鄒麗瓊

[摘 要]學(xué)校的檔案管理是學(xué)校的基礎(chǔ)性工作之一。強(qiáng)化學(xué)校的檔案管理，努力維護(hù)學(xué)校檔案的真實(shí)、系統(tǒng)和完整，能夠有效地提高教育質(zhì)量和學(xué)校的管理水平，對(duì)促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提高具有很大的作用。目前，學(xué)校的檔案管理依然存在著很多問題，這些問題嚴(yán)重影響著學(xué)校的運(yùn)作。本文將對(duì)學(xué)校檔案管理問題進(jìn)行分析，并探討可行的方案，確保學(xué)校檔案管理能夠更加完善，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校檔案保護(hù)；問題；對(duì)策

一、學(xué)校檔案保護(hù)工作存在的主要問題

（一）對(duì)學(xué)校檔案保護(hù)工作缺乏全面、正確的認(rèn)識(shí)。不少學(xué)校檔案管理部門和工作人員片面地認(rèn)為，學(xué)校檔案保護(hù)就是檔案槍救，檔案槍救就是修整。學(xué)校檔案搶救工作沒有經(jīng)過充分的科學(xué)論證，缺乏總體計(jì)劃，因而呈現(xiàn)出一定的盲目性和隨意性。

（二）經(jīng)過搶救后的檔案，病案依然存在。由于目前的檔案搶救方法主要是修核，方法單一，檔案酸化、字跡褪變、粉化、腐蝕、污染、霉變等導(dǎo)致檔案損毀的病害沒有得到徹底根除，只是被修核一新的檔案所掩蓋，仍然存在著嚴(yán)重的隱患。

（三）修復(fù)材料、修復(fù)方法沒有經(jīng)過嚴(yán)格、反復(fù)的科學(xué)試驗(yàn)，導(dǎo)致學(xué)校檔案修復(fù)效果不理想。例如，利用絲網(wǎng)加固檔案，經(jīng)過十多年之后絲網(wǎng)便斷裂了，令修復(fù)工作徒勞無功，失去實(shí)際意義。

（四）學(xué)校檔案行政管理機(jī)關(guān)內(nèi)部沒有設(shè)置專門的檔案保護(hù)機(jī)構(gòu)。目前，學(xué)校檔案行政管理部門一般沒有“檔案保護(hù)處”之類的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，這樣不利于對(duì)基層單位檔案保護(hù)工作的指導(dǎo)，基層單位遇到困難和問題時(shí)也不知道該找哪一個(gè)機(jī)構(gòu)來解決，只好向檔案科學(xué)研究機(jī)構(gòu)求助，但是，檔案科學(xué)研究機(jī)構(gòu)的答復(fù)沒有行政效力，不便于貫徹執(zhí)行。

（五）缺乏檔案保護(hù)專門人員。從事學(xué)校檔案保護(hù)工作，尤其是修核檔案，經(jīng)常接觸粉塵和化學(xué)物品，又臟又累，非常辛苦，并且難以做出重大的科研成果，是一項(xiàng)默默無聞的工作，因此，很多人都不安心長期干下去，只要一有機(jī)會(huì)便另謀高就，造成了學(xué)校檔案保護(hù)人才的嚴(yán)重流失。為了應(yīng)對(duì)繁重的檔案搶救任務(wù)，很多單位只好招聘非專業(yè)人員。但是，這些人員缺乏必要的專業(yè)知識(shí)和技能經(jīng)驗(yàn)，修復(fù)學(xué)校檔案的質(zhì)量得不到有效保證，不時(shí)出現(xiàn)這樣或者那樣的錯(cuò)誤。

（六）重?fù)尵龋p預(yù)防。一般地，學(xué)校檔案在各種不利因素的作用下會(huì)慢慢受損。但是，這種受損的過程是非常緩慢的，并不會(huì)在短時(shí)間內(nèi)就表現(xiàn)出嚴(yán)重的后果，所以往往不會(huì)引起人們足夠的重視。只有當(dāng)學(xué)校檔案嚴(yán)重受損時(shí)，才會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，投入人力和物力進(jìn)行事后補(bǔ)救。

二、解決存在問題的對(duì)策

目前檔案管理存在著很多問題，要解決這些問題，提高檔案管理質(zhì)量是必須的。下面本文將對(duì)學(xué)校檔案管理提出幾點(diǎn)合理的建議：

（一）學(xué)校檔案管理應(yīng)該要制度化和科學(xué)化

制度化、科學(xué)化、規(guī)范化是目前學(xué)校檔案管理的主要原則。學(xué)校應(yīng)該以檔案評(píng)估為主要指南，通過建立各方面內(nèi)容的檔案，如：教學(xué)、學(xué)籍、業(yè)務(wù)、聲響等各方面的檔案，不斷豐富檔案管理的內(nèi)容。另外，還必須要建立專職的檔案管理人員，在檔案管理的過程中應(yīng)該進(jìn)行各項(xiàng)培訓(xùn)工作。還要建立檔案的管理制度以及管理細(xì)節(jié)，并對(duì)檔案的管理范圍、歸檔日期等方面進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定。在管理的過程中要對(duì)檔案管理著提出明確的要求，保證檔案的管理工作能夠有序地進(jìn)行。

（二）學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)一定要對(duì)檔案工作加以重視

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的觀念是檔案管理、使用是否得到保障的關(guān)鍵。因此，學(xué)校管理好檔案，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)就必須要重視檔案建設(shè)，并善于利用檔案資料對(duì)學(xué)校的各方面進(jìn)行管理。為此，檔案管理人員應(yīng)該要主動(dòng)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案管理工作的講解，爭取獲得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的支持和配合，讓他們意識(shí)到檔案工作的重要性，并將其納入發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，同時(shí)增加檔案管理費(fèi)用的支出，不斷改善檔案工作的條件。此外，通過對(duì)檔案管理工作的進(jìn)一步認(rèn)識(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行合理分配，讓檔案管理工作能夠真正落實(shí)好。例如，某學(xué)校的檔案管理主要分成兩個(gè)階段：第一，是檔案進(jìn)入庫房之前的保管工作。第二，是進(jìn)入庫房之后的保管工作。該學(xué)校對(duì)于學(xué)生的檔案管理工作非常嚴(yán)謹(jǐn)，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)較強(qiáng)，對(duì)于檔案管理工作的態(tài)度認(rèn)真負(fù)責(zé)。因此，致力給予學(xué)校檔案管理人員良好的工作環(huán)境和工作待遇。此外，學(xué)校還明確規(guī)定要求檔案管理做到以下幾點(diǎn)：首先，學(xué)生的學(xué)籍檔案管理資料填寫一定要使用藍(lán)黑墨水筆或者鋼筆，不得使用圓珠筆和鉛筆。檔案的書寫要求規(guī)范，字跡工整，不得有涂改的現(xiàn)象出現(xiàn)。其次，對(duì)于學(xué)生和老師的檔案要進(jìn)行嚴(yán)格檢查，檢查資料是否齊全。進(jìn)行了認(rèn)真仔細(xì)的檢查之后，并給予安全保護(hù)工作，以維護(hù)檔案的真實(shí)性。最后，由于學(xué)校的檔案具有一定的特殊性，因此，在進(jìn)行入庫的時(shí)候一定要給予良好的保管環(huán)境，避免檔案受到損壞。由于該學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視，讓學(xué)校的檔案管理工作有序進(jìn)行，為檔案管理工作作出了很大的貢獻(xiàn)。

（三）不斷強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

檔案管理是一種管理和知識(shí)服務(wù)的工作。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，管理人員應(yīng)該不斷加強(qiáng)這種服務(wù)意識(shí)。要提高檔案管理人員服務(wù)意識(shí)主要包括以下幾點(diǎn)：第一，檔案工作人員要建立不斷學(xué)習(xí)方針、政策，樹立正確的人生觀和價(jià)值觀。第二，要求檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)與檔案有關(guān)的法律法規(guī)，了解學(xué)校檔案的真實(shí)面貌。第三，一定要熟練掌握學(xué)籍檔案管理方面的工作，掌握專業(yè)技能，如計(jì)算機(jī)等管理工具。不斷優(yōu)化自身的專業(yè)性。第四，要適當(dāng)?shù)奶岣邔W(xué)校檔案管理人員的待遇，激發(fā)他們工作的積極性。

三、結(jié)論

做好學(xué)校檔案的管理和利用，不僅僅利于學(xué)校的教學(xué)建設(shè)、還有利于學(xué)生的學(xué)習(xí)。為此，檔案工作者應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的研究，在不斷摸索的過程中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，確保檔案的管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)制度化和科學(xué)化，讓學(xué)校檔案的管理工作為學(xué)校職工提供更加及時(shí)、準(zhǔn)確和有效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉宏.對(duì)國家重點(diǎn)檔案搶救與保護(hù)工作中存在問題及對(duì)策[J].北京檔案，2009年（02）.

[2]胡慧晶，白麗芬.檔案保護(hù)工作中的問題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，1999（04）.