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        對信息化條件下檔案管理工作的思考

        2014-11-11 17:50:27郭玉英
        黑龍江史志 2014年1期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化信息

        郭玉英

        [摘 要]隨著信息化的發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要,電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用,在信息化條件下如何改進檔案管理工作是檔案工作者面臨的新課題。

        [關(guān)鍵詞]信息化;檔案管理

        信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了社會活動的所有方面,作為現(xiàn)代社會活動的技術(shù)基礎(chǔ),正在逐步改變著社會活動的運行方式。檔案作為人類社會活動的產(chǎn)物,必然伴隨著社會活動運行方式的轉(zhuǎn)變,在形成、傳遞、存儲和利用等自身運動規(guī)律上發(fā)生本質(zhì)的變化。人們積極應(yīng)對信息化,不僅要關(guān)注檔案的載體形式變化,尋找適宜穩(wěn)妥的管理方法,更為重要的是,要研究檔案這一事物整體在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的運動新規(guī)律,探索和建立基于信息化的管理新理念、新模式和新方法。

        一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式,把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

        傳統(tǒng)的檔案管理,就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體,以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研等方面的檔案管理過程,其工作量巨大,步驟也繁瑣。因為存儲量大,檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料,進行信息的提煉和加工處理,檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進,特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境,現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前,檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要,從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理,以信息為管理對象,對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工,利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源,檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案信息資源的價值和使用價值,它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù);它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益,使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

        二、建立有效的信息系統(tǒng),充分、合理、安全地使用電子檔案

        要實現(xiàn)檔案信息化,就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng),為此,檔案管理部門要做好以下幾項工作:首先,改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程,使之適應(yīng)檔案信息管理的需要;其次,依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計;再次,在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度,確保檔案的安全。

        在電子檔案使用過程中,首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展,電子檔案涉及范圍迅速擴展,數(shù)量也急劇增加,特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展,隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊,確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中,由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng),不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接,目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔,多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因,影響了檔案的完整性、可靠性,從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題,通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定,電子檔案由于沒有固定的載體,所以,制定相應(yīng)的法律認定條文就有一定的困難,這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

        三、在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

        由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用,新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn),提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館(室)建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題,檔案管理部門都必須做出理性與科學(xué)的思考。

        四、提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì),實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化

        首先,檔案管理者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu),現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運用,迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識,其中尤為重要的是計算機、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識,它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次,全面掌握檔案專業(yè)知識,如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。再次,從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看,檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。

        五、提高檔案工作者的信息安全素質(zhì),實現(xiàn)檔案管理的安全化

        對于信息社會環(huán)境中的檔案管理工作者,信息安全素質(zhì)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的意識和能力。檔案信息安全是現(xiàn)今檔案管理工作的生命線,研究檔案管理者的素質(zhì),有利于拓寬檔案管理保護領(lǐng)域、發(fā)展檔案管理學(xué)的理論研究;完善檔案信息安全管理體系。促進檔案信息化建設(shè)和檔案管理事業(yè)的健康、有序、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。

        總之,在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念,改變傳統(tǒng)的檔案管理模式,就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng),使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時代發(fā)展的要求,為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。

        參考文獻:

        [1]黃金蓮.關(guān)于提高新建本科院校評估檔案質(zhì)量的思考[J].檔案,2006,(4):42-43.

        [2]彭群頤.信息化社會高校教學(xué)檔案建設(shè)研究[J].教育與職業(yè),2008,(5):189-191.

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