張玲

[摘 要]文物檔案是文物保護工作的重要組成部分，是準確反映文物藏品全面情況的重要依據(jù)。隨著文物數(shù)量以及文物相關活動的增多，文物檔案資料也隨之迅猛增加，為了提高文物檔案管理效率和質(zhì)量，有必要借助計算機技術推動文化檔案管理信息化建設，以滿足文物檔案事業(yè)發(fā)展的需要。本文從文物檔案管理的主要內(nèi)容入手，對計算機在文物檔案管理中的應用進行分析。

[關鍵詞]文物檔案管理；計算機；信息化

一、文物檔案管理的主要內(nèi)容

文物檔案是直接記錄和反映國家在重要文物活動中形成的原始記錄，具有極為重要的歷史價值和研究價值。文物檔案管理的內(nèi)容與一般專業(yè)檔案管理的內(nèi)容有所不同，具備種類多樣、內(nèi)容豐富、研究價值高等特點，所以必須配備專人負責管理，并建立健全科學的管理制度，防止文物檔案毀損、丟失。在文物檔案管理中，其管理內(nèi)容主要包括以下幾個方面：

（一）文物藏品的歷史資料

有關文物來源、流傳經(jīng)過的原始記錄和采訪記錄；文化發(fā)掘報告、采集記錄、銘記題跋、鑒藏印記；書畫作者的小傳、工藝制作記錄等。

（二）文物的鑒定資料

文化鑒定意見、定級記錄；使用先進的鑒定方法、鑒定儀器對文物藏品進行鑒定的檢測報告、化驗報告、分析報告；專家學者對文物作者、時間、真?zhèn)巫龀龅蔫b定記錄。

（三）文物藏品的研究資料

文物專家學者在科學研究文物的過程中所發(fā)表的專著、論文、銘刻拓片、圖錄、叢書目錄索引、研究文摘等。

（四）文物藏品保管的資料

在對文物藏品采取保護措施時，如滅菌、除銹、消毒、防蟲等過程中所使用的藥物、方法、效果等情況的記錄；文物藏品出入庫記錄、保存現(xiàn)狀記錄；對文物藏品修復、復制的承制者、修復部位、時間、工藝流程、使用材料等方面的記錄。

（五）文物特征記述資料

對文物的時代、產(chǎn)地、色澤、質(zhì)地、數(shù)量、完殘情況、重量、尺寸、特征描述、用途等方面的文字記述，以及有關文物的拓片、照片、紋飾、器物繪圖等方面的影像資料。

（六）其它資料

在意外事故中，對文物損毀情況的領導處理意見、有關批示的原件、原文、復印件，這些資料是文物藏品原始記錄的重要依據(jù)。

二、計算機在文物檔案管理中的應用

（一）建立文物檔案管理數(shù)據(jù)庫

檔案整理是文物檔案管理最基本的工作之一，也是較為繁雜的一項工作，在應用計算機進行文物檔案管理時，檔案數(shù)據(jù)庫的建立尤為重要。通過數(shù)據(jù)庫的建立能夠極大程度地方便檔案整理工作的開展，只需要按照文物檔案的類別將其錄入到計算機中，再將生成的新檔案添加到數(shù)據(jù)庫中，整理工作便基本完成，與傳統(tǒng)的文物檔案整理相比，計算機數(shù)據(jù)庫的應用使整理工作變得非常簡單。數(shù)據(jù)庫的建立主要涉及以下兩個方面的內(nèi)容：其一，檔案整理分類。由于文物檔案的整理分類具有一定的學科規(guī)律，故此在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，應當咨詢相關方面的專家，通常可根據(jù)原有的文物檔案進行分類；其二，檔案資料錄入。由于文物檔案涉及的內(nèi)容較廣，所以應根據(jù)不同的內(nèi)容選擇不同的錄入方式，如聲音、圖片、影像等可借助專門的設備進行錄入。

（二）建立檔案資料檢索系統(tǒng)

對文物檔案進行檢索和查詢，是體現(xiàn)文物檔案用途和價值的一種有效途徑，通過建立文物檔案資料檢索系統(tǒng)能夠使檢索和查詢變得更加方便、快捷，也使文物檔案的應用更加開放和廣泛，研究人員只需要在計算機上輸入想要查詢的內(nèi)容，如文物名稱、出土時間、年代、出土地點等，便可以借助檢索系統(tǒng)找到與之相關的資料，如文物藏品卡片、藏品檔案以及其它相關資料等等，這給研究人員帶來了極大的便利，既節(jié)能了時間，又提高了工作效率，最為重要的是延長了重要文物檔案的使用壽命。例如過去檔案的載體一般為紙質(zhì)卷帙，這些載體又面臨著最終消亡的結局，文物的信息生命依然存在巨大的風險。計算機在檔案中的應用，掃描和復制從根本上解決了這個問題。

（三）實現(xiàn)文物檔案信息資源共享

文物檔案管理部門應當對檔案管理制度進行不斷創(chuàng)新，并建立健全責任風險體制和目標管理機制以及相應的激勵制度，借此來促進檔案管理人員逐步向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，以適應新形勢下數(shù)字化檔案管理工作的要求。同時還應當對文物檔案管理部門的職能進行強化，并加大后續(xù)監(jiān)督管理力度，推進文物檔案管理向科學化、規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。此外，應當建立并完善文物檔案網(wǎng)絡查詢功能，以檔案開放的明文規(guī)定為依據(jù)，并以現(xiàn)有的檔案信息資源庫為基礎，構建起一個完善的檔案信息發(fā)布平臺，定期對特定人群以及社會公眾開放，借此來實現(xiàn)文物檔信息資源共享，最大程度地發(fā)揮出文物檔案的價值。

（四）創(chuàng)新文物檔案管理方法

文物檔案管理人員應立足于實際，增強文物檔案管理的主動性，利用計算機技術創(chuàng)新管理工作方法，推動文物檔案管理良性發(fā)展。文物檔案管理部門可建立重點文物檔案網(wǎng)絡監(jiān)督系統(tǒng)，以檔案室為中心，以相關單位為網(wǎng)點，不斷擴大文物資料的收集范圍，提高文件材料質(zhì)量。同時，制定切實可行的文物資料收集辦法，利用網(wǎng)絡監(jiān)督系統(tǒng)監(jiān)督檢查各項措施的落實情況，從而確保文物檔案資料收集完整。計算機技術創(chuàng)新管理從根本上解決文物的輸入分類建檔工作。

三、結論

總而言之，利用計算機實現(xiàn)檔案管理文物是極為寶貴的歷史遺產(chǎn)，而文物檔案是全面、準確反映文物相關情況的重要資料。由于文物檔案涉及范圍廣、內(nèi)容復雜，為了提高文物檔案管理效率和質(zhì)量，保障文物檔案資料安全，提高文物檔案利用效率，應當將計算機技術引入到檔案管理工作中，以滿足信息時代下文物檔案事業(yè)的發(fā)展需求。實現(xiàn)檔案電子信息化、必需有高素質(zhì)的人才，能夠掌握和運用現(xiàn)代化的計算機技術設備。而高素質(zhì)人才是實現(xiàn)這一要求的保障。文物檔案工作者要進一步對現(xiàn)代化管理作深入的研究和不斷的創(chuàng)新，以信息化促管理，努力實現(xiàn)文物資源的全社會乃至全人類共享。這將是計算機在檔案管理應用中的重大突破。

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