彭美麗+姚敏+張夏

[摘 要]現(xiàn)階段我國農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔、利用工作未得到檔案界的足夠重視，本文通過對長豐縣檔案館及其草莓種植基地的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者的實(shí)際調(diào)研，并以此為例，了解我國病蟲害等農(nóng)業(yè)科技檔案的管理、利用的現(xiàn)狀，分析其存在管理體制落后、歸檔利用意識不高、信息化程度低等問題，并針對上訴問題提出進(jìn)行科學(xué)、合理的農(nóng)業(yè)科技檔案管理的有效途徑。

[關(guān)鍵詞]病蟲害；農(nóng)業(yè)科技檔案；歸檔利用

一、農(nóng)業(yè)科技檔案的含義及其特點(diǎn)

（一）農(nóng)業(yè)科技檔案的含義

農(nóng)業(yè)科技檔案是指在農(nóng)、林、牧、漁各業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)活動中形成的檔案[1]。是涉農(nóng)的組織和個(gè)人在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和農(nóng)業(yè)科研活動中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖片、聲像、圖表、電子等文件材料，它既是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動的歷史記錄和憑據(jù)，也是農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)儲備的一種重要的形式，更是一種珍貴的檔案信息資源，記錄農(nóng)作物病蟲害研究過程及防治情況的病蟲害檔案屬于農(nóng)業(yè)科技檔案的一種。

（二）農(nóng)業(yè)科技檔案的特點(diǎn)

農(nóng)業(yè)科技檔案不同于一般的文書檔案、電子檔案及有會計(jì)檔案、人事檔案、訴訟檔案及病歷檔案等構(gòu)成的專門檔案，它是人類面對自然進(jìn)行的科學(xué)研究、進(jìn)行農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動的記錄，農(nóng)業(yè)科技檔案作為科技檔案大家族中的重要門類之一，也有其明顯特點(diǎn)。

1.使用的現(xiàn)實(shí)性：因?yàn)檗r(nóng)業(yè)科研、生產(chǎn)活動具有極強(qiáng)的繼承性、連續(xù)性，所以據(jù)此產(chǎn)生的農(nóng)業(yè)科技檔案不同于一般檔案，它不僅具備用于歷史查考的功能還具備現(xiàn)實(shí)使用性[2]。進(jìn)入檔案部門的農(nóng)業(yè)科技檔案會對現(xiàn)實(shí)的農(nóng)業(yè)科技研究和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動有很大的參考作用，例如：2008年長豐縣草莓炭疽病的發(fā)生給農(nóng)戶及當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)帶來影響，但其炭疽病的發(fā)病癥狀、特點(diǎn)及防治對策對當(dāng)時(shí)及接下來這幾年長豐縣草莓種植有很大借鑒意義。

2.成套性：關(guān)于一個(gè)農(nóng)業(yè)科技課題或農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動的所有的歸檔，要?dú)v經(jīng)較長的時(shí)間，有時(shí)需要跨越不同的區(qū)域、專業(yè)，構(gòu)成一個(gè)反映農(nóng)業(yè)科技研究及生產(chǎn)活動的整體，病蟲害檔案的不僅僅是病蟲害發(fā)生、防治過程中的信息記錄，還包括關(guān)于農(nóng)作物引進(jìn)、土壤分析、母苗選用、田間防治情況等等和其相關(guān)的文字材料，這就是農(nóng)業(yè)科技檔案的成套性。

3.專業(yè)性：農(nóng)業(yè)科技檔案最突出的特點(diǎn)之一是其專業(yè)性，不僅農(nóng)業(yè)科技檔案區(qū)別于其他科技檔案，而且不同農(nóng)業(yè)研究課題和多種農(nóng)作物生產(chǎn)活動形成的檔案之間有所區(qū)別，具有不同內(nèi)容及特點(diǎn)。例如：在調(diào)研中我們可以發(fā)現(xiàn)，廣德縣的板栗及東至縣的蔬菜種植的方法及病蟲害防治存在很大的差別，其形成的檔案也必然不同，具有一定的專業(yè)性。

二、長豐縣農(nóng)業(yè)科技檔案管理、利用現(xiàn)狀及問題

現(xiàn)階段檔案界的專家學(xué)者對于病蟲害等農(nóng)業(yè)科技檔案的關(guān)注不多，著作較少，研究也不深入。我們的調(diào)研團(tuán)隊(duì)為明確現(xiàn)階段我國病蟲害等農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔管理機(jī)具體利用情況，以長豐縣的草莓種植農(nóng)戶及檔案工作人員為調(diào)研對象，采用訪談和問卷調(diào)查的方式進(jìn)行了農(nóng)業(yè)科技檔案相關(guān)問題的調(diào)查。發(fā)放40份問卷，最終收回有效問卷30份，問卷回收率為75%，了解到的有關(guān)情況如下：

（一）長豐縣農(nóng)業(yè)科技檔案管理利用的現(xiàn)狀

1.檔案館、室方面

長豐縣檔案館在2012年12月晉升為國家二級檔案館，其館藏檔案盒檔案工作較為出色。但其檔案歸檔目錄中和其他檔案館一樣，以文書檔案為主，并包括為數(shù)不多的基建檔案、照片檔案、實(shí)物檔案，沒有設(shè)立專門的農(nóng)業(yè)科技檔案。有涉及到病蟲害等農(nóng)業(yè)科技的文件資料，大都作為林業(yè)局、科技局、農(nóng)業(yè)局全宗的一部分歸檔管理，沒有農(nóng)業(yè)科技檔案系統(tǒng)、科學(xué)的管理。在農(nóng)業(yè)科技檔案的利用上，很少有人到縣檔案館查詢農(nóng)業(yè)科技檔案，而檔案館本身也幾乎沒有開展農(nóng)業(yè)科技檔案的編研和提供咨詢服務(wù)工作，也沒有和其他?。ㄊ校┑臋n案館了解學(xué)習(xí)農(nóng)業(yè)科技檔案管理歸檔情況。在社會主義新農(nóng)村建設(shè)的新形勢下，長豐縣的少量社區(qū)、鄉(xiāng)村檔案室建立起來，例如其雙合社區(qū)積極加強(qiáng)和完善檔案建設(shè)工作，檔案的分類、記載和保存管理等情況較好，其中就有關(guān)于少量的病蟲害記錄的資料。

2.農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者方面

在以長豐縣的草莓種植戶為對象的調(diào)查中我們了解到，幾乎沒有農(nóng)戶了解檔案及農(nóng)業(yè)科技檔案的概念。很多人只是單純的認(rèn)為檔案就是他們現(xiàn)實(shí)生活中接觸道德婚姻登記檔案、移民建房檔案、土地劃分檔案等，甚至有人把檔案理解為：“國家領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)的文件或聲明才是檔案。”而檔案利用意識就更低，在遇到病蟲害及其他農(nóng)業(yè)生產(chǎn)問題時(shí)，都是農(nóng)戶直接探討解決，或是詢問有一定種植技術(shù)的人員。除非出現(xiàn)大的病蟲災(zāi)害，很少會去村委會檔案室查找資料，解決問題。村委會的病蟲害資料以紙質(zhì)形式為主，文件目錄未錄入電子管理系統(tǒng)，沒有和縣檔案館及其他省、市檔案館建立數(shù)字換、網(wǎng)絡(luò)化的查詢系統(tǒng)。而在縣下面的許多村檔案室，沒有看見專門的檔案人員，大多是由村民主任、文書等兼職管理。

（二）長豐縣農(nóng)業(yè)科技檔案管理、利用的問題

1.歸檔管理體制落后

我國的農(nóng)業(yè)科技檔案管理體制不規(guī)范，各地區(qū)、各行業(yè)之間沒有統(tǒng)一、規(guī)范的管理模式，甚至以縣市或省為范圍，都沒有建立健全的農(nóng)業(yè)科技檔案管理規(guī)章制度。有些地方檔案室沒有依據(jù)農(nóng)業(yè)科技檔案工作管理規(guī)范的具體要求，把農(nóng)業(yè)科技檔案的管理納入檔案管理工作的環(huán)節(jié)，造成農(nóng)業(yè)科技檔案管理和農(nóng)業(yè)科技的具體實(shí)踐利用工作的嚴(yán)重脫節(jié)。農(nóng)業(yè)科技人員、檔案工作者及農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者對建立農(nóng)業(yè)科技檔案的重要性認(rèn)識不足，對農(nóng)業(yè)科技活動中形成的文件資料的搜集、積累、整理、歸檔意識淡薄，把關(guān)不嚴(yán)和歸檔不完整[3]。

2.歸檔、利用意識不高

農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者及檔案管理者對農(nóng)業(yè)科技文件的積累和歸檔保存不夠重視，使得許多農(nóng)業(yè)科技檔案不完整。農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者在具體的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動中遇到問題，也很少會到檔案室或檔案館查詢檔案，了解以前類似情形及采取的應(yīng)對措施，對現(xiàn)在的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動有所參考，從中吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

3.信息化、網(wǎng)絡(luò)化程度低

許多鄉(xiāng)村檔案室僅為一間閑置的房屋，存在失火、潮濕、蟲蛀的安全隱患，也缺乏必要的空調(diào)、除濕、現(xiàn)代信息管理等設(shè)備，縣、市檔案館也很少對農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行專門的整理歸檔，也沒有很其他綜合性檔案館或?qū)ｉT檔案館建立檔案信息查詢的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。檔案信息化是檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必由之路。而不少農(nóng)業(yè)科技科研單位、鄉(xiāng)村檔案室及縣綜合性檔案館很少使用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理農(nóng)業(yè)科技檔案，沒有建立電子檔的檔案查詢目錄，檔案管理的水平僅停留在紙質(zhì)版檔案的立卷、保存，這必然會增加農(nóng)業(yè)科技檔案檢索、查閱資料的難度，降低農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用的能力。

4.缺少專門的檔案管理人員

調(diào)查中我們可以發(fā)現(xiàn)許多檔案館保管部門特別是鄉(xiāng)村檔案室的大多數(shù)人員是兼職，有時(shí)還被削減，頻繁更換，缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)，有的檔案管理人員不熟悉農(nóng)業(yè)科技檔案的收集、鑒定、分類、編目、歸檔等工作。農(nóng)業(yè)檔案工作人員往往不注重科技檔案前身的科技文件長期積累，忽略了研究過程的價(jià)值，使檔案管理流于形式，而真正用于從事專業(yè)化農(nóng)業(yè)科技檔案工作的時(shí)間便被最大化的壓縮了[4]。農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員開發(fā)檔案的也意識不強(qiáng)，很少進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案的編研和提供信息利用的工作。

三、加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理、利用的對策

（一）健全科技檔案規(guī)章制度

現(xiàn)在在我國還沒建立專門的農(nóng)業(yè)科技檔案館（室），農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔管理還是綜合性檔案館的工作范疇。農(nóng)業(yè)科技研究單位和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者要根據(jù)本單位的具體、實(shí)際情況，建立可操作性強(qiáng)的檔案歸檔規(guī)章制度，做好立卷歸檔工作，宣傳農(nóng)業(yè)科技檔案的重要性，增強(qiáng)科研人員、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者和檔案工作者的檔案意識，重視農(nóng)業(yè)科技檔案的收集、歸檔、管理等工作，以便農(nóng)業(yè)科技檔案的安全、完整和提供利用。檔案收集和利用等方面有規(guī)范的規(guī)章制度，才能保證檔案管理工作有序、有效地進(jìn)行。

（二）強(qiáng)化檔案服務(wù)，提高農(nóng)業(yè)科技檔案利用率

農(nóng)業(yè)科技檔案管理的宗旨是為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動服務(wù)，使農(nóng)業(yè)科技檔案由存而不用的現(xiàn)狀轉(zhuǎn)為歸檔與利用相結(jié)合的狀態(tài)，發(fā)揮其技術(shù)效益和社會經(jīng)濟(jì)效益，充分體現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案的使用價(jià)值。因此，檔案工作人員要樹立檔案服務(wù)意識，了解過去農(nóng)業(yè)科技檔案利用情況，總結(jié)出農(nóng)業(yè)科技檔案利用的規(guī)律，為進(jìn)一步開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源提供依據(jù)，進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案的編研、研究，多到農(nóng)業(yè)生產(chǎn)或種植基地進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案的宣傳，采取電話咨詢、網(wǎng)上查詢、檔案復(fù)印等方式為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者提供檔案信息資源。

（三）提高農(nóng)業(yè)科技檔案工作人員的綜合素質(zhì)

現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)科技檔案大都是由非檔案工作人員兼職完成，這必然影響農(nóng)業(yè)科技檔案的科學(xué)、合理的歸檔保存和提供利用。新農(nóng)村建設(shè)的背景下，農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作需要檔案管理人員具有認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，也要求他們熟悉檔案業(yè)務(wù)，具有現(xiàn)代化檔案管理技能這是現(xiàn)代檔案管理所必需的。有必要建立檔案工作人員的培訓(xùn)機(jī)制，既要學(xué)習(xí)檔案知識、計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識與技能、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識以及黨和國家在科技方面制定的各項(xiàng)方針政策，更好地適應(yīng)農(nóng)業(yè)發(fā)展形勢的需求。

四、結(jié)束語

農(nóng)業(yè)科技檔案管理是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步的重要保障，是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研成果轉(zhuǎn)化和推廣的重要紐帶，農(nóng)業(yè)科技檔案的合理保存和有效開發(fā)利用有利于保護(hù)農(nóng)業(yè)知識產(chǎn)權(quán)，促進(jìn)我國農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展。但目前我國農(nóng)業(yè)科技檔案的保存的管理效果欠佳，檔案界關(guān)于農(nóng)業(yè)科技檔案研究的也很少。要完善農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔、管理工作，科學(xué)的開發(fā)科技檔案信息資源為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐服務(wù)，國家檔案局、檔案管理者、鄉(xiāng)村檔案室、農(nóng)業(yè)科研工作者及農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者都要做好各自工作，不斷努力。

參考文獻(xiàn)：

[1]農(nóng)業(yè)科技檔案，百度百科，http：//baike.so.com/doc/709662.html.

[2]鄭莉.農(nóng)業(yè)科技檔案與管理[J].畜牧與飼料科學(xué)，2009（3）：143.

[3]韓千紅.農(nóng)業(yè)科研檔案規(guī)范化管理初探[J].安徽農(nóng)業(yè)科學(xué)2003：1020.

[4]張青.農(nóng)業(yè)科技檔案管理存在的問題與對策[J].湖北檔案，2010（7）：25.

作者簡介：彭美麗（1991-），女，安徽大學(xué)管理學(xué)院安徽合肥230601檔案學(xué)專業(yè)本科生）

基金項(xiàng)目：本文是安徽大學(xué)國家級大學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目課題“建立病蟲害檔案對合肥市長豐縣草莓生產(chǎn)的作用”（項(xiàng)目編號：201310357096）的研究成果