陳玲

[摘 要]隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，出現(xiàn)檔案載體多樣化，檔案利用快捷化。對(duì)于企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不再適合新形勢(shì)的發(fā)展，這對(duì)企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)和利用提出了更高的要求，所以要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分析和研究，做好企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，才能為企業(yè)更好地服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案管理；開(kāi)發(fā)；利用

檔案是具有保存價(jià)值的原史記錄。檔案也是企業(yè)發(fā)展的歷史憑證，它詳細(xì)真實(shí)地反映了企業(yè)的歷史。它隨著企業(yè)的建立而產(chǎn)生，隨著企業(yè)的發(fā)展而在逐步地積累。企業(yè)的檔案管理工作與機(jī)關(guān)單位的檔案管理有所不同，它不單具備各單位檔案類(lèi)別保管的共同點(diǎn)，同時(shí)還有不同點(diǎn)，就是企業(yè)檔案工作要適應(yīng)市場(chǎng)的發(fā)展，我們把檔案管理工作的重點(diǎn)逐漸由單純保管型向保管利用型轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案信息資源及時(shí)更新，有效地滿(mǎn)足企業(yè)各方面工作對(duì)檔案信息資源的需求，對(duì)企業(yè)綜合檔案管理的開(kāi)發(fā)和利用進(jìn)行探討。

一、信息資源開(kāi)發(fā)利用的前提是豐富館藏。

1.加強(qiáng)宣傳，做好室藏收集工作。

檔案是寶貴的文化財(cái)富，它的憑證作用、查考價(jià)值對(duì)企業(yè)各項(xiàng)管理工作、領(lǐng)導(dǎo)決策、工作研究都起著重要的作用，檔案工作從而成為企業(yè)管理工作中不可缺少的部分。檔案人員一方面要自覺(jué)學(xué)習(xí)有關(guān)檔案法律法規(guī)及專(zhuān)業(yè)知識(shí)；另一方面要深入了解企業(yè)的發(fā)展工作，進(jìn)行開(kāi)展宣傳活動(dòng)，利用墻刊、圖片展覽等多種活動(dòng)形式，使大家了解檔案，從而提高檔案意識(shí)。

檔案室要開(kāi)展提供檔案利用服務(wù)工作，必須要有門(mén)類(lèi)齊全、內(nèi)容豐富的檔案資料作后盾。因此，要有針對(duì)性地拓寬有價(jià)值的檔案歸檔范圍，優(yōu)化室藏檔案種類(lèi)、數(shù)量，去粗取精，去偽存真，確保收集和儲(chǔ)藏的檔案完整、有價(jià)值、可利用性。同時(shí)，檔案人員要把精力集中使用到檔案整理的工作上，提高檔案整理的工作效率，為檔案的提供利用創(chuàng)造有利的條件。

2.建立科學(xué)、合理的室藏結(jié)構(gòu)。

隨著機(jī)構(gòu)的延續(xù)，檔案的數(shù)量日益增多，收集不同載體、不同門(mén)類(lèi)、不同內(nèi)容的檔案，能全面見(jiàn)證企業(yè)發(fā)展的歷史，可以客觀地反映企業(yè)各個(gè)發(fā)展時(shí)期的歷史面貌，室藏結(jié)構(gòu)是否科學(xué)、合理，直接影響到檔案儲(chǔ)藏的質(zhì)量。因此，檔案集中統(tǒng)一管理，配置信息系統(tǒng)管理設(shè)備，把檔案資源建設(shè)成為綜合的信息庫(kù)，是企業(yè)檔案發(fā)展的客觀要求。同時(shí)，建立規(guī)范制度，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo)。提高檔案管理水平，才能發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

3.務(wù)實(shí)求真，全面掌握室藏內(nèi)容。

①完善檢索系統(tǒng)。檢索工作是打開(kāi)檔案寶庫(kù)的鑰匙，要全面掌握室藏檔案內(nèi)容，首先要做好檔案檢索工作。一是編制傳統(tǒng)的檢索工具；二是建立檢索信息系統(tǒng)，對(duì)自己所保管的檔案資料的種類(lèi)、數(shù)量、存放的位置以及檔案資料的具體內(nèi)容等進(jìn)行信息系統(tǒng)化管理，實(shí)行計(jì)算機(jī)檢索。檔案的存儲(chǔ)和使用通過(guò)先進(jìn)的電子技術(shù)可反復(fù)滿(mǎn)足各類(lèi)檢索、查詢(xún)等需求，提高檔案信息的交流速度。②建立科學(xué)的編研體系。開(kāi)展編研工作，對(duì)保存和室藏檔案資源的開(kāi)發(fā)利用起著重要作用。把檔案信息資源進(jìn)行分析、研究、篩選、加工、整理、編纂，通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行二、三次加工，由靜態(tài)變成動(dòng)態(tài)的檔案信息，整理匯編成冊(cè)，減少查閱調(diào)卷的盲目性，提高檔案利用效果。加強(qiáng)編研工作，開(kāi)發(fā)深層次的專(zhuān)題編研，形成系統(tǒng)、權(quán)威、實(shí)用、高效的編研成果。只有全面熟悉和掌握室藏檔案的內(nèi)容，才能提高檔案的利用率，有的放矢地開(kāi)展工作。

二、建立完善的檔案信息資源的管理和利用體系。

1.加快檔案信息資源的建設(shè)。

信息時(shí)代的快速發(fā)展，必然帶來(lái)檔案載體的變化，電子文件的出現(xiàn)，勢(shì)必將檔案信息的收集、整理、儲(chǔ)存和開(kāi)發(fā)利用由傳統(tǒng)型走向現(xiàn)代化。檔案室作為信息系統(tǒng)的一個(gè)重要“角色"，檔案人員應(yīng)逐步改變傳統(tǒng)方式，利用各種新技術(shù)，如計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等功能，發(fā)揮室藏作用，完善數(shù)據(jù)庫(kù)，為資源開(kāi)發(fā)利用提供有利的保障。

2.發(fā)揮檔案信息資源的作用。

我們既要重視檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，又要重視檔案的歷史價(jià)值。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，檔案信息利用越來(lái)越引起人們的高度重視。檔案查考利用方式、范圍發(fā)生了很大變化，檔案信息資源在管理及社會(huì)服務(wù)等方面需求量日趨增多，信息作用日益顯著，企業(yè)的教學(xué)檔案在教學(xué)評(píng)估、創(chuàng)先評(píng)優(yōu)等方面發(fā)揮了積極作用，檔案信息資源為企業(yè)的發(fā)展決策起到了參謀作用。

3.利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享。

傳統(tǒng)的檔案工作模式已很難適應(yīng)入世后市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)檔案信息工作的需求，在信息技術(shù)日新月異的21世紀(jì)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活的步伐加快，人們希望隨時(shí)隨地、不受時(shí)間、空間限制地及時(shí)獲取相關(guān)信息服務(wù)。這就要求我們順應(yīng)時(shí)代的要求，更新知識(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)功能提供多渠道的查閱服務(wù)，建立一套科學(xué)、安全、高效、完備的查詢(xún)體系，將庫(kù)存的檔案資源變成網(wǎng)絡(luò)信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使之快捷、方便、隨時(shí)隨地能獲取利用信息，網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)發(fā)利用，大大提高了工作效率，提升了企業(yè)管理品位，樹(shù)立了企業(yè)形象。讓檔案在利用中得到價(jià)值的體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

三、提高檔案管理人員素質(zhì)。

1.學(xué)習(xí)和更新知識(shí)，提高創(chuàng)新意識(shí)。

隨著時(shí)代的快速發(fā)展，工作模式手段、技能和信息需求不斷更新，為適應(yīng)檔案發(fā)展的需要，檔案工作者必須拓寬知識(shí)面、學(xué)習(xí)新技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，開(kāi)闊視野，增長(zhǎng)技能，以適應(yīng)本學(xué)科最新發(fā)展的動(dòng)態(tài)，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，不斷實(shí)現(xiàn)體制創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新。

2.完善自我，樹(shù)立新形象。

新的時(shí)代要求檔案工作者必須投身于社會(huì)把自己的知識(shí)、才學(xué)奉獻(xiàn)給社會(huì)的同時(shí)將新的形象展示給社會(huì)。檔案工作者的新形象應(yīng)是知識(shí)領(lǐng)域工作者所具有的較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門(mén)所特有的良好的風(fēng)范與氣質(zhì)。理想形象的塑造不是一朝-夕的事情，檔案工作者應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識(shí)，提高自身的修養(yǎng)，陶冶自身的情操，以自己的博學(xué)及良好的職業(yè)道德贏得社會(huì)公眾的敬重，從而提高檔案的社會(huì)地位，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)功能及價(jià)值的利用功能。

3.加強(qiáng)責(zé)任心，提高服務(wù)意識(shí)。

面對(duì)新的歷史時(shí)期的檔案工作，檔案工作人員必須認(rèn)清自身的職責(zé)與任務(wù)，主動(dòng)了解需求，由藏到用，拓寬利用面，采取主動(dòng)上門(mén)服務(wù)、咨詢(xún)服務(wù)、跟蹤服務(wù)、預(yù)約服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)等方式開(kāi)展多渠道、多層次的服務(wù)，全面、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效、主動(dòng)地以豐富優(yōu)質(zhì)的檔案資源更好地為社會(huì)服務(wù)。

4.理順管理職責(zé)，形成長(zhǎng)效機(jī)制。

檔案在形成、管理過(guò)程中牽涉到每一位員工，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，僅靠檔案部門(mén)力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。要以積極的行動(dòng)爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持，在人力、物力、財(cái)力上得到保障，并且與各職能部門(mén)溝通，力爭(zhēng)取得共識(shí)。同時(shí)，企業(yè)綜合檔案室要定期檢查、督促各部門(mén)的檔案建設(shè)，認(rèn)真執(zhí)行督查機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，形成一種周期性的自查、自評(píng)、整改的長(zhǎng)效機(jī)制，這種周期性的自評(píng)機(jī)制能夠成為檔案工作自我完善的動(dòng)力。這種動(dòng)力推動(dòng)檔案工作在反思總結(jié)、揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短的過(guò)程中，得到持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，新時(shí)期的檔案所發(fā)揮的社會(huì)功能日益凸現(xiàn)，檔案的利用價(jià)值發(fā)揮了不可替代的重要作用。我們應(yīng)該深入社會(huì)，了解社市場(chǎng)對(duì)檔案信息的需要，搞好企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，既要熱情主動(dòng)地提供服務(wù)，又要健全和熟悉檔案資源，注重檔案的收集質(zhì)量，加強(qiáng)檔案意識(shí)，提高檔案的利用價(jià)值，把“死檔”變?yōu)椤盎顧n”，積極主動(dòng)地融入到沸騰的社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中去，以科學(xué)的態(tài)度，把檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作做得更好，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]何素芳論人競(jìng)爭(zhēng)對(duì)人事檔案工作的影響與對(duì)策[J]檔案學(xué)通訊，2005

[2]張華玲高校檔案資源服務(wù)教學(xué)的利用研究[J]商丘師范學(xué)院檔案館，2007（8）