李茉

[摘 要]機(jī)關(guān)檔案登記就是對檔案的收進(jìn)、移出以及整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用等情況，通過簿冊、單等形式加以記載，以揭示其過程、現(xiàn)狀和變化的檔案統(tǒng)計調(diào)查方法。檔案登記工作就是對檔案管理活動中所有重要的事實(shí)、行為和數(shù)據(jù)進(jìn)行隨時隨地記錄的一項工作。其內(nèi)容總體上可分為檔案狀況登記和檔案工作登記兩部分。

[關(guān)鍵詞]機(jī)關(guān)檔案；登記工作；基本形式

一、機(jī)關(guān)檔案狀況登記

機(jī)關(guān)檔案狀況一般可分解為檔案的數(shù)量、存在與保管狀態(tài)及其變化情況三個基本方面。對檔案數(shù)量、存在與保管狀態(tài)及其變化情況進(jìn)行登記的具體形式主要有以下幾種。

（一）卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄

卷內(nèi)文件目錄是對卷內(nèi)文件按順序進(jìn)行的登記。它是檔案管理工作中的一種編目，同時又對卷內(nèi)文件起著固定順序和統(tǒng)計數(shù)量的作用。案卷目錄是登記每一案卷標(biāo)題及卷內(nèi)文件的起止日期、保管期限的簿冊，是統(tǒng)計已整理編目檔案的基礎(chǔ)材料。

（二）檔案收進(jìn)登記簿

收進(jìn)登記簿是檔案館記載檔案增長情況的一種總登記冊?；镜怯浄椒ㄊ且允者M(jìn)檔案的次數(shù)為單位進(jìn)行登記，即每收進(jìn)一批檔案，無論其數(shù)量及全宗所屬情況如何，都要在收進(jìn)登記簿上登記為一個條目，主要登記項目有收到日期、移交機(jī)關(guān)、移交數(shù)據(jù)、全宗名稱、檔案所屬年度、檔案數(shù)量、檔案狀況、全宗號等。

（三）全宗名冊

全宗名冊是登記檔案館所保存的每一個全宗的名冊。它是檔案館登記全宗和固定全宗排列順序及共號數(shù)所用的一種工具。主要登記項目有全宗號、全宗初次入館日期、全宗名稱、卷宗移出說明等。

（四）全宗卡片

全宗卡片是檔案行政管理部門要求檔案館報道的一種登記形式。目的是為了隨時掌握各檔案館所存檔案全宗的基本情況。登記項目主要有：檔案館名稱；全宗名稱及其塵化情況；立檔單位的性質(zhì)及主要職能；全宗初次入館日期、檔案數(shù)量及統(tǒng)計日期等。

（五）檔案成分和數(shù)量變化情況報道表

它是檔案館按要求向檔案行政管理部門報道的一種檔案登記形式，旨在隨時報告所管檔案（以全宗為單位）的變化情況。檔案行政管理部門根據(jù)其報道內(nèi)容.隨時在全宗卡片上進(jìn)行補(bǔ)充登記。主要登記項目有全宗號、全宗名稱、新收進(jìn)和調(diào)出檔案情況、年終全宗內(nèi)檔案總數(shù)等。

（六）案卷目錄登記簿

它的主要作用是在固定案卷目錄順序號和統(tǒng)計檔案館各個全宗內(nèi)案卷目錄的數(shù)量兩個方面。編制方法是按全宗以目錄的收進(jìn)和編制次（冊）數(shù)為單位進(jìn)行登記，每一全宗內(nèi)的每一本目錄各編一個順序號。主要登記項目有順序號、全宗號、目錄號、目錄名稱、所屬年度、案卷數(shù)量、目錄頁數(shù)、目錄份數(shù)、移出說明、保管期限、備考等。

二、機(jī)關(guān)檔案工作登記

檔案工作登記是記錄檔案工作過程中發(fā)生的一些重要情況和一些平常的工作行為、事實(shí)、數(shù)字。其中提供利用工作是其登記的重點(diǎn)內(nèi)容。一般的登記形式有以下幾種。

（一）工作日志

工作日志是許多行業(yè)中普遍采用的一種基本的工作登記形式，目的在于逐步記錄每—天的工作內(nèi)容和進(jìn)程以及存在的問題，積累詳盡的工作原始記錄，為日后的查考和總結(jié)提供素材。檔案工作日志一般是以每一位工作人員每天所進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動為基本登記內(nèi)容，同時兼顧非業(yè)務(wù)方面。

（二）人員進(jìn)出庫房登記

工作人員及其他人員每次進(jìn)出庫房均應(yīng)在登記薄上登記，登記項目有進(jìn)出庫房人員姓名、日期、進(jìn)入庫房時間（時刻）、進(jìn)庫理由、出庫時間（時刻）等。

（三）檔案出入庫登記

它是庫房管理的一種手段。登記本應(yīng)放在庫房入口處或庫房中固定位置。無論何種原因，只要從庫房中調(diào)出庫外或最終歸入庫房時，均應(yīng)登記。具體的登記項目有檔案出庫的日期、時間（時刻）、檔號及數(shù)量、原因（用途）、歸入日期（時刻）、經(jīng)手人等。

（四）檔案清點(diǎn)、檢查登記

它是對檔案進(jìn)行定期或不定期的清點(diǎn)、檢查過程中及清點(diǎn)、檢查完畢之后進(jìn)行的登記。登記項目有清點(diǎn)、檢查的日期、原因，清點(diǎn)檢查過程所發(fā)現(xiàn)的情況及問題，清點(diǎn)檢查的結(jié)果（結(jié)論），參加清點(diǎn)、檢查的工作人員姓名。

（五）庫房溫濕度登記

這是庫房管理必須進(jìn)行的一項登記。登記采取表格式，主要登記項目有登記日期、溫度、濕度、采取措施等。有條件的單位采用了“溫濕度控制系統(tǒng)”，計算機(jī)自動控制庫房溫濕度和定時記錄溫濕度的度數(shù)，代替了手工操作，非常方便，使庫房的管理上了一個臺階。

（六）檔案利用登記簿

一種全面、系統(tǒng)地記錄檔案提供利用情況的綜合性登記形式。它既是檔案館、檔案室記錄、掌握提供利用情況的一種登記形式，同時也是檔案館、檔案室向利用者具體提供檔案時履行交接手續(xù)的一種交接憑據(jù)。檔案室往往將其作為唯一的檔案利用登記手段使用。近年來，為了減少檔案室工作人員的勞動量，簡化利用程序，有將利用登記和利用效果登記合并在一起的趨勢，即在檔案利用登記簿上增加一欄“利用效果”就達(dá)到了一舉兩得的目的。具體登記項目有日期、利用者姓名、工作單位、職務(wù)、利用目的、利用方式、檔號、數(shù)量（卷）、利用者簽名、歸還日期、經(jīng)手人等。

（七）利用者登記卡

這是檔案館對利用者進(jìn)行記錄、掌握利用情況的一種登記形式。具體登記項目有利用者姓名、性別、年齡、閱覽證號、工作單位、職務(wù)、印鑒或簽字、填卡日期等。

（八）檔案借出登記薄

用于對檔案被借出檔案館、檔案室之外的情況進(jìn)行登記的一種登記形式。具體登記項目有借出日期、借閱單位、利用目的、數(shù)量、全宗號、目錄號、案卷號、借閱期限、借出人簽字、歸還日期、簽字、備注等。

（九）檔案復(fù)制、摘抄登記

用于對檔案在利用中被復(fù)制、摘抄情況進(jìn)行登記的一種登記形式。同時具有提出復(fù)制、摘抄申請、履行批準(zhǔn)手續(xù)和確認(rèn)復(fù)制、摘抄事實(shí)的憑據(jù)性質(zhì)。具體登記項目有利用者姓名、單位、職務(wù)、擬復(fù)制摘抄文件標(biāo)題、核號、份數(shù)、用途、審批意見、審批人、日期、復(fù)制摘抄人簽名等。

參考文獻(xiàn)：

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