員的管理效果。

3 強化人員管理、培訓(xùn)

首要任務(wù)就是加強培訓(xùn)，提高能力。事業(yè)單位在開展工作的時候，對檔案管理人員的培訓(xùn)是必備工作。檔案管理人員要著重增強其專業(yè)知識、專業(yè)技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，既要精通檔案管理工作，又能熟知技術(shù)領(lǐng)域，保證檔案管理工作的規(guī)范化。著力于提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，既包括思想道德素質(zhì)，又包括科學(xué)文化素質(zhì)，可以開設(shè)專門的培訓(xùn)的機構(gòu)，聘請專業(yè)的人員對管理人員進行一對一的培訓(xùn)，以達到提高專業(yè)水平，增強專業(yè)技能，豐富專業(yè)知識的目的，書本上得到的知識畢竟還是表象的東西，所以還有必要增強實踐能力，獲取更多的實踐經(jīng)驗。除了提高相關(guān)人員的自身素質(zhì)之外，還要提高檔案管理從業(yè)人員的資格準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)與門檻，保證引進的管理人員具有很高的工作能力和技術(shù)水平。

4 做好檔案保護工作

檔案的保管工作具有很強的系統(tǒng)性、綜合性，保管起來是相當(dāng)復(fù)雜的，在保管過程中極容易受到眾多不確定性因素的影響和制約，這就對檔案保管人員的個人能力與素養(yǎng)提出了較為嚴(yán)格的要求，條件好的事業(yè)單位應(yīng)該增加對檔案保護工作的支持力度，包括人力、物力和財力三個方面，而對于那些條件不夠充分的單位，應(yīng)該主動地尋求扶持，淘汰舊有的檔案保管設(shè)施，購進先進的保管設(shè)備，從硬件上保證檔案管理工作的順利進行。

5 加大宣傳，提高意識

意識是行動的基礎(chǔ)和先導(dǎo)，因此，若想提高事業(yè)單位檔案資料的管理質(zhì)量，首先要加大對檔案管理知識的宣傳力度，只有讓事業(yè)單位的內(nèi)部人員都對檔案管理有了正確、充分的認(rèn)識，才能用心做好檔案管理工作，才能增強檔案管理意識，明確自己在檔案管理方面應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，為提高檔案管理水平和質(zhì)量貢獻出自己的力量。

6 健全制度，落實責(zé)任

任何一個單位或機構(gòu)要想提高工作效率，都應(yīng)該明確和落實責(zé)任制，檔案管理機構(gòu)也不例外，只有明確檔案管理各方的具體職責(zé)，并建立健全相關(guān)制度，使得檔案管理得到細化和明確，才能從更大程度上提高事業(yè)單位內(nèi)部資料的管理水平。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是一項重要的社會工作，而且事業(yè)單位的檔案管理工作對事業(yè)單位的長遠健康發(fā)展起著極為關(guān)鍵的作用，所以，檔案管理的形式應(yīng)該力求適應(yīng)社會和事業(yè)單位的發(fā)展，不斷創(chuàng)新管理管理形式，注入符合時代潮流的新的元素，最終實現(xiàn)檔案管理的經(jīng)濟效益和社會效益。

[1]張榮庚，于魁.淺議高校會計檔案的創(chuàng)新管理[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊，2010（12）.

[2]張兵.淺析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新對策[J].才智，2011（18）.

G271

A