[摘 要]檔案管理工作在事業(yè)單位中普遍存在，一般而言檔案管理工作主要是對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部人員的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的收集與整合，以方便事業(yè)單位對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員的控制與管理。事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)首先要完善管理制度，然后要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和執(zhí)行意識(shí)，才能不斷提高規(guī)范化水平。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

檔案管理是事業(yè)單位管理工作中的組成部分，就目前我國事業(yè)單位檔案管理的情況來看其在規(guī)范化方面存在一定的不足，因此如何有效的促進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)一直是有關(guān)事業(yè)單位需要不斷努力攻克的問題。在對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)的過程中，事業(yè)單位應(yīng)積極的從多個(gè)方面入手，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行合理的規(guī)劃。這對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化，提高事業(yè)單位內(nèi)部管理質(zhì)量都有著重要的意義。

一、完善管理制度，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

檔案管理工作在事業(yè)單位中普遍存在，一般而言檔案管理工作主要是對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部人員的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的收集與整合，以方便事業(yè)單位對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員的控制與管理。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的過程中建立起有效的管理制度是關(guān)鍵，具體而言包括以下幾個(gè)方面：（1）完善管理制度。檔案管理工作在事業(yè)單位中一般缺乏有效的發(fā)展空間，很少有事業(yè)單位會(huì)關(guān)注單位內(nèi)部檔案管理制度的創(chuàng)新與完善，因此大部分事業(yè)單位的檔案管理工作在制度上都存在缺失。鑒于此，有關(guān)工作人員應(yīng)積極的對(duì)事業(yè)單位檔案管理制度進(jìn)行一定的完善，使得有關(guān)工作人員可以在制度的規(guī)范下進(jìn)行具體的工作。這是事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)。（2）建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也融入到了社會(huì)生活的方方面面。因此在進(jìn)行檔案管理的過程中，有關(guān)人員也應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用其中建立起有效的網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系，將檔案管理部門與單位其他管理部分有機(jī)的聯(lián)系到一起，提高事業(yè)單位檔案管理與應(yīng)用的效率。

二、搞好管理分類，做好檔案歸檔

檔案在進(jìn)行管理的過程中要進(jìn)行一系列的工作，而檔案分類是其中最主要的工作之一。在實(shí)際的工作過程中有關(guān)工作人員應(yīng)搞好檔案的分類管理，做好檔案的歸檔工作。檔案的分類管理一般要按照檔案的內(nèi)容，檔案的先后順序，檔案的實(shí)際情況等進(jìn)行分類，這些分類有利于檔案的查詢，對(duì)于檔案的提取與應(yīng)用有著一定的幫助作用。因此在進(jìn)行檔案分類的過程中，有關(guān)人員應(yīng)對(duì)檔案的分類進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，并采取科學(xué)的分類方法確定具體的檔案類型。除了檔案的分類外，檔案的歸檔也是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。因此為了保障檔案歸檔的質(zhì)量，防止檔案在借閱的過程中丟失，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)檔案的歸檔建立起有效的規(guī)章制度，以明確檔案調(diào)取與歸檔的程序，減少檔案歸檔過程中問題的出現(xiàn)。

三、嚴(yán)格檔案整理，堅(jiān)持科學(xué)管理

檔案在進(jìn)行存放的過程中，要進(jìn)行一定的整理針對(duì)不同的需要對(duì)檔案的存放地點(diǎn)，存放方式等進(jìn)行更改，同時(shí)還要對(duì)一些受損檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)一些過期檔案進(jìn)行集中處理。因此為了有效的搞好檔案的整理工作，有關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格檔案整理工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，針對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效的修正，采用更加科學(xué)的方式進(jìn)行檔案的管理。并針對(duì)檔案的重要程度以及檔案的時(shí)間順序等進(jìn)行合理的整理。

四、加強(qiáng)法律宣傳，搞好保密工作

檔案中涉及到了事業(yè)單位工作人員的各項(xiàng)隱私信息，因此事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)對(duì)檔案的管理工作給予足夠的重視，避免因檔案管理不善而造成事業(yè)單位員工隱私信息外泄的情況。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)法律的宣傳，使得檔案管理人員可以對(duì)檔案管理的重要性產(chǎn)生認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的規(guī)范程度。其次，檔案管理人員應(yīng)在檔案保密工作上下工夫，制定出有效的檔案保密條款，對(duì)于檔案的取閱，檔案信息的公布等進(jìn)行嚴(yán)格的控制，以此減少檔案信息外泄的情況。最后，有關(guān)檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行銷毀的過程中，應(yīng)保障銷毀的徹底性，要在多人監(jiān)督的情況下進(jìn)行粉碎銷毀或者燃燒銷毀，杜絕一切可能造成檔案信息外流的機(jī)會(huì)。

五、完善檔案室建設(shè)，注重服務(wù)質(zhì)量

紙質(zhì)檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時(shí)由于紙質(zhì)檔案容易受到外界因素影響，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生發(fā)霉，受潮的現(xiàn)象。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案的存放地點(diǎn)進(jìn)行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設(shè)，避免檔案因存放不當(dāng)造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質(zhì)量有著密切的關(guān)系，因此有關(guān)檔案管理人員應(yīng)積極的學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，吸取周圍工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)，注重提高服務(wù)的質(zhì)量，使得事業(yè)單位檔案管理工作可以取得長(zhǎng)足的進(jìn)步。

六、建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息管理

紙質(zhì)的檔案在存放以及查閱等方面都存在著一定的局限性，因此隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，建立電子檔案成為了事業(yè)單位檔案管理的主要工作。在進(jìn)行工在的過程中，有關(guān)管理人員通過信息錄入的方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存放在計(jì)算機(jī)中，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與各部分進(jìn)行連通，方便各部分的查閱，有效的提高了檔案管理工作的速度，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的進(jìn)程。

七、總結(jié)

綜上所述，事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)應(yīng)從事業(yè)單位工作實(shí)際出發(fā)，結(jié)合現(xiàn)代思想理念，將檔案管理向著科學(xué)化，合理化的方向推進(jìn)，通過加強(qiáng)檔案管理，完善保密制度，建立電子檔案等方式，使事業(yè)單位檔案管理工作可以更加的高效，便捷，符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的提高。

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作者簡(jiǎn)介：李潔華（1963-），女，漢，廣西容縣人，館員，主要從事檔案管理工作