劉忠春

[摘 要]開展學(xué)校檔案的保管工作，必須有一定的物質(zhì)條件作保證，檔案保管工作基本的物質(zhì)條件主要有檔案庫房、檔案裝具和檔案的包裝材料。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校檔案保管；物質(zhì)條件；要求

學(xué)校檔案保管的物質(zhì)條件是指符合要求的檔案庫房建筑和一定的設(shè)備，這是保護(hù)檔案的二個基本條件。

一、學(xué)校檔案庫房的管理

檔案庫房是保護(hù)檔案的最基本的物質(zhì)條件，庫房管理是檔案保管工作的主要內(nèi)容，只有做好經(jīng)常性的庫房管理工作，才能為整個檔案工作的進(jìn)行創(chuàng)造必要的條件。

（一）檔案庫房的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

檔案庫房是保護(hù)檔案最基本的物質(zhì)條件，庫房建筑的好壞將直接影響到檔案的保護(hù)條件和庫房管理措施的效果。庫房建筑是檔案管理中長期起作用的因素，因?yàn)閹旆扛膭颖容^困難，而且會造成很大浪費(fèi)。因此，只有搞好檔案庫房建設(shè)和庫房管理，才能有效地保護(hù)好檔案。

學(xué)校檔案庫房的建設(shè)，同全國其他行業(yè)檔案庫房建筑一樣應(yīng)遵循“適用”、“經(jīng)濟(jì)”、“美觀”的原則。檔案庫房是一種特殊性建筑，有別于民用建筑和辦公用房。它是保存檔案的主要場所，檔案的長期有效性和其價值的原始性，對庫房建筑提出了比較嚴(yán)格的要求。防熱、防潮、防光、防塵等均有比較具體的要求。因此，新建庫房要按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》進(jìn)行設(shè)計(jì)。

所謂“適用”就是新建庫房要符合維護(hù)檔案的安全，延長檔案的壽命，便于檔案的管理等要求。最大限度地排除和減少各種不利因素對檔案的破壞作用。

所謂“經(jīng)濟(jì)”，就是要講究經(jīng)濟(jì)效益，注意使用價值，精心設(shè)計(jì)，精心施工，力求節(jié)省開支，在基本適用的前提下，兼顧學(xué)校的經(jīng)濟(jì)能力和技術(shù)發(fā)展水平，不要不切實(shí)際的追求高標(biāo)準(zhǔn)。只能在力所能及的情況下盡量好一些。

所謂“美觀”，就是外觀造型要新穎、別致，體現(xiàn)民族風(fēng)格和學(xué)校的總體規(guī)劃，協(xié)調(diào)一致，有利于校園的美化。但是必須以適用和經(jīng)濟(jì)前提，否則，庫房外表再美也不能取得好的效果。

選址時要注意：（1）遠(yuǎn)離存放易燃、易爆等危險(xiǎn)品存放地點(diǎn)，不設(shè)在有污染，有污染氣體發(fā)源地的下風(fēng)方向，要避開高壓輸電線路；（2）地勢較高、場地干燥，排水暢通，空氣流通，環(huán)境安全；（3）館區(qū)與生活區(qū)等建筑應(yīng)分別布置，避免相互干擾；（4）館區(qū)內(nèi)道路應(yīng)便于檔案搬運(yùn)，并符合消防要求；（5）總平面布置應(yīng)有適當(dāng)綠化用地。

不設(shè)檔案館的高等學(xué)校和中小學(xué)，新建檔案庫房都有一定困難，可將普通的建筑改造為檔案庫房。但須注意以下幾點(diǎn)：一是改善環(huán)境，調(diào)整出入路線；二是改造地面，防止潮濕；三是整修房頂，防止漏雨；四是檢查電線，防止火災(zāi)；五是修理門窗，嚴(yán)密入口；六是分清主次，合理安排，將重要的珍貴的檔案存放在條件較好的房間。

（二）進(jìn)出庫制度

檔案庫房是保存檔案的重要場所，因此必須對進(jìn)出庫房的人員及其進(jìn)出的方式、時間、要求等進(jìn)行必要的限制并做出專門的規(guī)定。一般情況下，檔案庫房只允許檔案庫房管理的專門人員進(jìn)入，非管理人員原則上不允許進(jìn)入。即使是專門的管理人員進(jìn)出庫房，也必須有相應(yīng)的限制性規(guī)定。如在庫房內(nèi)不允許從事與庫房管理工作無關(guān)的其他活動，不允許在庫房內(nèi)吸煙、喝水、吃東西等，庫房無人時必須關(guān)燈、關(guān)窗、上鎖等。庫房內(nèi)的溫濕度是直接影響檔案壽命的環(huán)境因素。較為適宜的庫房溫度應(yīng)為14℃～24℃，±2℃；相對濕度應(yīng)為45%～60%，d5%，母片庫適宜的溫度在13℃～15℃，相對濕度為35%～45%。為了科學(xué)庫房溫濕度，應(yīng)配備精確、可靠的溫濕度測量儀器和自動調(diào)控設(shè)備。

（三）十防措施

檔案保管工作常說的“十防”措施，一般是指防火、防光、防水、防塵、防蟲、防高溫、防低溫、防細(xì)菌、防霉菌、防有害氣體。這“十防”基本上囊括了對檔案實(shí)體可能造成損毀的所有自然的和人為的因素，是庫房管理工作的重要內(nèi)容。

（四）檔案安全檢查

1.定期檢查

定期檢查一般一季度或一個月一次。對檔案定期檢查是檔案保管工作中的重要工作之一。檢查內(nèi)容包括：執(zhí)行法規(guī)情況，庫房安全設(shè)施情況，照明線路情況，有無丟失、損壞、泄密、蟲蛀、鼠咬、污染情況等等。

2.不定期檢查

不定期檢查主要是按檔案保管要求進(jìn)行不定期的全面檢查或個別項(xiàng)目檢查等。

檔案安全定期檢查和不定期檢查中發(fā)現(xiàn)的各種問題，要及時予以解決。檢查和落實(shí)情況要做好記錄。

（五）檔案存放位置索引

檔案館（室）為了便于保管工作人員切實(shí)掌握檔案镕（室）檔案的存放情況和迅速地取放檔案，必須編制檔案存放位置索引。檔案存放位置索引，按其作用可分為兩種：

1.全宗存放位置索引。即以全宗及其各類的檔案為單位，指出它們的存放處所。

2.庫房存放全宗索引。即以庫房和檔案架（柜）為單位，指出它們保存的是什么全宗及其組成部分的檔案。

二、檔案設(shè)備裝具的配備與要求

檔案庫房的設(shè)備主要包括檔案裝具、防潮去濕設(shè)備、消防設(shè)備等。這些都是檔案館（室）必需的基本設(shè)備。檔案存放和保管的好壞，壽命長短，利用是否方便，與庫房設(shè)備的配備有著密切的關(guān)系。檔案庫房的設(shè)備、裝具種類很多，各有所長，應(yīng)按庫房特點(diǎn)和檔案價值、規(guī)格的差異，合理遠(yuǎn)用，靈活配置。

裝具即有以存放檔案的柜、架、箱等。一般說、封閉式的檔案柜（架）比敞開式的架子更有利于對檔案的保護(hù)。柜、架、箱的制成材料最好是金屬物，這樣更有利于防火。為充分利用庫房空間，檔案庫房多考慮使用密集型活動檔案柜，即密集架。一般說，它可以比常規(guī)的固定柜（架）節(jié)省近2/3的庫房面積。若新建庫房，可比使用常規(guī)固定裝具節(jié)省近1/3的建筑費(fèi)用。但安裝使用密集架對地面的承重能力有較高要求。若在二樓以上的房間內(nèi)安裝，樓板承受能力一般需在每平方米600公斤以上，同時也應(yīng)當(dāng)考慮整個建筑物的堅(jiān)固程度及其使用年限等相關(guān)因素。

參考文獻(xiàn)：

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